miten lasku tarkistetaan? Vaiheittainen Laskuntarkistus laskujen hyväksymiseksi

saako laskun maksamisen ahdistus sinut joka kerta väärin?

älä huoli! Et ole ainoa. Jopa globaalit yritykset käyvät sitä läpi.

loppujen lopuksi, jos on jotain pahempaa kuin aurinkorasvan unohtaminen rantapäivänä, se on väärin maksettu lasku.

näin ollen, jotta sinun ei tarvitse koskaan perehtyä virheellisten maksujen lakeihin, ymmärretään laskun todentaminen.

Laskun tarkistusprosessin ymmärtäminen

Laskun tarkistaminen on sen varmistamista, veloittaako myyjä asiakkailta siitä, mitä asiakkaat käyttivät. Se tehdään vertaamalla saatuja laskuja ostotilaukseen ja toimituskuittiin. Lasku maksetaan vain, jos laskun tiedot vastaavat tositteita.

yleensä yrityksillä on omat maksumiehensä, joilla on valtuudet tarkistaa ja hyväksyä Laskun maksu.

laskun tarkistamisen tärkein syy on välttää vilpilliset maksut.

laskun hyväksymisprosessi vaihtelee yhtiöittäin yrityksen koon, tyypin ja työnkulun mukaan.

jos siis mietit, minkä tyyppistä laskutarkastusta sinun pitäisi harjoitella, niin puhutaan KAIKISTA merkittävistä laskutarkastustyypeistä.

erilaiset Laskutarkastukset

laskutarkastus riippuu kaupan luonteesta. Useimmat yritykset kuitenkin harjoittavat seuraavia kolmea yleistä laskutarkastusmenetelmää.

Katsotaanpa niitä kolmea.

• ostotilauksiin perustuvat laskut: Ostotilaukseen (PO) perustuvassa laskutarkistuksessa lasku täsmätään PO: n kanssa. Sen tekee yleensä määräyksen antanut viranomainen kommunikaatiovaikeuksien välttämiseksi. Tällä menetelmällä ei lasketa määrää tai osatoimituksia. Se laskee vain kokonaismäärän ja laskun summan.
• Tavarakuittiin perustuvat laskut: Tavarakuittiin perustuvaa Laskun tarkistusta pidetään sopivana vaihtoehtona, kun tavaratoimitus tapahtuu osissa. Siksi yksittäiset tavarat laskutetaan erikseen.
• laskut ilman Tilausviitettä: Joskus, kun PO ei ole käytettävissä viitattavaksi, yritykset tarkistavat laskun suoraan tilipäällikölle, siviilivelkakirjanpitäjälle tai G/L-kirjanpitäjälle.

nyt kun tiedät laskujen hyväksymisen edut, sinun täytyy olla innokas näkemään prosessi. Etkö sinä ole?

Alright then, let ‘ s lock right in.

Laskun tarkistusprosessi

laskun käsittelyn ensimmäinen vaihe on tarkistaa laskun numero heti, kun saat laskun. Laskun numero on sovitettava PO-numeroon tai tavarakuitin numeroon.

nyt kun laskun numero on oikea, aloitetaan laskun tarkistusprosessi.

1. Laskun tarkkuuden tarkistaminen

   laskun tarkkuuden tarkistaminen on laskun tarkistamisen tärkein vaihe. Tarkkuustarkistus alkaa varmistamalla, että käsiteltävä lasku on tarkoitettu yrityksellesi vai ei. Monesti myyjä saattaa lähettää asiakkaille laskun väärään osoitteeseen.

   tähän sisältyy myös sopimuksen mukaisten palvelujen tai tuotteiden hintojen tarkistaminen. Kannattaa myös tarkistaa, onko sovelletun liikevaihtoveron, alennusten ja laskun määrän laskeminen oikein.

2. Vahvista laskun päivämäärä

   Laskun päivämäärien tarkistaminen on tapa tarkistaa, onko lasku voimassa. Sillä on valtava merkitys laskussa. Se voi saada sinut häviämään tai voittamaan oikeustaisteluita liiketoimista. Siksi laskun päivämäärä kannattaa aina tarkistaa. Muuten se auttaa välttämään kaksinkertaiset maksut. Jos päivämäärä on väärä, laskun löytäminen tapahtuman tarkastamista varten olisi jatkossa paljon vaikeampaa.

   veron laskemisessa voi lisäksi sattua virhe vain väärin päivätyn laskun vuoksi.

3. Vahvista toimitus projektipäällikön kanssa

   toimituksen vahvistaminen projektipäällikön kanssa pitää sinut erossa petollisista maksuista. Sen varmistaminen, että olet saanut palvelut/tuotteet, joista maksat, on yksi parhaista käytännöistä.

   ennen kuin luovutus tehdään, isännöitsijän on tarkistettava laskussa olevien rivierien ilmoitettu määrä ja laatu sekä todellisen toimituksen määrät.

   joskus, jos toimitus ei tapahdu ajallaan, asiakas voi maksaa myyjälle vähemmän ja säästää yrityksen rahaa. Ja tämä olisi mahdollista vain vahvistamalla toimitus auktoriteetilla.

