Wie kann ich eine Rechnung überprüfen? Ein schrittweiser Rechnungsprüfungsprozess zum Genehmigen von Rechnungen

Bekommt man jedes Mal die Angst, eine Rechnung falsch zu bezahlen?

Keine Sorge! Du bist nicht der einzige. Sogar globale Unternehmen gehen durch.

Denn wenn es etwas Schlimmeres gibt, als an einem Strandtag die Sonnencreme zu vergessen, dann muss es eine falsch bezahlte Rechnung sein.

Um sicherzustellen, dass Sie niemals die Gesetze falscher Zahlungen studieren müssen, sollten Sie verstehen, wie Sie eine Rechnung überprüfen.

Rechnungsüberprüfungsprozess verstehen

Bei der Rechnungsprüfung wird sichergestellt, ob der Anbieter den Kunden das in Rechnung stellt, was die Kunden in Anspruch genommen haben. Dies erfolgt durch Abgleich der eingegangenen Rechnungen mit der Bestellung und dem Lieferschein. Eine Rechnung wird nur bezahlt, wenn die Rechnungsdetails mit den Belegen übereinstimmen.

Im Allgemeinen verfügen Unternehmen über dedizierte Kreditorenbuchhalter, die befugt sind, eine Rechnungszahlung zu überprüfen und zu genehmigen.

Der Hauptgrund für die Rechnungsprüfung besteht darin, betrügerische Zahlungen zu vermeiden.

Der Rechnungsfreigabeprozess variiert von Unternehmen zu Unternehmen, abhängig von Unternehmensgröße, -typ und -workflow.

Wenn Sie sich also fragen, welche Art der Rechnungsüberprüfung Sie üben sollten, lassen Sie uns über alle wichtigen Arten der Rechnungsüberprüfung sprechen.

Verschiedene Arten der Rechnungsprüfung

Der Rechnungsprüfungsprozess hängt von der Art des Handels ab. Die meisten Unternehmen praktizieren jedoch die folgenden drei gängigen Rechnungsprüfungsmethoden.

Schauen wir uns die drei an.

• Rechnungen basierend auf Bestellungen: Bei der bestellbasierten Rechnungsprüfung (PO) wird die Rechnung mit der platzierten PO abgeglichen. Dies wird in der Regel von der Behörde durchgeführt, die den Auftrag erteilt hat, um Kommunikationslücken zu vermeiden. Diese Methode zählt nicht die Anzahl oder Teillieferungen. Es zählt nur die Gesamtmenge und der Rechnungsbetrag.
• Rechnungen nach Wareneingang: Die Rechnungsprüfung nach Wareneingang wird als geeignete Option angesehen, wenn die Warenlieferung in Teilen erfolgt. Daher werden einzelne Waren gesondert in Rechnung gestellt.
• Rechnungen ohne Bestellnummer: Manchmal, wenn PO nicht zur Verfügung steht, überprüfen Unternehmen die Rechnung direkt an den Kreditorenbuchhalter, den Steuerberater oder den Sachbuchhalter.

Nun, da Sie die Vorteile der Rechnungsgenehmigung kennen, müssen Sie gespannt auf den Prozess sein. Bist du es nicht?

Okay, dann lass uns gleich reinspringen.

Der Rechnungsprüfungsprozess

Der erste Schritt in der Rechnungsverarbeitung besteht darin, die Rechnungsnummer zu überprüfen, sobald Sie die Rechnung erhalten. Die Rechnungsnummer muss mit der Bestellnummer oder der Wareneingangsnummer abgeglichen werden.

Nachdem die Rechnungsnummer korrekt ist, beginnen wir mit der Rechnungsüberprüfung.

1. Rechnungsgenauigkeit prüfen

   Die Überprüfung der Rechnungsgenauigkeit ist der wichtigste Schritt der Rechnungsüberprüfung. Die Genauigkeitsprüfung beginnt damit, sicherzustellen, dass die zu verarbeitende Rechnung für Ihr Unternehmen bestimmt ist oder nicht. Oft sendet der Verkäufer dem Kunden eine Rechnung an die falsche Adresse.

   Darüber hinaus beinhaltet dies die Überprüfung der Preise der Dienstleistungen oder Produkte gemäß der Vereinbarung. Sie sollten auch überprüfen, ob die Berechnung der angewandten Umsatzsteuer, Rabatte und des Rechnungsbetrags korrekt ist.

2. Bestätigen Sie das Rechnungsdatum

   Überprüfen Sie das Rechnungsdatum, um zu überprüfen, ob eine Rechnung gültig ist. Es hat eine massive Bedeutung in einer Rechnung. Es kann dazu führen, dass Sie Rechtsstreitigkeiten über die Transaktionen verlieren oder gewinnen. Daher sollten Sie immer das Datum der Rechnung überprüfen. Ansonsten hilft es Ihnen, doppelte Zahlungen zu vermeiden. Wenn das Datum falsch ist, wäre es viel schwieriger, die Rechnung für die Prüfung der Transaktion in der Zukunft zu finden.

   Darüber hinaus können Sie bei der Berechnung der Steuer nur aufgrund einer falsch datierten Rechnung einen Fehler erhalten.

3. Bestätigen Sie die Lieferung mit dem Projektmanager

   Die Bestätigung der Lieferung mit dem Projektmanager hält Sie von betrügerischen Zahlungen fern. Sicherzustellen, dass Sie die Dienstleistungen / Produkte erhalten haben, für die Sie bezahlen, ist eine der besten Praktiken.

