Comment vérifier une facture ? Un processus de vérification des factures étape par étape pour approuver les factures

L’anxiété de payer une facture à tort vous gagne-t-elle à chaque fois?

Ne vous inquiétez pas! Vous n’êtes pas le seul. Même les entreprises mondiales y passent.

Après tout, s’il y a quelque chose de pire que d’oublier son écran solaire un jour de plage, il doit s’agir d’une facture mal payée.

Par conséquent, pour vous assurer de ne jamais avoir besoin d’étudier les lois des paiements erronés, comprenons comment vérifier une facture.

Comprendre le processus de vérification des factures

La vérification des factures consiste à vérifier si le fournisseur facture aux clients ce que les clients ont utilisé. Cela se fait en recoupant les factures reçues avec le bon de commande et le reçu de livraison. Une facture n’est payée que si les détails de la facture correspondent aux pièces justificatives.

En règle générale, les entreprises ont des gestionnaires des comptes fournisseurs dédiés qui sont autorisés à vérifier et à approuver un paiement sur facture.

La principale raison de la vérification des factures est d’éviter tout paiement frauduleux.

Le processus d’approbation des factures varie d’une entreprise à l’autre, en fonction de la taille, du type et du flux de travail de l’entreprise.

Donc, si vous vous demandez quel type de vérification de facture vous devriez pratiquer, parlons de tous les types importants de vérification de facture.

Différents types de vérification des factures

Le processus de vérification des factures dépend de la nature du métier. Cependant, la plupart des entreprises pratiquent les trois méthodes courantes de vérification des factures suivantes.

Regardons les trois.

• Factures Basées sur les Bons de Commande: Dans la vérification de la facture basée sur le bon de commande (PO), la facture est mise en correspondance avec le PO placé. Il est généralement effectué par l’autorité qui a passé la commande pour éviter les lacunes de communication. Cette méthode ne compte pas le nombre ou les livraisons partielles. Il ne compte que la quantité totale et le montant de la facture.
• Factures Basées sur la réception des marchandises: La vérification de la facture basée sur la réception des marchandises est considérée comme une option appropriée lorsque la livraison des marchandises est effectuée en plusieurs parties. Par conséquent, les marchandises individuelles sont facturées séparément.
• Factures Sans Référence de commande: Parfois, lorsque le bon de commande n’est pas disponible, les entreprises vérifient la facture directement auprès du gestionnaire des comptes fournisseurs, du comptable conjugal ou du comptable général.

Maintenant que vous connaissez les avantages de l’approbation des factures, vous devez être impatient de voir le processus. N’est-ce pas?

D’accord, alors, allons droit au but.

Le processus de vérification de la facture

La première étape du traitement de la facture consiste à vérifier le numéro de facture dès que vous recevez la facture. Le numéro de facture doit correspondre au numéro de bon de commande ou au numéro de réception des marchandises.

Maintenant que le numéro de facture est correct, commençons le processus de vérification de la facture.

1. Vérifier l’exactitude de la facture

   La vérification de l’exactitude de la facture est l’étape la plus essentielle de la vérification de la facture. La vérification de l’exactitude commence par s’assurer que la facture à traiter est destinée à votre entreprise ou non. Plusieurs fois, le fournisseur peut envoyer aux clients une facture à la mauvaise adresse.

   De plus, cela inclut la vérification des tarifs des services ou des produits conformément à l’accord. Vous devez également vérifier si le calcul de la taxe de vente appliquée, des remises et du montant de la facture est correct.

2. Confirmer la date de facture

   La vérification des dates de facture permet de vérifier si une facture est valide. Cela a une signification énorme dans une facture. Cela peut vous faire perdre ou gagner des batailles juridiques sur les transactions. Par conséquent, vous devez toujours vérifier la date de la facture. En dehors de cela, cela vous aide à éviter les doubles paiements. Si la date est erronée, il serait beaucoup plus difficile de trouver la facture pour auditer la transaction à l’avenir.

   De plus, vous pourriez avoir une erreur lors du calcul de la taxe simplement à cause d’une facture mal datée.

3. Confirmez la livraison avec le Chef de projet

   La confirmation de la livraison avec le chef de projet vous éloigne des paiements frauduleux. S’assurer que vous avez reçu les services/produits pour lesquels vous payez est l’une des meilleures pratiques.

   Avant de mettre au vert la livraison, le gestionnaire doit vérifier la quantité et la qualité décrites des postes de la facture avec celles de la livraison réelle.

