Annahmen und Einschränkungen im Projektmanagement

Heute werden wir Projektannahmen und -einschränkungen anhand eines realen Beispiels diskutieren.

Stellen Sie sich vor, Sie möchten in einem Einkaufszentrum einkaufen gehen, das eine Stunde mit dem Auto entfernt ist.

Sie gingen davon aus, dass Sie Ihr Zuhause gegen 6:00 Uhr verlassen und das Einkaufszentrum um 7:00 Uhr erreichen würden.

Dies ist ein Beispiel für eine Annahme, von der Sie glauben, dass sie wahr ist.

Was ist mit Einschränkungen?

Im Einkaufsbeispiel können Sie sich zwei vorstellen. Die erste Einschränkung ist Geld. Wenn Sie 500 USD in der Hand haben, ist das alles, was Sie für diesen Einkaufstrip ausgeben können. Die zweite Einschränkung ist die Schließzeit des Einkaufszentrums; Nehmen wir an, es ist um 10:30 Uhr. Dies bedeutet, dass Sie Ihren Einkauf danach nicht mehr fortsetzen können.

In ähnlicher Weise haben Projekte auch Annahmen und Einschränkungen. Sie müssen diese Faktoren verstehen und verwalten, wenn Sie Ihr Projekt erfolgreich abschließen möchten.

Lass uns eintauchen.

Projektannahmen und Projekteinschränkungen

Projektannahmen und -einschränkungen werden zu Beginn des Projekts identifiziert. Während des gesamten Projektlebenszyklus werden sie verfeinert und erneut analysiert. Projektannahmen und -einschränkungen sind für viele Prozesse im PMBOK-Leitfaden von entscheidender Bedeutung.

Ein wesentlicher Aspekt Ihres Projekts, Annahmen und Einschränkungen werden nicht wie Anforderungen oder Risiken verwaltet. Die Dokumentation hilft Ihnen jedoch, Sie vor zukünftigen Verschlimmerungen zu schützen. Sie sollten die Annahmen und Einschränkungen Ihres Projekts in der Project Scope-Anweisung skizzieren.

Projektannahmen

Eine Annahme ist das, was Sie für wahr halten. Dies sind erwartete Ereignisse oder Umstände, die während des Lebenszyklus Ihres Projekts erwartet werden. Sie treffen Annahmen basierend auf Ihren Erfahrungen oder den verfügbaren Informationen.

Annahmen können nicht wahr sein. Tatsächlich können sie manchmal falsch sein und sich negativ auf Ihr Projekt auswirken, was das Projekt zusätzlich gefährdet.

Lassen Sie uns zum Beispiel das frühere Beispiel überdenken. Sie gingen davon aus, dass es eine Stunde dauern würde, bis Sie das Ziel erreichen. Was passiert, wenn Sie im Stau stehen und das Einkaufszentrum nicht rechtzeitig erreichen können?

Ihre Annahme erwies sich als falsch. Jetzt ist Ihr Einkauf gefährdet, weil Sie nicht so viel Zeit wie geplant haben.

Dies kann auch Ihrem Projekt passieren.

Zum Beispiel haben Sie angenommen, dass Sie die notwendige Ausrüstung bekommen könnten, wann immer Sie sie brauchten. Sie konnten es jedoch nicht bekommen, wenn die Zeit aufgrund von Engpässen oder Lieferkettenproblemen gekommen war.

Jetzt befinden Sie sich in einer schwierigen Situation.

Annahmen spielen eine wesentliche Rolle bei der Entwicklung eines Risikomanagementplans. Daher müssen Sie als Projektmanager jede Annahme analysieren und ihre Auswirkungen vorhersagen.

Beispiele für Projektannahmen

• Sie erhalten alle Ressourcen, die Sie benötigen.
• Während der Regenzeit werden billige Arbeitskräfte zur Verfügung stehen.
• Alle relevanten Stakeholder werden zur nächsten Sitzung kommen.
• Ihre Teammitglieder verfügen über alle erforderlichen Fähigkeiten.
• Alle Geräte sind in gutem Zustand.
• Der Lieferant wird Verbrauchsmaterialien rechtzeitig liefern.

