Sécurité technologique

C’est un moment difficile lorsqu’un programme de violence familiale ou d’agression sexuelle reçoit une assignation demandant des informations sur un survivant actuel ou ancien. La Loi sur la violence contre les femmes (VAWA), la Loi sur la Prévention et les services de violence familiale (FVPSA) et la Loi sur les victimes d’actes criminels (VOCA) contiennent toutes des dispositions strictes de confidentialité qui limitent le partage des informations d’identification personnelle des victimes. Les programmes ne peuvent divulguer aucune information sur les survivants sans une divulgation écrite entièrement éclairée, limitée dans le temps, signée par la personne. Mais VAWA, FVPSA et VOCA permettent également un partage limité lorsque requis par une ordonnance judiciaire valide. Alors, une assignation à comparaître est-elle une “ordonnance du tribunal”? Dans de nombreuses circonstances, la réponse est non.

Qu’est-ce qu’une assignation à comparaître?

Une assignation à comparaître est un document écrit qui exige qu’une personne témoigne dans un cas spécifique, remette des informations ou fasse les deux. La plupart des citations à comparaître sont émises par un avocat ou un procureur dans divers types d’affaires judiciaires, notamment les tribunaux pénaux, les tribunaux pour mineurs et les grands jurys. Dans la plupart des États, il n’est pas considéré comme une ordonnance judiciaire à moins d’être signé par un juge. Peu importe qui a envoyé l’assignation, les programmes ne devraient jamais l’ignorer, et ils ne devraient JAMAIS simplement remettre les informations demandées sans faire d’objections et prendre des mesures de protection. La réponse appropriée variera et dépendra de plusieurs facteurs.

Une assignation à comparaître est-elle une “ordonnance du tribunal”? Dans la plupart des cas, la réponse est non. Les programmes ne devraient JAMAIS simplement remettre des informations en réponse à une assignation à comparaître.

Agir avant qu’une action soit nécessaire

Les programmes doivent d’abord faire plusieurs choses avant de recevoir une assignation à comparaître :

1. Établir de bonnes politiques et procédures pour la tenue, la conservation et la purge des dossiers. Rappelez-vous que moins est souvent le meilleur. Plus vous collectez de données clients, plus les risques de confidentialité pour les victimes sont importants. La meilleure pratique à suivre pour la collecte de données consiste à recueillir et à conserver le minimum d’informations dont votre organisme a besoin pour fournir des services axés sur les victimes. Des informations générales sur la conservation des données peuvent être trouvées à l’adresse suivante : www.techsafety.org/retention .

2. Élaborer une politique écrite sur la façon de répondre aux citations à comparaître et former tout le personnel à ces procédures. La politique devrait inclure:

• Lignes directrices générales sur la façon dont le programme réagira,

• Instructions pour informer immédiatement le directeur exécutif/la direction qu’une assignation a été reçue,

• Désignation d’un membre du personnel (souvent le directeur exécutif) qui est considéré comme le ” détenteur des dossiers “.” Il s’agit de la personne responsable de la tenue de tous les dossiers du programme et des clients et de la réponse officielle à une assignation à comparaître pour les dossiers.

• Le processus de communication avec la personne dont les renseignements sont demandés et de détermination de ce qu’elle aimerait que le programme fasse de ses renseignements. Cela devrait inclure:

  • Identifier si la personne est actuellement ou a été un client du programme.

  • Déterminer s’il existe une méthode sûre connue pour établir un contact.

  • Identifier qui du programme contactera.

  • Informer la personne de la demande, quelles informations ont été demandées, toutes les options possibles pour répondre et les conséquences possibles.

• Le processus pour assurer un véritable consentement éclairé pour un survivant qui souhaite que le programme partage l’information. Les clients devraient être pleinement informés des conséquences possibles de la divulgation, et la méthode pour obtenir une communication écrite de l’information devrait être décidée.

• Le processus de mise en relation de la personne avec des conseils juridiques, si nécessaire.

3. Établissez une relation avec un avocat local qui comprend les restrictions de confidentialité imposées par les privilèges et lois fédéraux, étatiques et statutaires, et est prêt à aider le programme gratuitement ou à un coût réduit. Les programmes peuvent également contacter ambar.org/subpoena défense pour le matériel et la formation pour soutenir les avocats dans votre région.

4. Établir des relations de collaboration avec d’autres organismes et organismes communautaires, tels que les organismes d’application de la loi, les organismes de protection de l’enfance, les autorités du logement, etc. Il est important de comprendre que les relations de collaboration ne signifient pas le partage automatique des informations sur les survivants. C’est en fait tout le contraire. Tous les partenaires communautaires devraient être informés des exigences de confidentialité et que les programmes ne divulgueront pas d’informations à moins que le survivant ne le souhaite et ne remplisse une décharge écrite.