   Parfois, si la livraison n’est pas effectuée à temps, le client peut payer moins cher au vendeur et économiser de l’argent à l’entreprise. Et cela ne pourrait être possible qu’en confirmant la livraison avec autorité.

4. Vérifiez les informations du fournisseur

   La vérification des informations du fournisseur est une autre méthode la plus simple pour éviter les paiements frauduleux. Vous devez recouper les détails du fournisseur sur la facture avec les factures passées dans votre processus de comptabilité fournisseurs.

   Vérifiez le nom de l’entreprise, le logo, le numéro de contact, l’adresse postale et l’identifiant électronique. Cette vérification croisée vous avertit non seulement de la fraude, mais vous aide également à garder les données de votre système à jour. Et s’il s’agit d’un nouveau fournisseur, vous devez vérifier les coordonnées avant de continuer.

   De plus, si vous souhaitez gagner du temps et éviter les échecs de paiement, vous devez également vérifier les conditions de paiement telles que le numéro de compte, le numéro d’identification fiscale et le mode de paiement préféré mentionné sur la facture.

5. Marquez la date d’échéance de la facture

   En prenant note de la date d’échéance de la facture, vous pouvez déterminer la priorité de paiement de la facture et améliorer les flux de trésorerie. En dehors de cela, le fait de noter le délai de paiement présente également des avantages économiques pour votre organisation. Cela vous évite de payer des frais de retard de paiement et vous aide à bénéficier des remises anticipées mentionnées dans les conditions de paiement.

6. Planifier le paiement

   Une fois toutes les vérifications ci-dessus effectuées, le paiement doit être planifié et approuvé par le gestionnaire des comptes fournisseurs au moins quelques jours avant. Cela vous donne une fenêtre pour arrêter le paiement en cas de problème avec le paiement.

   Comme nous l’avons vu, la vérification des factures est un processus crucial qui exige toute votre attention. Cependant, chaque étape du processus a des limites de tolérance presque nulles car cela peut provoquer des catastrophes comptables financières.

Ainsi, une chose sage serait d’exécuter les factures approuvées à travers une liste de contrôle finale avant de soumettre des factures pour effectuer la transaction.

Voici donc une liste de contrôle rapide mais essentielle de la vérification des factures pour le rapprochement des factures.

Liste de vérification des factures

• Assurez-vous que la facture est impayée

  Avant de soumettre des factures pour effectuer le paiement, vous devez confirmer que la facture est impayée. Le moyen le plus précis de le savoir est d’exécuter une vérification du numéro de facture dans vos journaux de “factures payées”.

• Vérifiez la facture avec la documentation

  Une fois que vous savez que la facture n’est pas encore impayée. Vous devez le recouper avec toutes les pièces justificatives disponibles pertinentes à l’achat. Par exemple, il comprend le bon de commande, le devis et les reçus de livraison.

• Clarifier les écarts

  Les erreurs de facturation ne sont pas un phénomène rare. Et supposons que vous trouviez des divergences dans la facture est vérifiée. Dans ce cas, vous ne devriez jamais le négliger et le clarifier avec le commis aux comptes créditeurs &, le gestionnaire de projet ou l’autorité appropriée. Néanmoins, si vous rencontrez des problèmes, vous devez contacter le fournisseur pour les résoudre.

Voilà!

Vous avez terminé! Si vous avez suivi les étapes ci-dessus, vous avez vérifié une facture avec succès.

Maintenant,

Combien de temps cela a-t-il pris?

Cela a-t-il pris plus de temps que vous ne l’imaginiez?

Généralement, le temps de traitement d’une facture pour une petite entreprise aux ressources limitées est d’environ 17 jours en moyenne.

Donc, si vous voulez passer à la vitesse supérieure, téléchargez l’application InvoiceOwl maintenant!

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Conclusion

D’accord!

N’était-ce pas simple ?

Dans ce blog, nous avons parlé des étapes les plus simples pour éviter de faire des erreurs de paiement de facture. Et les avantages de la vérification des factures ont dû vous encourager à la pratiquer déjà.

Mais, si vous voulez éviter toutes les tâches de facturation manuelle, générez la facture maintenant et éliminez la place des erreurs humaines dans l’ensemble du processus de facturation.

Nous espérons que ce blog a effacé presque toutes vos questions concernant le processus de vérification des factures. Pour obtenir des idées innovantes, des tendances et des conseils liés à la facturation à un endroit, consultez d’autres blogs de notre part.