sådan verificeres en faktura? En trinvis Fakturakontrolproces for at godkende fakturaer

får angsten ved at betale en faktura forkert dig hver gang?

bare rolig! Du er ikke den eneste. Selv globale virksomheder går igennem det.

når alt kommer til alt, hvis der er noget værre end at glemme din solcreme på en stranddag, skal det være en faktura, der betales forkert.

for at sikre, at du aldrig behøver at studere lovene om fejlagtige betalinger, lad os forstå, hvordan du verificerer en faktura.

forståelse af Fakturaverifikationsproces

Fakturaverifikation sørger for, om sælgeren opkræver kunder for det, kunderne benyttede. Det gøres ved at krydstjekke de modtagne fakturaer mod indkøbsordren og leveringskvitteringen. En faktura betales kun, hvis fakturaoplysningerne stemmer overens med bilagene.

generelt har virksomheder dedikerede kreditorforvaltere, der har tilladelse til at verificere og godkende en fakturabetaling.

hovedårsagen til fakturaverifikation er at undgå svigagtige betalinger.

fakturagodkendelsesprocessen varierer fra virksomhed til virksomhed, afhængigt af virksomhedens størrelse, type og arbejdsproces.

så hvis du undrer dig over, hvilken type fakturaverifikation du skal øve, så lad os tale om alle de væsentlige typer fakturaverifikation.

forskellige typer Fakturaverifikation

fakturakontrolprocessen afhænger af handelens Art. De fleste virksomheder praktiserer imidlertid følgende tre almindelige fakturakontrolmetoder.

lad os se på de tre af dem.

• fakturaer baseret på indkøbsordrer: I den indkøbsordre (PO) – baserede fakturaverifikation matches fakturaen med den placerede PO. Det gøres generelt af den myndighed, der har afgivet ordren for at undgå kommunikationshuller. Denne metode tæller ikke antallet eller delleverancer. Det tæller kun den samlede mængde og fakturabeløbet.
• fakturaer baseret på varekvittering: Fakturaverifikation baseret på varekvittering betragtes som en passende mulighed, når varelevering sker i dele. Derfor faktureres individuelle varer separat.
• fakturaer uden Ordrehenvisning: Nogle gange, når PO ikke er tilgængelig at henvise til, verificerer virksomheder fakturaen direkte til den kreditoransvarlige, ægteskabskonsulent eller G/L-revisor.

nu hvor du kender fordelene ved fakturagodkendelse, skal du være ivrig efter at se processen. Er du ikke?

Okay så lad os hoppe lige ind.

Fakturaverifikationsprocessen

det første trin i fakturabehandling er at kontrollere fakturanummeret, så snart du modtager fakturaen. Fakturanummeret skal matches med PO-nummeret eller varekvitteringsnummeret.

nu hvor fakturanummeret er korrekt, lad os begynde fakturaverifikationsprocessen.

1. kontroller Fakturanøjagtighed

   kontrol af fakturanøjagtighed er det mest vigtige trin i fakturaverifikation. Nøjagtighedskontrol starter med at sikre, at fakturaen, der skal behandles, er beregnet til din virksomhed eller ej. Mange gange kan sælgeren sende klienter en faktura på den forkerte adresse.

   desuden inkluderer Dette kontrol af priserne på Tjenesterne eller produkterne i henhold til aftalen. Du bør også kontrollere, om beregningen af anvendt moms, rabatter og fakturabeløb er korrekt.

2. Bekræft fakturadatoen

   kontrol af fakturadatoer er, hvordan man kontrollerer, om en faktura er gyldig. Det har en massiv betydning i en faktura. Det kan få dig til at tabe eller vinde juridiske kampe om transaktionerne. Derfor bør du altid kontrollere datoen for fakturaen. Bortset fra det hjælper det dig med at undgå dobbeltbetalinger. Hvis datoen er forkert, ville det være meget sværere at finde fakturaen til revision af transaktionen i fremtiden.

   desuden kan du få en fejl under beregningen af skatten bare på grund af en forkert dateret faktura.

3. Bekræft Leveringen med projektlederen

   bekræftelse af leveringen med projektlederen holder dig væk fra svigagtige betalinger. At sikre, at du har modtaget de tjenester/produkter, du betaler for, er en af de bedste fremgangsmåder.

   før greenlighting leveringen skal lederen kontrollere den beskrevne mængde og kvalitet af linjeposterne i fakturaen med dem for den faktiske levering.

   nogle gange, hvis leveringen ikke foretages til tiden, kan kunden betale mindre til sælgeren og spare virksomhedens penge. Og dette kunne kun være muligt ved at bekræfte Leveringen med myndighed.

