Système de classement centralisé | Explication / Avantages

Qu’est-ce qu’un système de classement centralisé?

Les dossiers de tous les départements de l’organisation commerciale sont conservés en un seul endroit, c’est-à-dire un système de classement centralisé. Les dossiers de classement centralisés sont contrôlés par un plan d’index commun. Pour lequel, un département distinct est créé, c’est-à-dire connu sous le nom de département de dépôt. Tous les fichiers de l’organisation sont conservés par ce service. Les départements fonctionnels d’une organisation sont soulagés du casse-tête de la tenue des dossiers. Tous les dossiers, le matériel de classement et le personnel de classement sont situés dans le service de classement.

Avantages du dépôt centralisé

Les principaux avantages du dépôt centralisé sont les suivants.

1. Il n’y a pas de duplication des modalités de dépôt. Par conséquent, le coût de la maintenance du dépôt est très faible.

2. Il y a une meilleure utilisation de l’espace de stockage.

3. L’emplacement facile des documents et des enregistrements est possible. Cela permet d’économiser du temps et des ressources humaines.

4. L’espace de stockage disponible est pleinement utilisé.

5. La duplication des équipements de remplissage est évitée au maximum et ne nécessite que quelques classeurs.

6. Il permet l’uniformité et la normalisation du système et de la méthode de classement.

7. Il garantit une localisation et une livraison faciles des documents requis.

8. Ce système fait appel à un personnel formé et qualifié, ce qui permet d’obtenir une plus grande précision dans le dépôt des documents.

9. Ce système assure une plus grande production et un fonctionnement efficace de chaque travail dans tout le bureau.

10. La supervision et le contrôle peuvent être mieux utilisés lors du transfert des documents, de leur récupération et de leur conservation.

11. Les dossiers et les documents sont classés par sujet.

12. Ce système assure un fonctionnement efficace des activités de suivi.

13. Le fonctionnement continu de ce système ne peut être entravé par l’absence de personnel de bureau.

14. La division des documents pertinents à différents endroits est évitée.

15. Il n’y a aucune difficulté à déposer les utilisateurs et le personnel du service de dépôt.

16. L’intégrité des dossiers peut être maintenue et la perte de dossiers de valeur peut être évitée puisque le personnel autorisé est seul autorisé à accéder aux dossiers.

17. Une administration plus efficace du calendrier de conservation des documents est facilitée.

18. Les chefs de département fonctionnels sont épargnés de la botheration de la tenue des dossiers. Ils peuvent consacrer tout leur temps et toute leur attention aux activités du ministère.