TEKNISET vinkit: ryhmäkalenterin luominen Lotus Notes

yksi Lotus Notes-asiakkaan hyödyllisimmistä ominaisuuksista on ryhmäkalenteri ja aikataulutus. Ryhmäkalenterin avulla voi katsoa, ovatko ryhmän jäsenet vapaita tiettynä päivänä ja kellonaikana. Voit luoda omia ryhmiä ja myöhemmin muokata niiden jäsenyyttä.

luodaksesi ryhmäkalenterin sinun täytyy olla kalenterinäkymässä. Jos haluat päästä kalenterinäkymään, klikkaa Lotus Notes-tervetuliaissivulla olevaa kalenteri-kuvaketta.

ryhmäkalenterin luomiseen:

• valitse Toiminnot — Työkalut — Näytä ja luo Ryhmäkalenterit… – valikko.

• Napsauta Uusi ryhmäkalenteri-painiketta.

• Määritä ryhmäkalenterillesi nimi kirjoittamalla se määritettyyn tekstikenttään.

• Lisää jäseniä etsimällä hakemistosta: napsauta lisää jäsenet-ruudun oikeassa alakulmassa olevaa alanuolta.

• kun olet lisännyt nimet kalenteriisi, napsauta OK-painiketta. Uuden ryhmäkalenterin pitäisi avautua ja näyttää jäsentiedot.

jos haluat näyttää henkilön kalenterin, kaksoisnapsauta hänen nimeään. Voit myös vierittää oikealle nähdäksesi tulevat päivämäärät. Valkoisissa tiloissa ilmoitetaan käytettävissä oleva aika, johon kokoukset tai tilaisuudet voidaan ajoittaa. Tumman pinkin kaksi sävyä kertovat jo ajoitetusta ja saavuttamattomasta ajasta.

jos haluat tarkastella olemassa olevaa ryhmäkalenteria, Napsauta toiminnot — Työkalut — näkymää ja luo Ryhmäkalenterit… avataksesi kalenterin näytetystä luettelosta kaksoisnapsauttamalla sitä. Jos haluat muokata kalenteria (lisätä ja poistaa jäseniä tai muuttaa otsikkoa), napsauta Muokkaa-painiketta.

voit myös muokata kalenteritapahtumien värejä. Voit esimerkiksi asettaa kokoukset näytettäväksi sinisellä ja tapahtumat maroonilla.

• Siirry kalenterinäkymään.

• napsauta Työkalut-pudotusvalikkoa ja valitse Asetukset…

• valitse Kalenteri & tehdä-välilehti ja valitse sitten Värit-välilehti.

• voit nyt muokata kokousten, tapaamisien, muistutusten, tapahtumien, vuosipäivien ja asioiden tekemisen tausta-ja tekstivärejä.

jos haluat esimerkiksi vaihtaa kaikkien tapahtumien taustavärin, Napsauta värillisen laatikon vieressä olevaa alanuolta. Väripaletti näyttää. Voit valita värit paletista klikkaamalla muistiinpanot-välilehteä tai voit valita värin RGB-asteikosta (punainen, vihreä, sininen). Käytä RGB-liukusäätimiä värien vaihtamiseen tai numeeristen arvojen syöttämiseen R -, G-ja B-ruutuihin. Kun olet tyytyväinen väriin, valitse värilaatikko (RGB-liukusäätimien oikealla puolella). Voit myös ilmoittaa värisävyn, kylläisyyden ja valoisuuden voimakkuuden (luminositeetti) napsauttamalla RGB: n vieressä olevaa oikeaa nuolta ja valitsemalla HSL-liukusäätimet.

kun olet valinnut tausta-ja tekstivärit kaikkiin tapahtumiisi, napsauta OK-painiketta soveltaaksesi muutoksesi. Jos haluat palata alkuperäisiin taustaväreihin, napsauta Palauta oletuskalenterin värit-painiketta.

lisätietoja Lotus Notesin kalenterista on Fordham IT Online-Ohjesivuston sähköpostiosiossa osoitteessa: http://www.fordham.edu/it-documents

Katherine Egan