4. kontroller Leverandøroplysningerne

   kontrol af leverandøroplysninger er en anden nemmeste metode til at undgå svigagtige betalinger. Du bør krydstjekke kreditoroplysningerne på fakturaen med de tidligere fakturaer i din kreditorproces.

   kontroller firmanavn, logo, kontaktnummer, postadresse og e-mail-ID. Denne krydskontrol advarer dig ikke kun om svig, men hjælper dig også med at holde dine systemdata opdateret. Og hvis det er en ny leverandør, skal du kontrollere kontaktoplysningerne, før du fortsætter.

   hvis du desuden vil spare tid og undgå betalingsfejl, skal du også kontrollere betalingsbetingelser som kontonummer, skatte-ID-nummer og den foretrukne betalingsmetode, der er nævnt på fakturaen.

5. Marker fakturaens forfaldsdato

   noter fakturaens forfaldsdato hjælper dig med at sortere fakturaens betalingsprioritet og forbedre pengestrømmen. Bortset fra det har det også økonomiske fordele for din organisation at bemærke betalingsfristen. Det sparer dig for at betale gebyrer for forsinket betaling og hjælper dig med at benytte dig af early bird-rabatterne som nævnt i betalingsbetingelserne.

6. Planlæg betalingen

   når alle ovenstående kontroller er udført, skal betalingen planlægges og godkendes af den kreditoransvarlige mindst et par dage før. Dette giver dig et vindue til at stoppe betalingen, hvis der er problemer med betalingen.

   som diskuteret er fakturaverifikation en afgørende proces, og det kræver al din opmærksomhed. Imidlertid har hvert trin i processen næsten nultolerancegrænser, da det kan forårsage finansielle regnskabskatastrofer.

således ville en klog ting være at køre de godkendte fakturaer gennem en endelig tjekliste, inden du indsender fakturaer for at foretage transaktionen.

så her er en hurtig, men vigtig fakturaverifikationstjekliste til fakturaafstemning.

checkliste for Fakturaverifikation

• sørg for, at fakturaen er ubetalt

  før du sender fakturaer, der foretager betalingen, skal du bekræfte, at fakturaen er ubetalt. Den mest nøjagtige måde at finde ud af er at køre en faktura nummer check i dine “betalte fakturaer” logfiler.

• Bekræft fakturaen med dokumentation

  når du ved, at fakturaen endnu ikke er betalt. Du skal krydskontrollere det med alle de tilgængelige bilag, der er relevante for købet. Det omfatter f.eks. kvitteringer for PO, tilbud og levering.

• afklare uoverensstemmelser

  faktureringsfejl er ikke et sjældent fænomen. Og antag, at du finder eventuelle uoverensstemmelser i fakturaen er verificeret. I så fald bør du aldrig forsømme det og afklare det med de betalte konti & debitor, projektleder eller den relevante myndighed. Stadig, hvis du står over for problemer, skal du kontakte sælgeren for at løse dem.

Voila!

du er færdig! Hvis du har fulgt ovenstående trin, har du bekræftet en faktura med succes.

nu,

hvor lang tid tog det?

tog det længere tid end du forestillede dig?

generelt er den tid, det tager at behandle en faktura for en lille virksomhed med begrænsede ressourcer, i gennemsnit ca.17 dage.

så hvis du ønsker at ramme top gear, hente Invoiceugle app nu!

Opret professionelle fakturaer Online nemt og holde styr på din økonomi

fakturering app, der hjælper små virksomheder, freelancere og entreprenører til at oprette fakturaer på farten og få betalt hurtigere!

kom i gang GRATIS

konklusion

okay!

var det ikke så simpelt?

i denne blog talte vi om de enkleste trin for at undgå fejl i fakturabetaling. Og fordelene ved fakturaverifikation skal have opfordret dig til at øve det allerede.

men hvis du vil undgå alle de manuelle faktureringsopgaver, skal du generere faktura nu og fjerne plads til menneskelige fejl fra hele faktureringsprocessen.

vi håber, at denne blog har ryddet næsten alle dine spørgsmål vedrørende fakturaverifikationsprocessen. For at få innovative ideer, trends og tips relateret til fakturering på et sted, tjek andre blogs af os.