Miten esitellä liiketoimintaprosessien malleja sidosryhmille

onko yleisön jäsen koskaan keskeytetty kesken esityksen prosessianalyysistä kysyä, ” voitko näyttää meille prosessin malleja yksinkertaisella PowerPoint dia?”- tai: “en halua katsoa vihreitä ja violetteja laatikoita, Näytä vain virtaus!”

ehkä sinusta silloin tuntui, että olit tuhlannut osan ponnisteluistasi mallintamalla prosessia liian yksityiskohtaisesti tai väärällä tavalla. Nolostuneena ja lannistuneena on varmasti ihmetellyt, miten muuten näitä malleja voisi esittää. Et ole yksin!

tämä on yleinen dilemma, kun on tarpeen esittää prosessimalleja erilaisille yleisöille. On sekä taidetta että tiedettä esittää oikeantasoinen prosessin yksityiskohtaisuus oikealle ryhmälle sidosryhmiä, varsinkin jos he eivät tunne prosessin mallinnuskieltä.

tehokas esitystapa on vielä kriittisempi laajemmissa ja monimutkaisissa prosessiparannustöissä sekä uusissa automatisoiduissa liiketoimintamallitoteutuksissa. Saatat joutua käyttämään useita mallityyppejä kuvaamaan samoja liiketoimintaprosesseja eri yleisöille.

siksi on erittäin tärkeää ymmärtää, keitä sidosryhmät ovat ja mitä he haluaisivat nähdä yleisön edessä heidän kanssaan.

tässä artikkelissa ehdotetaan lähestymistapaa liiketoimintaprosessien mallien tehokkaaseen esittämiseen, joka perustuu kolmeen keskeiseen tekijään: ymmärtää, organisoida ja kommunikoida.

ymmärrä

ymmärrätkö sidosryhmien tarpeet?

vastaavatko prosessimallien yksityiskohdat heidän odotuksiaan?

tehokkaan viestinnän kannalta on tärkeää ymmärtää, keitä sidosryhmät ovat ja miksi ne ovat kiinnostuneita. Eri tasot ja keskeiset sidosryhmät voivat olla seuraavat:

1. yritys / johtotaso (ylemmät toimihenkilöt, ohjelmahallinto)

2. prosessi- / projektitaso (prosessien omistajat, operatiiviset johtajat, riski – / laatupäälliköt, prosessianalyytikot, aiheasiantuntijat, tiimin jäsenet)

3. prosessin / projektin toteutustaso (henkilöstöjohtajat, muutosagentit, ohjelmoijat, Kehittäjät, prosessin käyttäjät).

vaadittava mallin yksityiskohtaisuuden taso riippuu sidosryhmästä.

Ylin johto suosii karkeaa yksityiskohtaista prosessikuvausta, joka mahdollistaa nopeat ja oikeat liiketoimintapäätökset. Prosessin käyttäjät arvostavat hienoja yksityiskohtia erittely työmenetelmiä.

siksi on tavallista, että organisaatiot ylläpitävät useita malleja yhtä liiketoimintaprosessia varten.

Järjestä

miten hallitset suuria määriä prosessimallinnustietoa ja varmistat, että yleisösi osaa lukea ja ymmärtää sitä?

kaksi asiaa voi helpottaa: aloita prosessi-arkkitehtuurilla ja sisällytä jokaiseen prosessikaavioon legenda.

liiketoimintaprosessimallien järjestäminen hierarkkisen prosessiarkkitehtuurin avulla mahdollistaa saumattoman navigoinnin yksityiskohtien välillä esityksen aikana.

yllä olevassa esimerkissä tasot 1-5 antavat strategisen, taktisen ja operatiivisen näkökulman prosessin yksityiskohtiin. “Mitä” (tasot 1-3) antaa karkean yleiskuvan organisaation liiketoimintamaailmasta, kun taas “miten” (tasot 4 ja 5) antaa hienot kuvaukset prosessin vaiheista.

ymmärtääkö yleisösi, mitä mallissa on?

ymmärtävätkö he sen, kun et ole paikalla?

on aina hyödyllistä käyttää diagrammilegendaa, joka selittää mallinnussymbolit ja konventiot. Tämä on erityisen tärkeää niille, jotka eivät ole perehtyneet prosessimallinnukseen.

ilmoita

mikä muoto on paras käyttää prosessimallin esittämiseen?

on huomioitava kolme asiaa: esitysmuoto, kieli ja graafinen esitys.

1. valitse esitysväline, joka näyttää parhaiten vaaditun yksityiskohtaisuuden tason. Prosessimallinnustyökalu voi mahdollistaa useita esitystasoja. PowerPoint-diat voivat olla sopivia karkeille prosessitiedoille ja projektinhallintatiedoille. Hienojen Prosessitietojen kannalta mallien Tulostaminen suurikokoiselle paperille voi olla merkityksellistä.

2. käytä yksinkertaista kieltä. Ellei yleisö tunne terminologiaa, vältä teknistä jargonia. Muista, että se, mikä on yksinkertaista kieltä sellaiselle, jolla on huomattava mallintamiskokemus, voi olla käsittämätöntä ammattikieltä toiselle, jolla on vähän altistusta prosessimallinnukselle.

3. valitse tilaisuuteen sopiva grafiikka. Useimmat mallinnustyökalut tuottavat kohtuullista grafiikkaa, mutta väistämättä ne näyttävät prosessimalleilta. Joillekin yleisöille voi olla parempi olla kuvakäsikirjoituksen tyyli graafinen, kuten alla. Tätä diagrammia käytettiin onnistuneesti esittämään ja keskustelemaan ehdotetusta prosessitilin avaamisesta pankissa, jonka pohjalla korostettiin avainprosessin parannusta (i.e. organisaatio, järjestelmä, ja media taukoja).

Conclusion

Process model presentation on yhtä kriittinen kuin mikä tahansa muu projektiesitys, erityisesti sidosryhmille, jotka eivät ole koskaan nähneet malleja prosessimallinnustyökalussa. Liiketoimintaprosessin malliesityksen tavoitteen saavuttamiseksi on kehitettävä huolellinen lähestymistapa sidosryhmien odotusten ymmärtämiseksi ja täyttämiseksi.

liiketoimintaprosessimallien järjestäminen prosessiarkkitehtuuriksi mahdollistaa helpon navigoinnin karkean ja hienon prosessin yksityiskohtien ja kokonaisprosessivirran välillä.

kehuttu mallilegenda helpottaa prosessidokumenttien lukemista ja ymmärtämistä.

erilaisten liiketoimintaprosessien esitysmallien luova käyttö parantaa mallin visuaalista laatua sidosryhmille.

nämä ovat keskeiset suunnittelukysymykset:

• mitä prosessin mallin yksityiskohtia (karkeaa tai hienoa) haluat näyttää?

• mikä on paras tapa näyttää nuo yksityiskohdat parhaiten juuri kyseiselle yleisölle?