Wie man Geschäftsprozessmodelle den Stakeholdern präsentiert

Hat ein Zuschauer jemals mitten in einer Präsentation über Prozessanalyse unterbrochen, um zu fragen: “Können Sie uns die Prozessmodelle in einer einfachen PowerPoint-Folie zeigen?” – oder: “Ich möchte nicht auf die grünen und lila Boxen schauen, zeig mir einfach den Fluss!”

Vielleicht hatten Sie dann das Gefühl, dass Sie einige Ihrer Bemühungen verschwendet hatten, den Prozess zu detailliert oder falsch zu modellieren. Verlegen und demoralisiert müssen Sie sich gefragt haben, wie diese Modelle sonst präsentiert werden könnten. Nun, du bist nicht allein!

Dies ist ein häufiges Dilemma, wenn Prozessmodelle einer Vielzahl von Zielgruppen präsentiert werden müssen. Es ist sowohl Kunst als auch Wissenschaft, der richtigen Gruppe von Stakeholdern das richtige Maß an Prozessdetails zu präsentieren, insbesondere wenn sie mit der Prozessmodellierungssprache nicht vertraut sind.

Eine effektive Präsentation ist bei größeren und komplexen End-to-End-Prozessverbesserungsarbeiten und bei der Implementierung neuer automatisierter Geschäftsmodelle noch wichtiger. Möglicherweise müssen Sie mehrere Modelltypen verwenden, um dieselben Geschäftsprozesse für verschiedene Zielgruppen zu beschreiben.

Daher ist es sehr wichtig zu verstehen, wer die Stakeholder sind und was sie vor Ihrem Publikum mit ihnen sehen möchten.

Dieser Artikel schlägt einen Ansatz zur effektiven Darstellung von Geschäftsprozessmodellen vor, der auf drei Schlüsselelementen basiert: verstehen, organisieren und kommunizieren.

Verstehen

Verstehen Sie die Bedürfnisse der Stakeholder?

Entsprechen die Details der Prozessmodelle ihren Erwartungen?

Für eine effektive Kommunikation ist es wichtig zu verstehen, wer die Stakeholder sind und warum sie interessiert sind. Verschiedene Ebenen und wichtige Stakeholder könnten wie folgt sein:

1. unternehmens-/Führungsebene (Führungskräfte, Programm-Management)

2. prozess- / Projektebene (Prozessverantwortliche, Betriebsleiter, Risiko- / Qualitätsmanager, Prozessanalysten, Fachexperten, Teammitglieder)

3. prozess-/Projektumsetzungsebene (HR Manager, Change Agents, Programmierer, Entwickler, Prozessanwender).

Der erforderliche Detaillierungsgrad des Modells hängt vom Stakeholder ab.

Die Geschäftsleitung wird grobe detaillierte Prozessbeschreibungen bevorzugen, die schnelle und korrekte Geschäftsentscheidungen erleichtern. Prozessanwender schätzen die feine Detailspezifikation von Arbeitsabläufen.

Daher ist es üblich, dass Organisationen mehrere Modelle für einen Geschäftsprozess pflegen.

Wie verwalten Sie große Mengen an Prozessmodellierungsinformationen und stellen sicher, dass Ihr Publikum sie lesen und verstehen kann?

Es gibt zwei Dinge, die dies erleichtern können: beginnen Sie mit einer Prozessarchitektur und fügen Sie jedem Prozessdiagramm eine Legende hinzu.

Die Organisation der Geschäftsprozessmodelle mittels hierarchischer Prozessarchitektur ermöglicht eine nahtlose Navigation zwischen den Detailebenen während der Präsentation.

Im obigen Beispiel geben die Ebenen 1-5 eine strategische, taktische und operative Perspektive der Prozessdetails. Das “Was” (Ebenen 1-3) bietet einen groben Überblick über die Geschäftslandschaft der Organisation, während das “Wie” (Ebenen 4 und 5) die feinen Beschreibungen der Prozessschritte enthält.

Kann Ihr Publikum verstehen, was im Modell enthalten ist?

Werden sie es verstehen, wenn du nicht da bist?

Es ist immer sinnvoll, eine Diagrammlegende zu verwenden, die die Modellierungssymbole und -konventionen erläutert. Dies ist besonders wichtig für diejenigen, die mit der Prozessmodellierung nicht vertraut sind.

Kommunizieren

Welches Format eignet sich am besten für eine Prozessmodellpräsentation?

Es gibt drei Dinge zu beachten: das Präsentationsmedium, die Sprache und die grafische Darstellung.

1. Wählen Sie das Präsentationsmedium aus, das den erforderlichen Detaillierungsgrad am besten anzeigt. Ein Prozessmodellierungswerkzeug kann mehrere Darstellungsebenen ermöglichen. PowerPoint-Folien können für grobe Prozessdetails und Projektmanagementinformationen geeignet sein. Für feine Prozessdetails kann es relevant sein, Modelle auf großformatigem Papier zu drucken.

2. Verwenden Sie einfache Sprache. Wenn das Publikum nicht mit der Terminologie vertraut ist, vermeiden Sie Fachjargon. Denken Sie daran, dass das, was für jemanden mit beträchtlicher Modellierungserfahrung eine einfache Sprache ist, für einen anderen, der wenig mit Prozessmodellierung zu tun hat, unverständlicher Jargon sein kann.

3. Wählen Sie die Grafiken für den Anlass. Die meisten Modellierungswerkzeuge erzeugen vernünftige Grafiken, sehen aber zwangsläufig wie Prozessmodelle aus. Für einige Zielgruppen kann es vorzuziehen sein, eine Storyboard-Grafik zu haben, wie unten gezeigt. Dieses Diagramm wurde erfolgreich verwendet, um den vorgeschlagenen Prozess zu präsentieren und zu diskutieren Kontoeröffnung in einer Bank mit der unten hervorgehobenen Schlüsselprozessverbesserung (i.b. Organisation, System und Medienbrüche).

Fazit

Die Präsentation von Prozessmodellen ist genauso wichtig wie jede andere Projektpräsentation, insbesondere für Stakeholder, die noch nie Modelle in einem Prozessmodellierungstool gesehen haben. Um das Ziel der Präsentation des Geschäftsprozessmodells zu erreichen, muss ein sorgfältiger Ansatz entwickelt werden, um die Erwartungen der Stakeholder zu verstehen und zu erfüllen.

Die Organisation der Geschäftsprozessmodelle in einer Prozessarchitektur ermöglicht eine einfache Navigation zwischen groben und feinen Prozessdetails und dem gesamten Prozessablauf.

Eine ergänzende Modellierungslegende erleichtert das Lesen und Verstehen der Prozessdokumentation.

Der kreative Einsatz verschiedener Präsentationsmedien für Geschäftsprozessmodelle verbessert die visuelle Qualität des Modells für die Stakeholder.

Dies sind die wichtigsten Designfragen:

• Welche Prozessmodelldetails (grob oder fein) möchten Sie zeigen?

• Was ist der beste Weg, um diese Details für das jeweilige Publikum am besten zu zeigen?