Keskitetty arkistointijärjestelmä / selitys / edut

mikä on keskitetty arkistointijärjestelmä?

liikelaitoksen kaikkien osastojen rekisterit säilytetään yhdessä paikassa eli keskitetyssä arkistointijärjestelmässä. Keskitettyjä arkistointitietoja ohjataan yhteisellä indeksisuunnitelmalla. Jolle luodaan erillinen osasto eli niin sanottu arkistointiosasto. Tämä osasto säilyttää kaikki järjestön tiedostot. Organisaation toiminnalliset osastot vapautuvat arkistojen ylläpitämisen aiheuttamasta päänvaivasta. Kaikki tiedostot, arkistointilaitteet ja arkistointihenkilöstö sijaitsevat arkistointiosastolla.

keskitetyn arkistoinnin edut

keskitetyn arkistoinnin tärkeimmät edut ovat seuraavat.

1. Arkistointijärjestelyissä ei ole päällekkäisyyttä. Siksi arkistoinnin ylläpitokustannukset ovat hyvin alhaiset.

2. Säilytystilaa hyödynnetään paremmin.

3. Asiakirjojen ja tietueiden helppo sijainti on mahdollista. Se säästää aikaa ja henkilöresursseja.

4. Säilytystilaa on käytettävissä täysi käyttö.

5. Täyttölaitteiden päällekkäisyyttä vältetään maksimissaan ja tarvitaan vain muutama arkistokaappi.

6. Se mahdollistaa arkistointijärjestelmän ja-menetelmän yhdenmukaisuuden ja standardoinnin.

7. Se takaa helpon sijainnin ja tarvittavien asiakirjojen toimittamisen.

8. Tämä järjestelmä hyödyntää koulutettua ja pätevää henkilöstöä,mikä johtaa suurempaan tarkkuuteen arkistoinnissa.

9. Tämä järjestelmä takaa suuremman tuotoksen ja tehokkaan toiminnan jokaisen työn koko toimistossa.

10. Valvontaa ja valvontaa voidaan käyttää paremmin rekisterien siirtämiseen, niiden hakemiseen ja säilyttämiseen.

11. Asiakirjat arkistoidaan aihekohtaisesti.

12. Tällä järjestelmällä varmistetaan seurantatoimien tehokas toiminta.

13. Tämän järjestelmän jatkuvaa toimintaa ei voi haitata toimistohenkilökunnan puuttuminen.

14. Asiaankuuluvien asiakirjojen jakamista eri paikkoihin vältetään.

15. Ei ole vaikeuksia arkistoida käyttäjiä ja arkistointiosaston henkilökuntaa.

16. Tiedostojen eheys voidaan säilyttää ja arvokkaiden tietueiden menetys voidaan estää, koska valtuutettu henkilökunta yksin salli pääsyn tiedostoihin.

17. Rekisterien säilyttämisaikataulun tehokkaampi hallinnointi helpottuu.

18. Toiminnalliset osastopäälliköt säästyvät kirjanpidon ylläpidolta. He voivat omistaa koko aikansa ja huomionsa osastojen toimintaan.