Sie können sehen, wie Ihr Projekt radikal beeinflusst wird, wenn eine der oben genannten Annahmen anders ausfällt.

Projekteinschränkungen

Projekteinschränkungen sind Einschränkungen, die dem Projekt auferlegt werden, z. B. Budget, Zeitplan oder Ressourcen.

Der PMBOK-Leitfaden erkennt sechs Projekteinschränkungen an: Umfang, Qualität, Zeitplan, Budget, Ressourcen und Risiko. Von diesen sechs werden Umfang, Zeitplan und Budget als dreifache Einschränkungen bezeichnet.

Diese Einschränkungen werden zu Beginn Ihres Projekts definiert, und Sie müssen innerhalb ihrer Grenzen arbeiten.

Eine Einschränkung kann zwei Arten haben:

1. Geschäftseinschränkungen
2. Technische Einschränkungen

Geschäftseinschränkungen

Geschäftseinschränkungen hängen vom Status Ihrer Organisation ab. Sie sind Einschränkungen auf hoher Ebene und werden häufig zu Beginn des Projekts definiert, z. B. Zeit, Budget und Ressourcen.

Änderungen an diesen Einschränkungen sind selten, und das Projektmanagementteam muss innerhalb dieser Einschränkungen arbeiten.

Technische Einschränkungen

Technische Einschränkungen schränken Ihre Designauswahl ein. Sie sind festgelegt, und jede Änderung der technischen Spezifikationen kann Ihre Projektplanung beeinflussen.

Angenommen, Sie erstellen eine Pipeline. Entsprechend dem Entwurf sollte die Rohrleitung einem bestimmten Druck standhalten; Dies ist Ihre technische Einschränkung, eine feste Realität.

Jedes Projekt hat Einschränkungen. Daher müssen Sie alle identifizieren und Ihren Plan entsprechend entwickeln. Einschränkungen liegen außerhalb Ihrer Kontrolle und werden von Kunden, Organisationen oder staatlichen Vorschriften auferlegt.

Beispiel für Projektbeschränkungen

Einige Beispiele für Einschränkungen sind:

• Sie müssen den ersten Meilenstein innerhalb eines Monats erreichen.
• Sie müssen mit den verfügbaren Ressourcen arbeiten.
• Sie haben nur zwei Site Engineers.

Annahmen vs. Einschränkungen

Im Folgenden sind einige Unterschiede zwischen Annahmen und Einschränkungen aufgeführt:

• Es wird angenommen, dass Annahmen wahr sind, während Einschränkungen in der Natur wahr sind.
• Annahmen sind gut für das Projekt, während Einschränkungen für das Projektziel meistens nicht günstig sind.
• Wenn Annahmen falsch werden, ist dies eine schlechte Nachricht für das Projekt. Wenn Einschränkungen jedoch falsch sind, ist dies positiv.

Annahmen und Einschränkungen spielen eine wichtige Rolle im Planungsprozess als Grundlage Ihres Projektmanagementplans.

Jede Annahme ist ein potenzielles Risiko für Ihr Projekt, denn wenn eine Annahme falsch ist, sind Sie in Schwierigkeiten. Ihr Risikomanagementplan hängt stark von Annahmen und Einschränkungen ab. Wenn Sie keine davon identifizieren, kann dies Auswirkungen auf Ihr Projekt haben.

Zusammenfassung

Annahmen und Einschränkungen sind ein wichtiger Teil Ihres Projekts. Sie müssen kontinuierlich identifiziert, kontrolliert und überwacht werden.

Eine Annahme ist eine Bedingung, die Sie für wahr halten, und eine Einschränkung ist eine feste Einschränkung für Ihr Projekt. Annahmen müssen realistisch analysiert werden, während Einschränkungen während des gesamten Projektlebenszyklus klar identifiziert werden müssen. Das Verwalten von Annahmen und Einschränkungen ist erforderlich, um Ihr Projekt mit minimaler Behinderung abzuschließen.

Projektannahmen und Projektbeschränkungen sind aus Sicht einer PMP-Zertifizierungsprüfung wesentliche Themen. Sie können Fragen dazu sehen.