   Bevor die Lieferung grünes Licht erhält, muss der Manager die beschriebene Menge und Qualität der Werbebuchungen in der Rechnung mit denen der tatsächlichen Lieferung überprüfen.

   Manchmal, wenn die Lieferung nicht rechtzeitig erfolgt, kann der Kunde weniger an den Verkäufer zahlen und das Unternehmen Geld sparen. Und dies konnte nur möglich sein, indem die Lieferung autorisiert bestätigt wurde.

4. Überprüfen Sie die Lieferanteninformationen

   Die Überprüfung der Lieferanteninformationen ist eine weitere einfachste Methode, um betrügerische Zahlungen zu vermeiden. Sie sollten die Kreditorendetails auf der Rechnung mit den früheren Rechnungen in Ihrem Kreditorenbuchhaltungsprozess abgleichen.

   Überprüfen Sie den Firmennamen, das Logo, die Kontaktnummer, die Postanschrift und die E-Mail-ID. Diese Gegenprüfung warnt Sie nicht nur vor Betrug, sondern hilft Ihnen auch, Ihre Systemdaten auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn es sich um einen neuen Anbieter handelt, müssen Sie die Kontaktdaten überprüfen, bevor Sie fortfahren.

   Wenn Sie außerdem Zeit sparen und Zahlungsausfälle vermeiden möchten, sollten Sie auch die auf der Rechnung angegebenen Zahlungsbedingungen wie Kontonummer, Steuernummer und bevorzugte Zahlungsmethode überprüfen.

5. Fälligkeitsdatum der Rechnung markieren

   Wenn Sie das Fälligkeitsdatum der Rechnung notieren, können Sie die Priorität der Rechnungszahlung festlegen und den Cashflow verbessern. Abgesehen davon hat die Einhaltung der Zahlungsfrist auch wirtschaftliche Vorteile für Ihr Unternehmen. Es erspart Ihnen die Zahlung von Gebühren für verspätete Zahlungen und hilft Ihnen, die in den Zahlungsbedingungen genannten Frühbucherrabatte zu nutzen.

6. Planen Sie die Zahlung

   Sobald alle oben genannten Überprüfungen abgeschlossen sind, muss die Zahlung mindestens einige Tage zuvor vom Kreditorenbuchhalter geplant und genehmigt werden. Dadurch erhalten Sie ein Fenster, in dem Sie die Zahlung stoppen können, wenn Probleme mit der Zahlung auftreten.

   Wie bereits erwähnt, ist die Rechnungsüberprüfung ein entscheidender Prozess, der Ihre gesamte Aufmerksamkeit erfordert. Jeder Schritt des Prozesses hat jedoch fast Null Toleranzgrenzen, da dies zu Katastrophen in der Finanzbuchhaltung führen kann.

Daher wäre es ratsam, die genehmigten Rechnungen vor dem Einreichen von Rechnungen für die Transaktion einer endgültigen Checkliste zu unterziehen.

Also, hier ist eine schnelle, aber wichtige Checkliste zur Rechnungsüberprüfung für den Rechnungsabgleich.

Checkliste zur Rechnungsprüfung

• Stellen Sie sicher, dass die Rechnung unbezahlt ist

  Bevor Sie Rechnungen einreichen, die die Zahlung vornehmen, sollten Sie bestätigen, dass die Rechnung unbezahlt ist. Der genaueste Weg, dies herauszufinden, besteht darin, eine Rechnungsnummernprüfung in Ihren Protokollen “Bezahlte Rechnungen” durchzuführen.

• Überprüfen Sie die Rechnung mit der Dokumentation

  , sobald Sie wissen, dass die Rechnung noch nicht bezahlt ist. Sie sollten es mit allen für den Kauf relevanten Belegen abgleichen. Es enthält beispielsweise die PO-, Angebots- und Lieferbelege.

• Unstimmigkeiten klären

  Rechnungsfehler sind kein seltenes Phänomen. Und angenommen, Sie finden Unstimmigkeiten in der Rechnung wird überprüft. In diesem Fall sollten Sie es niemals vernachlässigen und mit dem Debitorenbuchhalter &, dem Projektmanager oder der zuständigen Behörde klären. Wenn Sie jedoch auf Probleme stoßen, sollten Sie sich an den Anbieter wenden, um diese zu beheben.

Voila!

Du bist fertig! Wenn Sie die oben genannten Schritte ausgeführt haben, haben Sie eine Rechnung erfolgreich überprüft.

Nun,

Wie lange hat es gedauert?

Hat es länger gedauert als gedacht?

Im Allgemeinen dauert die Bearbeitung einer Rechnung für ein kleines Unternehmen mit begrenzten Ressourcen durchschnittlich etwa 17 Tage.

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Fazit

Okay!

War das nicht einfach?

In diesem Blog haben wir über die einfachsten Schritte gesprochen, um Fehler bei der Rechnungszahlung zu vermeiden. Und die Vorteile der Rechnungsprüfung müssen Sie ermutigt haben, es bereits zu üben.

Wenn Sie jedoch alle manuellen Rechnungsaufgaben vermeiden möchten, generieren Sie jetzt eine Rechnung und beseitigen Sie den Raum für menschliche Fehler im gesamten Rechnungsstellungsprozess.

Wir hoffen, dass dieser Blog fast alle Ihre Fragen zum Rechnungsprüfungsprozess geklärt hat. Um innovative Ideen, Trends und Tipps rund um die Rechnungsstellung an einem Ort zu erhalten, schauen Sie sich andere Blogs von uns an.