Technische Tipps: Erstellen eines Gruppenkalenders in Lotus Notes

Eine der nützlichsten Funktionen des Lotus Notes-Clients ist das Gruppenkalender- und -scheduling. Mit einem Gruppenkalender können Sie sehen, ob Personen in einer Gruppe zu einem bestimmten Datum und zu einer bestimmten Uhrzeit frei sind. Sie können Ihre eigenen Gruppen erstellen und später deren Mitgliedschaft bearbeiten.

Um einen Gruppenkalender zu erstellen, müssen Sie sich in der Kalenderansicht befinden. Um zur Kalenderansicht zu gelangen, klicken Sie auf das Kalendersymbol auf der Lotus Notes-Startseite.

So erstellen Sie einen Gruppenkalender:

* Wählen Sie das Menü Aktionen — Extras — Gruppenkalender anzeigen und erstellen….

* Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Gruppenkalender.

* Weisen Sie Ihrem Gruppenkalender einen Namen zu, indem Sie ihn in das angegebene Textfeld eingeben.

* Fügen Sie Mitglieder hinzu, indem Sie im Verzeichnis suchen: Klicken Sie unten rechts im Feld Mitglieder hinzufügen auf den Abwärtspfeil.

• Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Namen zu Ihrem Kalender fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Ihr neuer Gruppenkalender sollte geöffnet werden und die Mitgliederinformationen anzeigen.

Um den Kalender einer Person anzuzeigen, doppelklicken Sie auf den Namen dieser Person. Sie können auch nach rechts scrollen, um zukünftige Daten anzuzeigen. Die weißen Felder zeigen die verfügbare Zeit an, in der Besprechungen oder Veranstaltungen geplant werden können. Die beiden Schattierungen von Dunkelrosa zeigen bereits geplante und nicht verfügbare Zeit an.

Um einen vorhandenen Gruppenkalender anzuzeigen, klicken Sie auf Aktionen — Extras — Gruppenkalender anzeigen und erstellen… Um den Kalender aus der angezeigten Liste zu öffnen, doppelklicken Sie darauf. Um den Kalender zu ändern (Mitglieder hinzufügen und löschen oder den Titel ändern), klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.

Sie können auch die Farben Ihrer Kalenderereignisse anpassen. Sie können beispielsweise festlegen, dass Besprechungen in Blau und Ereignisse in Kastanienbraun angezeigt werden.

* Gehen Sie zur Kalenderansicht.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Extras und wählen Sie Einstellungen…

* Wählen Sie die Registerkarte Kalender & Zu erledigen und dann die Registerkarte Farben.

• Sie können jetzt die Hintergrund- und Textfarben von Besprechungen, Terminen, Erinnerungen, Ereignissen, Jubiläen und Aufgabenelementen anpassen.

Um beispielsweise die Hintergrundfarbe für alle Ihre Ereignisse zu ändern, klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem farbigen Feld. Die Farbpalette wird angezeigt. Sie können Farben aus einer Palette auswählen, indem Sie auf die Registerkarte Notizen klicken, oder Sie können eine Farbe aus der RGB-Skala auswählen (rot, Grün, blau). Verwenden Sie die RGB-Schieberegler, um die Farben zu ändern, oder geben Sie numerische Werte in die Felder R, G und B ein. Wenn Sie mit der Farbe zufrieden sind, klicken Sie auf das Farbfeld (rechts neben den RGB-Schiebereglern), um es auszuwählen. Sie können auch Farbton, Sättigung und Helligkeitsintensität (Leuchtkraft) angeben, indem Sie auf den Rechtspfeil neben RGB klicken und HSL-Schieberegler auswählen.

Wenn Sie die Hintergrund- und Textfarben für alle Ihre Ereignisse ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Änderungen zu übernehmen. Um zu den ursprünglichen Hintergrundfarben zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche Standardkalenderfarben wiederherstellen.

Weitere Informationen zum Lotus Notes-Kalender finden Sie im E-Mail-Bereich der Fordham IT Online-Hilfe-Webseite unter: http://www.fordham.edu/it-documents

Von Katherine Egan