Tekniske tip: oprettelse af en gruppekalender i Lotus Notes

en af de mere nyttige funktioner i Lotus Notes-klienten er gruppekalender og planlægning. En gruppekalender giver dig mulighed for at se, om personer i en gruppe er gratis på en bestemt dato og et bestemt tidspunkt. Du kan oprette dine egne grupper og senere redigere deres medlemskab.

for at oprette en gruppekalender skal du være i kalendervisningen. For at nå kalendervisningen skal du klikke på kalenderikonet på Lotus Notes velkomstside.

for at oprette en gruppekalender:

• vælg menuen Handlinger — værktøjer — Vis og opret Gruppekalendere….

• Klik på knappen Ny gruppekalender.

• Tildel din gruppekalender et navn ved at skrive det i det angivne tekstfelt.

• Tilføj medlemmer ved at søge i mappen: klik på pil ned nederst til højre i feltet Tilføj medlemmer.

• når du er færdig med at tilføje navne til din kalender, skal du klikke på knappen OK. Din nye gruppekalender skal åbnes og vise medlemsoplysninger.

dobbeltklik på personens navn for at få vist en persons kalender. Du kan også rulle til højre for at se fremtidige datoer. De hvide rum angiver ledig tid, hvor møder eller begivenheder kan planlægges. De to nuancer af mørkrosa indikerer allerede planlagt og utilgængelig tid.

for at se en eksisterende gruppekalender skal du klikke på Handlinger — værktøjer — Se og oprette Gruppekalendere… for at åbne kalenderen fra den viste liste skal du dobbeltklikke på den. Hvis du vil ændre kalenderen (tilføje og slette medlemmer eller ændre titlen), skal du klikke på knappen Rediger.

du kan også tilpasse farverne på dine kalenderbegivenheder. Du kan f.eks. indstille møder, der skal vises i blåt, og begivenheder i maroon.

• gå til kalendervisningen.

• Klik på rullemenuen Værktøjer, og vælg Indstillinger…

• vælg fanen Kalender & for at gøre, og vælg derefter fanen Farver.

• du kan nu tilpasse baggrunden og tekst farver af møder, aftaler, påmindelser, begivenheder, jubilæer og til at gøre elementer.

hvis du f.eks. vil ændre baggrundsfarven for alle dine begivenheder, skal du klikke på pil ned ved siden af det farvede felt. Farvepaletten vises. Du kan vælge farver fra en palet ved at klikke på fanen noter, eller du kan vælge en farve fra RGB-skalaen (rød, grøn, blå). Brug RGB-skyderne til at ændre farverne eller indtaste numeriske værdier i felterne R, G og B. Når du er tilfreds med farven, skal du klikke på farveboksen (til højre for RGB-skyderne) for at vælge den. Du kan også angive farvetone, mætning og lysstyrke (lysstyrke) ved at klikke på højre pil ud for RGB og vælge HSL-skydere.

når du er færdig med at vælge baggrunds-og tekstfarver til alle dine begivenheder, skal du klikke på knappen OK for at anvende dine ændringer. For at vende tilbage til de originale baggrundsfarver skal du klikke på Gendan standard Kalenderfarver knap.

For mere information om Lotus Notes kalender, se afsnittet E-mail på Fordham IT Online Help hjemmeside på: http://www.fordham.edu/it-documents

af Katherine Egan