4. tarkista myyjän tiedot

   tarkista myyjän tiedot on toinen helpoin tapa välttää vilpilliset maksut. Kannattaa verrata laskussa olevia myyjän tietoja aikaisempiin laskuihin laskuprosessissa.

   Tarkista toiminimi, logo, yhteystiedot, postiosoite ja sähköpostitunnus. Tämä ristiintarkistus paitsi varoittaa sinua petoksista, myös auttaa pitämään järjestelmäsi tiedot ajan tasalla. Ja jos kyseessä on uusi myyjä, sinun täytyy varmistaa yhteystiedot ennen kuin jatkat.

   lisäksi, jos haluat säästää aikaasi ja välttää maksuhäiriöt, kannattaa tarkistaa myös maksuehdot, kuten tilinumero, verotunniste ja laskussa mainittu Maksutapa.

5. merkitse laskun eräpäivä

   laskun eräpäivän merkitseminen muistiin auttaa laskujen maksuprioriteetin selvittämisessä ja kassavirran parantamisessa. Muu kuin että, huomata maksuajan on taloudellista hyötyä organisaatiosi liian. Se säästää maksamasta myöhästymismaksuja ja auttaa sinua hyödyntämään early bird-alennuksia, kuten maksuehdoissa on mainittu.

6. maksuaikataulu

   kun kaikki edellä mainitut tarkastukset on tehty, maksu tulee ajoittaa ja hyväksyä tilipäällikön toimesta vähintään pari päivää aikaisemmin. Tämä antaa sinulle ikkunan lopettaa maksun, jos on ongelmia maksun.

   kuten on todettu, laskun tarkistaminen on ratkaiseva prosessi, ja se vaatii kaiken huomionne. Prosessin jokaisessa vaiheessa on kuitenkin lähes nollatoleranssi, koska se voi aiheuttaa kirjanpidollisia katastrofeja.

siksi olisi viisasta käydä hyväksytyt laskut läpi lopullisesta tarkistuslistasta ennen laskujen lähettämistä kaupan tekemiseksi.

tässä siis nopea, mutta olennainen laskujen tarkistuslista laskujen täsmäytykseen.

Laskun tarkistuslista

• varmista, että lasku on maksamatta

  ennen kuin lähetät laskun maksettavaksi, että lasku on maksamatta. Tarkin tapa selvittää tämä on ajaa laskun numero tarkistaa oman “maksettu laskut” lokit.

• Tarkista lasku asiakirjoilla

  , kun tiedät, että lasku on vielä maksamatta. Sinun pitäisi ristiintarkistaa se kaikkien saatavilla olevien tositteiden kanssa, jotka liittyvät ostoon. Se sisältää esimerkiksi PO -, lainaus-ja toimituskuitit.

• poikkeamien selvittäminen

  Laskutusvirheet eivät ole harvinainen ilmiö. Ja olettakaamme, että löydätte mahdolliset poikkeamat laskusta tarkistetaan. Siinä tapauksessa sinun ei tulisi koskaan laiminlyödä sitä ja selvittää se kirjanpitovelat & myyntivirkailija, projektipäällikkö tai vastaava viranomainen. Silti, jos sinulla on ongelmia, ota yhteyttä myyjään niiden ratkaisemiseksi.

Voila!

olet valmis! Jos olet noudattanut edellä mainittuja ohjeita, olet vahvistanut laskun onnistuneesti.

nyt,

kuinka kauan se kesti?

kestikö se kauemmin kuin kuvittelit?

vähävaraisen pienyrityksen laskun käsittelyaika on keskimäärin noin 17 päivää.

joten, jos haluat lyödä top Gearia, lataa InvoiceOwl-sovellus nyt!

Luo ammattimaisia laskuja verkossa helposti ja pidä taloutesi tasalla

InvoiceOwl on monipuolinen laskutussovellus, joka auttaa pienyrityksiä, freelancereita ja urakoitsijoita luomaan laskuja liikkeellä ollessasi ja saamaan maksun nopeammin!

Aloita ilmaiseksi

johtopäätös

Alright!

eikö se ollut niin yksinkertaista?

tässä blogissa puhuttiin yksinkertaisimmista konsteista, joilla vältytään laskujen maksuvirheiltä. Ja laskujen tarkistamisen edut ovat varmasti kannustaneet sinua harjoittelemaan sitä jo nyt.

mutta jos haluat välttää kaikki manuaaliset laskutehtävät, Luo lasku nyt ja poista inhimillisten virheiden mahdollisuus Koko laskutusprosessista.

toivomme, että tämä blogi on selvittänyt lähes kaikki laskun tarkistusprosessiin liittyvät kyselysi. Jos haluat saada innovatiivisia ideoita, trendejä ja vinkkejä, jotka liittyvät laskutukseen yhdessä paikassa, tutustu muihin blogeihin.