Zentrales Ablagesystem / Erklärung / Vorteile

Was ist ein zentrales Ablagesystem?

Die Aufzeichnungen aller Abteilungen der Unternehmensorganisation werden an einem Ort aufbewahrt, d. H. zentralisiertes Ablagesystem. Die zentralen Archivierungsdatensätze werden durch einen gemeinsamen Indexplan gesteuert. Für die eine separate Abteilung erstellt wird, d. H. als Ablageabteilung bekannt. Alle Dateien der Organisation werden von dieser Abteilung aufbewahrt. Die funktionalen Abteilungen einer Organisation werden von den Kopfschmerzen der Führung von Aufzeichnungen entlastet. Alle Akten, Archivierungsgeräte und Archivierungspersonal befinden sich in der Archivierungsabteilung.

Vorteile der zentralen Ablage

Die Hauptvorteile der zentralen Ablage sind wie folgt.

1. Es gibt keine Verdoppelung der Ablagevereinbarungen. Daher sind die Kosten für die Archivierung der Wartung sehr gering.

2. Es gibt eine bessere Nutzung des Speicherplatzes.

3. Einfaches Auffinden von Dokumenten und Aufzeichnungen sind möglich. Das spart Zeit und Personal.

4. Es steht eine volle Auslastung des verfügbaren Speicherplatzes zur Verfügung.

5. Eine Verdoppelung der Abfüllanlagen wird maximal vermieden und benötigt nur wenige Aktenschränke.

6. Es ermöglicht die Einheitlichkeit und Standardisierung des Ablagesystems und der Methode.

7. Es gewährleistet eine einfache Lokalisierung und Lieferung der erforderlichen Dokumente.

8. Dieses System verwendet geschultes und qualifiziertes Personal, was zu einer höheren Genauigkeit bei der Archivierung von Aufzeichnungen führt.

9. Dieses System sorgt für mehr Leistung und einen effizienten Betrieb aller Arbeiten im gesamten Büro.

10. Überwachung und Kontrolle können bei der Übertragung von Aufzeichnungen, deren Abruf und Aufbewahrung besser eingesetzt werden.

11. Aufzeichnungen und Dokumente werden fachlich eingereicht.

12. Dieses System gewährleistet einen effizienten Betrieb der Follow-up-Aktivitäten.

13. Der kontinuierliche Betrieb dieses Systems kann nicht durch die Abwesenheit von Büropersonal behindert werden.

14. Die Aufteilung relevanter Dokumente an verschiedenen Orten wird vermieden.

15. Es gibt keine Schwierigkeiten, Benutzer und Mitarbeiter der Ablage einzureichen.

16. Die Integrität der Dateien kann erhalten bleiben und der Verlust wertvoller Aufzeichnungen kann verhindert werden, da das autorisierte Personal allein auf die Dateien zugreifen darf.

17. Eine effektivere Verwaltung des Zeitplans für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen wird erleichtert.

18. Die funktionalen Abteilungsleiter werden vor der lästigen Pflege von Aufzeichnungen bewahrt. Sie können ihre ganze Zeit und Aufmerksamkeit den Abteilungsaktivitäten widmen.