Sådan præsenteres Forretningsprocesmodeller for interessenter

har et publikum nogensinde afbrudt midt i en præsentation om procesanalyse for at spørge, “Kan du vise os procesmodellerne i et simpelt lysbillede?”- eller, “jeg vil ikke se på de grønne og lilla kasser, bare vis mig strømmen!”

måske følte du så, at du havde spildt nogle af dine bestræbelser på at modellere processen med for mange detaljer eller på den forkerte måde. Flov og demoraliseret, du må have spekuleret på, hvordan ellers kunne disse modeller præsenteres. Nå, du er ikke alene!

dette er et almindeligt dilemma, når der er behov for at præsentere procesmodeller for en række målgrupper. Der er både kunst og videnskab i at præsentere det rigtige niveau af procesdetaljer for den rigtige gruppe af interessenter, især hvis de ikke er fortrolige med procesmodelleringssproget.

effektiv præsentation er endnu mere kritisk i større og komplekse end-to-end procesforbedringsarbejde og i nye automatiserede forretningsmodelimplementeringer. Du skal muligvis bruge flere modeltyper til at beskrive de samme forretningsprocesser for forskellige målgrupper.

derfor er det meget vigtigt at forstå, hvem interessenterne er, og hvad de gerne vil se før dit publikum med dem.

denne artikel foreslår en tilgang til effektiv præsentation af forretningsprocesmodeller baseret på tre nøgleelementer: forstå, organisere og kommunikere.

forstå

forstår du interessenternes behov?

opfylder detaljerne i procesmodeller deres forventninger?

for effektiv kommunikation er det vigtigt at forstå, hvem interessenterne er, og hvorfor de er interesserede. Forskellige niveauer og vigtige interessenter kan være som følger:

1. virksomheds – / ledelsesniveau (seniorledere, programledelse)

2. proces / projektniveau (proces ejere, operationelle ledere, risiko / kvalitet ledere, proces analytikere, emne eksperter, teammedlemmer)

3. proces / projekt implementeringsniveau (HR-ledere, forandringsagenter, programmører, udviklere, procesbrugere).

det krævede niveau af modeldetaljer afhænger af Interessenten.

den øverste ledelse foretrækker Grove detaljerede procesbeskrivelser, der letter hurtige og korrekte forretningsbeslutninger. Proces brugere sætter pris på fine detaljer specifikation af arbejdsprocedurer.

derfor er det almindeligt, at organisationer opretholder flere modeller til en forretningsproces.

Organiser

Hvordan styrer du store mængder procesmodelleringsinformation og sikrer, at dit publikum kan læse og forstå det?

der er to ting, der kan gøre dette lettere: start med en procesarkitektur, og inkluder en forklaring på hvert procesdiagram.

organisering af forretningsprocesmodeller ved hjælp af hierarkisk procesarkitektur muliggør problemfri navigation mellem detaljeringsniveauer under præsentationen.

i eksemplet ovenfor giver niveau 1-5 et strategisk, taktisk og operationelt perspektiv af procesdetaljerne. “Hvad” (niveau 1-3) giver et groft overblik over organisationens forretningslandskab, mens “hvordan” (niveau 4 og 5) giver de fine beskrivelser af procestrinnene.

vil dit publikum kunne forstå, hvad der er i modellen?

vil de forstå det, når du ikke er der?

det er altid nyttigt at bruge en diagramlegende, der forklarer modelleringssymbolerne og konventionerne. Dette er især vigtigt for dem, der ikke er bekendt med procesmodellering.

Kommuniker

hvilket format er bedst at bruge til en procesmodelpræsentation?

der er tre ting at overveje: præsentationsmediet, sprog og grafisk præsentation.

1. Vælg det præsentationsmedium, der bedst viser det krævede detaljeringsniveau. Et procesmodelleringsværktøj kan tillade flere niveauer af præsentation. Lysbilleder kan være passende til grove procesoplysninger og projektstyringsoplysninger. For fine procesdetaljer kan det være relevant at udskrive modeller på papir i stort format.

2. brug simpelt sprog. Medmindre publikum er bekendt med terminologien, skal du undgå teknisk jargon. Husk, at hvad der er simpelt sprog for en person med betydelig modelleringserfaring, kan være uforståelig jargon for en anden med lidt eksponering for procesmodellering.

3. Vælg grafikken, der passer til lejligheden. De fleste modelleringsværktøjer producerer rimelig grafik, men uundgåeligt ser de ud som procesmodeller. For nogle målgrupper kan det være at foretrække at have en Storyboard stil grafik, som vist nedenfor. Dette diagram blev brugt med succes til at præsentere og diskutere den foreslåede proceskontoåbning i en bank med den vigtigste procesforbedring fremhævet i bunden (jeg.e. organisation, system og medieafbrydelser).

konklusion

præsentation af procesmodeller er lige så kritisk som enhver anden projektpræsentation, især for interessenter, der aldrig har set modeller i et procesmodelleringsværktøj. For at nå målet med præsentationen af forretningsprocesmodellen skal der udvikles en omhyggelig tilgang for at forstå og imødekomme interessenternes forventninger.

organisering af forretningsprocesmodellerne i en procesarkitektur giver nem navigation mellem Grove og fine procesdetaljer og den samlede processtrøm.

en gratis modelleringslegende gør det lettere at læse og forstå procesdokumentationen.

kreativ brug af forskellige forretningsprocesmodeller præsentationsmedier forbedrer den visuelle kvalitet af modellen for interessenterne.

disse er de vigtigste design spørgsmål:

• hvilke procesmodeldetaljer (grove eller fine) vil du vise?

• Hvad er den bedste måde at vise disse detaljer bedst muligt for det bestemte publikum?