Comment Présenter des Modèles de Processus Métier aux Parties Prenantes

Un membre du public s’est-il déjà interrompu au milieu d’une présentation sur l’analyse des processus pour demander : ” Pouvez-vous nous montrer les modèles de processus dans une simple diapositive PowerPoint?–- ou, “Je ne veux pas regarder les boîtes vertes et violettes, montrez-moi simplement le flux!”

Peut-être avez-vous alors senti que vous aviez gaspillé certains de vos efforts pour modéliser le processus avec trop de détails ou de la mauvaise manière. Embarrassé et démoralisé, vous avez dû vous demander comment ces modèles pouvaient être présentés autrement. Eh bien, vous n’êtes pas seul!

Il s’agit d’un dilemme courant lorsqu’il est nécessaire de présenter des modèles de processus à divers publics. Il y a à la fois de l’art et de la science à présenter le bon niveau de détail de processus au bon groupe d’intervenants, surtout s’ils ne connaissent pas le langage de modélisation de processus.

Une présentation efficace est encore plus essentielle dans les travaux d’amélioration de processus de bout en bout plus importants et complexes et dans les nouvelles implémentations de modèles commerciaux automatisés. Vous devrez peut-être utiliser plusieurs types de modèles pour décrire les mêmes processus métier à différents publics.

Par conséquent, il est très important de comprendre qui sont les parties prenantes et ce qu’elles aimeraient voir devant votre public avec elles.

Cet article propose une approche de la présentation efficace des modèles de processus métier basée sur trois éléments clés : comprendre, organiser et communiquer.

Comprendre

Comprenez-vous les besoins des parties prenantes?

Les détails des modèles de processus répondent-ils à leurs attentes ?

Pour une communication efficace, il est essentiel de comprendre qui sont les parties prenantes et pourquoi elles sont intéressées. Les différents niveaux et parties prenantes clés peuvent être les suivants:

1. niveau d’entreprise/de gestion (cadres supérieurs, gestion de programme)

2. niveau processus / projet (propriétaires de processus, gestionnaires opérationnels, gestionnaires des risques / qualité, analystes de processus, experts en la matière, membres de l’équipe)

3. niveau de mise en œuvre des processus / projets (responsables RH, agents de changement, programmeurs, développeurs, utilisateurs des processus).

Le niveau de détail requis du modèle dépend de l’intervenant.

La haute direction préférera des descriptions de processus détaillées et grossières facilitant des décisions commerciales rapides et correctes. Les utilisateurs de processus apprécient les spécifications détaillées des procédures de travail.

Par conséquent, il est courant que les organisations maintiennent plusieurs modèles pour un processus métier.

Organisez

Comment gérez-vous de grandes quantités d’informations de modélisation de processus et assurez-vous que votre public peut les lire et les comprendre?

Il y a deux choses qui peuvent rendre cela plus facile: commencez par une architecture de processus et incluez une légende sur chaque diagramme de processus.

L’organisation des modèles de processus métier à l’aide d’une architecture de processus hiérarchique permet une navigation transparente entre les niveaux de détails pendant la présentation.

Dans l’exemple ci-dessus, les niveaux 1 à 5 donnent une perspective stratégique, tactique et opérationnelle des détails du processus. Le “quoi” (niveaux 1 à 3) fournit un aperçu grossier du paysage commercial de l’organisation tandis que le “comment” (niveaux 4 et 5) fournit les descriptions fines des étapes du processus.

Votre public sera-t-il en mesure de comprendre ce qu’il y a dans le modèle?

Vont-ils le comprendre quand vous n’êtes pas là?

Il est toujours utile d’utiliser une légende de diagramme qui explique les symboles et conventions de modélisation. Ceci est particulièrement important pour ceux qui ne sont pas familiers avec la modélisation des processus.

Communiquer

Quel format est le mieux à utiliser pour une présentation de modèle de processus ?

Il y a trois choses à considérer: le support de présentation, la langue et la présentation graphique.

1. Sélectionnez le support de présentation qui montrera le mieux le niveau de détail requis. Un outil de modélisation de processus peut permettre plusieurs niveaux de présentation. Les diapositives PowerPoint peuvent être appropriées pour les détails de processus grossiers et les informations de gestion de projet. Pour les détails fins du processus, il peut être pertinent d’imprimer des modèles sur du papier grand format.

2. Utilisez un langage simple. À moins que le public ne soit familier avec la terminologie, évitez le jargon technique. Rappelez-vous que ce qui est un langage simple pour une personne ayant une expérience considérable en modélisation peut être un jargon incompréhensible pour une autre personne peu exposée à la modélisation des processus.

3. Choisissez les graphismes en fonction de l’occasion. La plupart des outils de modélisation produisent des graphiques raisonnables, mais, inévitablement, ils ressemblent à des modèles de processus. Pour certains publics, il peut être préférable d’avoir un graphique de style storyboard, comme indiqué ci-dessous. Ce diagramme a été utilisé avec succès pour présenter et discuter du processus proposé d’ouverture de compte dans une banque avec l’amélioration clé du processus mise en évidence en bas (i.e. ruptures d’organisation, de système et de médias).

Conclusion

La présentation du modèle de processus est aussi critique que toute autre présentation de projet, en particulier pour les parties prenantes qui n’ont jamais vu de modèles dans un outil de modélisation de processus. Pour atteindre l’objectif de la présentation du modèle de processus métier, une approche prudente doit être développée pour comprendre et répondre aux attentes des parties prenantes.

L’organisation des modèles de processus métier dans une architecture de processus facilite la navigation entre les détails de processus grossiers et fins et le flux de processus global.

Une légende de modélisation complémentaire facilite la lecture et la compréhension de la documentation du processus.

L’utilisation créative de divers supports de présentation de modèles de processus métier améliore la qualité visuelle du modèle pour les parties prenantes.

Ce sont les questions clés de conception:

• Quels détails du modèle de processus (grossiers ou fins) souhaitez-vous montrer ?

• Quelle est la meilleure façon de montrer ces détails au meilleur effet pour le public particulier?