Répondre à une assignation

Les programmes qui ont reçu une assignation ne doivent JAMAIS simplement transmettre des informations et doivent toujours contacter leur avocat pour obtenir des conseils juridiques. La réponse ne sera pas la même à chaque fois, mais dépendra plutôt de plusieurs facteurs, notamment:

1. L’assignation est-elle signée par un juge ou un autre huissier de justice?

a. Dans le cas contraire, il ne s’agit probablement pas d’une décision de justice en vertu du droit local et ne constituerait donc pas une exception aux obligations de confidentialité énoncées par VAWA, FVPSA et VOCA et aucune information ne devrait être divulguée sur la base de cette assignation.

i. L’assignation à comparaître ne doit pas être ignorée!

ii. Le programme peut répondre en appelant / en écrivant à l’avocat qui l’a délivré et en demandant le retrait de l’assignation, en expliquant les exigences de confidentialité. Aucune information ne doit être donnée à l’avocat, y compris si le survivant a déjà été ou est un client du programme. Si l’assignation n’est pas retirée, le programme devrait être prêt à contester sa validité devant les tribunaux.

b. Dans de rares circonstances, une assignation peut être signée par un juge ou un huissier de justice. Dans ces cas, le programme peut toujours appeler l’avocat émetteur pour en savoir plus sur les circonstances entourant l’assignation, mais il doit également être prêt à communiquer avec le tribunal par le biais d’une requête ou d’autres dépôts judiciaires.

2. Le programme travaille-t-il actuellement avec le survivant dont les renseignements sont demandés ou dispose-t-il d’un moyen de communiquer avec le survivant?

a. Le programme devrait toujours tenter de communiquer avec le survivant pour l’aviser de la réception de l’assignation, s’il peut le faire en toute sécurité. N’oubliez pas que l’information appartient au survivant, qui a le droit de décider qui l’obtient et comment le programme devrait réagir.

i. Bien que rare, il est possible qu’une assignation soit une ordonnance du tribunal qui comprend un mandat interdisant au programme de donner un avis à la personne dont les renseignements sont demandés. Si le programme reçoit une assignation comme celle-ci, le programme devrait consulter son avocat avant de communiquer avec le survivant.

b. Si le survivant ne peut être joint, le programme a toujours l’obligation de contester l’assignation. Si les conversations informelles avec l’avocat émetteur n’aboutissent pas, le programme doit être prêt à déposer une requête en annulation.

c. Si vous êtes en mesure de parler avec le survivant, expliquez soigneusement le droit du survivant à ce que le programme conteste l’assignation et décrivez les limites à la confidentialité que le programme peut avoir.

i. Si le survivant ne veut pas que l’information soit divulguée, le programme a l’obligation de contester l’assignation en déposant une requête en annulation. Le programme doit expliquer le processus au survivant et s’assurer qu’il comprend que si la requête est rejetée, le programme peut continuer à la contester autant que possible, mais pourrait éventuellement être mandaté par un tribunal pour divulguer certains renseignements. Si la requête est rejetée et que le tribunal ordonne au programme de divulguer les renseignements, le programme devrait envisager de déposer un appel devant un tribunal supérieur.

ii. Si le survivant veut que l’information soit divulguée, le programme devrait explorer avec le survivant comment l’information peut être divulguée:

• Si l’avocat du survivant cherche à obtenir des informations, il est généralement préférable de retirer l’assignation (car cela indique à la partie adverse que des informations sont disponibles) et de discuter avec le survivant de la meilleure façon d’obtenir des informations à l’avocat du survivant.

• S’il s’agit d’un adversaire qui cherche l’information et que le survivant souhaite que le programme lui fournisse l’information, le survivant doit remplir une communication écrite, éclairée et limitée dans le temps, et le programme ne doit communiquer que les renseignements précis détaillés dans cette communication et se préparer à contester la demande de l’assignation pour tout autre renseignement (si nécessaire).

3. Que se passe-t-il si le programme n’a plus les informations demandées?

a. Le programme ne peut ni confirmer ni nier s’il possède les informations demandées, car cela confirme avoir travaillé avec le client.

b. Un programme peut appeler ou écrire à l’avocat émetteur pour lui dire: “Vous avez demandé des informations il y a 2 ans. La confidentialité m’interdit de confirmer si nous savons qui est cette personne, mais je peux vous dire que notre politique est de détruire tous les fichiers après un an. Par conséquent, il est peu probable que nous ayons quelque chose lié à quelqu’un d’il y a 2 ans. Voulez-vous retirer votre assignation?”

4. Que se passe-t-il si le programme n’a jamais fourni de services au survivant?

a. Le programme ne peut ni confirmer ni infirmer s’il a travaillé avec un client. Si le programme nie avoir travaillé avec une personne dans certains cas, un refus de confirmer ou de nier dans d’autres cas devient une confirmation en soi.

b. Souvent, l’assignation à comparaître et l’affaire judiciaire donneront des informations sur la façon de contacter la personne. Le programme peut appeler l’avocat de la personne, dire qu’il a reçu une assignation liée à la personne et demander à parler directement avec la personne de l’assignation.

i. La personne peut consentir à divulguer que le programme n’a jamais fourni de services.

c. Le programme devrait toujours contester les assignations à comparaître pour obtenir des renseignements, même si le programme n’a jamais fourni de services. Ce défi sensibilise le système juridique à la confidentialité des programmes. Une réputation de protection vigoureuse de l’information incitera les avocats à réfléchir à deux fois avant de citer à nouveau le programme.

Résumé

Pour que les programmes offrent les meilleurs services aux victimes de violence familiale, d’agression sexuelle, de violence dans les fréquentations et de harcèlement criminel, il est essentiel de maintenir strictement leur information confidentielle. Rappelez-vous que les informations appartiennent au survivant, pas au programme. Le survivant se réserve le droit de choisir quand, comment et quels renseignements personnels seront partagés, ou non partagés, et avec qui. Les organismes et les défenseurs sont responsables de respecter et d’honorer les souhaits de la victime et de protéger les renseignements de la survivante qu’ils recueillent ou détiennent.