oletukset ja Rajoitteet projektinhallinnassa

tänään keskustellaan projektin oletuksista ja rajoitteista tarkastelemalla reaalimaailman esimerkkiä.

Kuvittele, että haluat mennä ostoksille ostoskeskukseen, jonne matka autolla kestää tunnin.

oletit lähteväsi kotoasi noin kello 18 ja saapuvasi ostoskeskukseen seitsemään mennessä.

tämä on esimerkki olettamuksesta, jonka uskoo todeksi.

entä rajoitteet?

ostosesimerkissä voi ajatella kahta. Ensimmäinen rajoite on raha. Jos sinulla on 500 USD kädessäsi,se on kaikki mitä voit viettää tämän ostosmatkan. Toinen rajoitus on kauppakeskuksen sulkemisaika; sanotaan, että se on kello 10.30. Tämä tarkoittaa, että et voi jatkaa ostoksia sen jälkeen.

vastaavasti hankkeissa on myös oletuksia ja rajoitteita. Sinun täytyy ymmärtää ja hallita näitä tekijöitä, jos haluat suorittaa projektisi onnistuneesti.

sukelletaan.

hankkeen oletukset ja hankkeen rajoitteet

hankkeen oletukset ja rajoitteet yksilöidään projektin alussa. Koko hankkeen elinkaaren ajan niitä hiotaan ja analysoidaan uudelleen. Projektin oletukset ja rajoitteet ovat avainasemassa monissa PMBOK-oppaan prosesseissa.

projektisi olennaista osaa, oletuksia ja rajoitteita ei hallita kuten vaatimuksia tai riskejä. Niiden dokumentointi auttaa kuitenkin suojaamaan sinua tulevilta pahennuksilta. Projektisi oletukset ja rajoitteet kannattaa hahmotella projektin laajuusselvityksessä.

projektin oletukset

oletus on se, minkä uskoo todeksi. Nämä ovat ennakoituja tapahtumia tai olosuhteita, joita odotetaan projektisi elinkaaren aikana. Teet oletuksia, jotka perustuvat kokemuksiisi tai saatavilla oleviin tietoihin.

oletukset eivät välttämättä toteudu. Itse asiassa ne voivat joskus olla vääriä ja voivat vaikuttaa kielteisesti projektiin, mikä lisää riskiä projektiin.Esimerkiksi

harkitkaamme aikaisempaa esimerkkiä. Oletit, että matka kestää tunnin. Mitä tapahtuu, jos olet juuttunut ruuhkaan etkä pääse ostoskeskukseen ajoissa?

oletuksesi osoittautui vääräksi. Nyt ostokset ovat vaarassa, koska aikaa ei ole niin paljon kuin on suunniteltu.

näin voi käydä myös omalle projektille.

oletit esimerkiksi, että voit hankkia tarvittavat välineet aina, kun tarvitset niitä. Sitä ei kuitenkaan saanut, kun sen aika tuli pulan tai toimitusketjuongelmien takia.

nyt olet vaikeassa tilanteessa.

oletuksilla on keskeinen rooli riskienhallintasuunnitelman laatimisessa. Siksi projektipäällikkönä sinun on analysoitava jokainen oletus ja ennustettava sen vaikutus.

hankkeen oletukset esimerkkejä

• saat kaikki tarvitsemasi resurssit.
• sadekaudella on tarjolla halpaa työvoimaa.
• kaikki asiaankuuluvat sidosryhmät tulevat seuraavaan kokoukseen.
• joukkueen Jäsenillä on kaikki vaadittavat taidot.
• kaikki laitteet ovat hyvässä kunnossa.
• toimittaja toimittaa kulutustavarat ajallaan.

voit nähdä, miten Jos jokin edellä esitetyistä oletuksista osoittautuu toisenlaiseksi, se vaikuttaa radikaalisti hankkeeseesi.

Hankerajoitukset

Hankerajoitukset ovat hankkeelle asetettuja rajoituksia, kuten budjetti, aikataulu tai resurssit.

PMBOK-oppaassa tunnustetaan kuusi hankkeen rajoitusta: laajuus, laatu, aikataulu, budjetti, resurssit ja riskit. Näistä kuudesta laajuutta, aikataulua ja budjettia kutsutaan kolmoisrajoituksiksi.

nämä rajoitteet määritellään projektin alussa, ja sinun on työskenneltävä niiden rajoissa.

rajoite voi olla kahta tyyppiä:

1. liiketoiminnan rajoitteet
2. tekniset rajoitteet

liiketoiminnan rajoitteet

liiketoiminnan rajoitteet riippuvat organisaation tilasta. Ne ovat korkean tason rajoitteita ja määritellään usein projektin alkaessa, kuten aika, budjetti ja resurssit.

muutokset näihin rajoitteisiin ovat harvinaisia, ja projektin johtoryhmä joutuu työskentelemään niiden puitteissa.

tekniset rajoitteet

tekniset rajoitteet rajoittavat suunnitteluvalintoja. Ne ovat kiinteitä, ja kaikki muutokset teknisiin eritelmiin voivat vaikuttaa projektisuunnitteluusi.

esimerkiksi sanotaan, että olet rakentamassa putkea. Suunnittelun mukaan putken pitäisi kestää tietty määrä painetta; tämä on tekninen rajoitteesi, kiinteä todellisuus.

jokaisella hankkeella on rajoitteita. Siksi, sinun täytyy tunnistaa ne kaikki ja kehittää suunnitelma vastaavasti. Rajoitteet eivät ole sinun hallinnassasi, asiakkaiden, organisaatioiden tai hallituksen määräysten asettamat.

projektin rajoitteet esimerkki

muutamia esimerkkejä rajoitteista ovat:

• ensimmäinen virstanpylväs on saavutettava kuukauden kuluessa.
• on työskenneltävä käytettävissä olevilla resursseilla.
• teillä on vain kaksi työmaainsinööriä.

oletukset Vs rajoitteet

Seuraavassa on muutamia eroja oletusten ja rajoitteiden välillä:

• oletusten uskotaan olevan tosia, kun taas rajoitteet ovat tosia luonnossa.
• oletukset ovat hankkeen kannalta hyviä, kun taas useimmiten rajoitteet eivät ole suotuisia hankkeen tavoitteelle.
• jos oletukset muuttuvat vääriksi, se on huono uutinen hankkeelle. Jos rajoitteet ovat kuitenkin vääriä, se on positiivista.

oletuksilla ja rajoitteilla on keskeinen rooli suunnitteluprosessissa projektinhallintasuunnitelman perustana.

mikä tahansa oletus on mahdollinen riski projektillesi, koska jos jokin oletus on virheellinen, olet vaikeuksissa. Riskienhallintasuunnitelmasi riippuu vahvasti oletuksista ja rajoituksista. Jos et tunnista mitään niistä, se voi vaikuttaa projektiisi.

Yhteenveto

oletukset ja rajoitteet ovat tärkeä osa projektia. Niitä on tunnistettava, valvottava ja seurattava jatkuvasti.

oletus on ehto, jonka pidät totena, ja rajoitus on kiinteä rajoitus projektillesi. Oletukset on analysoitava realistisesti, kun taas rajoitteet on tunnistettava selkeästi koko hankkeen elinkaaren ajan. Oletusten ja rajoitusten hallinta on välttämätöntä, jotta projekti voidaan toteuttaa mahdollisimman vähäisin estein.

projektin oletukset ja projektin rajoitteet ovat keskeisiä aiheita PMP-sertifioinnin näkökulmasta. Saatat nähdä kysymyksiä tästä.