Conseils techniques : Création d’un calendrier de groupe dans Lotus Notes

L’une des fonctionnalités les plus utiles du client Lotus Notes est le calendrier et la planification de groupe. Un calendrier de groupe vous permet de voir si les membres d’un groupe sont libres à une date et une heure spécifiques. Vous pouvez créer vos propres groupes, puis modifier leur adhésion.

Pour créer un calendrier de groupe, vous devez être dans la vue calendrier. Pour accéder à la vue calendrier, cliquez sur l’icône calendrier dans la page d’accueil de Lotus Notes.

Pour créer un calendrier de groupe:

• Sélectionnez le menu Actions-Outils – Affichage et Créer des calendriers de groupe….

• Cliquez sur le bouton Nouveau calendrier de groupe.

• Attribuez un nom à votre calendrier de groupe en le tapant dans le champ de texte spécifié.

• Ajouter des membres en effectuant une recherche dans le répertoire : cliquez sur la flèche vers le bas en bas à droite de la zone Ajouter des membres.

Pour afficher le calendrier d’une personne, double-cliquez sur son nom. Vous pouvez également faire défiler vers la droite pour voir les dates futures. Les espaces blancs indiquent le temps disponible pendant lequel des réunions ou des événements peuvent être programmés. Les deux nuances de rose foncé indiquent une heure déjà programmée et indisponible.

Pour afficher un calendrier de groupe existant, cliquez sur Actions – Outils – Afficher et créer des calendriers de groupe… Pour ouvrir le calendrier à partir de la liste affichée, double-cliquez dessus. Pour modifier le calendrier (ajouter et supprimer des membres ou modifier le titre), cliquez sur le bouton Modifier.

Vous pouvez également personnaliser les couleurs de vos événements de calendrier. Par exemple, vous pouvez définir l’affichage des réunions en bleu et des événements en marron.

• Accédez à la vue Calendrier.

• Cliquez sur le menu déroulant Outils et sélectionnez Préférences

• Vous pouvez désormais personnaliser les couleurs d’arrière-plan et de texte des Réunions, Rendez-vous, Rappels, Événements, Anniversaires et Objets à faire.

Par exemple, pour changer la couleur d’arrière-plan de tous vos événements, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de la boîte de couleur. La palette de couleurs s’affiche. Vous pouvez sélectionner des couleurs dans une palette en cliquant sur l’onglet Notes, ou vous pouvez sélectionner une couleur dans l’échelle RVB (rouge, vert, bleu). Utilisez les curseurs RVB pour modifier les couleurs ou entrez des valeurs numériques dans les zones R, G et B. Une fois que vous êtes satisfait de la couleur, cliquez sur la boîte de couleur (à droite des curseurs RVB) pour la sélectionner. Vous pouvez également indiquer la teinte, la saturation et l’intensité de luminosité (luminosité) en cliquant sur la flèche droite à côté de RVB et en sélectionnant les curseurs HSL.

Lorsque vous avez terminé de sélectionner les couleurs d’arrière-plan et de texte pour tous vos événements, cliquez sur le bouton OK pour appliquer vos modifications. Pour revenir aux couleurs d’arrière-plan d’origine, cliquez sur le bouton Restaurer les couleurs du calendrier par défaut.

Pour plus d’informations sur le calendrier Lotus Notes, consultez la section E-mail de la page d’aide en ligne de Fordham IT à l’adresse suivante :: http://www.fordham.edu/it-documents

Par Katherine Egan