Hogyan ellenőrizhető a számla? Lépésről lépésre történő Számlaellenőrzési folyamat a számlák jóváhagyásához

minden alkalommal rosszul kapja meg a számla kifizetésének szorongását?

ne aggódj! Nem te vagy az egyetlen. Még a globális vállalatok is átmennek rajta.

végül is, ha van valami rosszabb, mint elfelejteni a fényvédőt egy tengerparti napon, akkor annak tévesen fizetett számlának kell lennie.

ezért annak érdekében, hogy soha ne kelljen tanulmányoznia a téves fizetések törvényeit, értsük meg, hogyan lehet ellenőrizni a számlát.

a Számlaellenőrzési folyamat megértése

a számlaellenőrzés biztosítja, hogy az eladó felszámolja-e az ügyfeleket azért, amit az ügyfelek igénybe vettek. Ez úgy történik, hogy a kapott számlákat összevetik a megrendeléssel és a szállítási nyugtával. A számlát csak akkor fizetik ki, ha a számla adatai megegyeznek az igazoló dokumentumokkal.

Általánosságban elmondható, hogy a vállalatok külön számlavezetőkkel rendelkeznek, akik jogosultak a Számlafizetés ellenőrzésére és jóváhagyására.

a számla ellenőrzésének fő oka a csalárd fizetések elkerülése.

a számla jóváhagyási folyamata vállalatonként változik, a vállalat méretétől, típusától és munkafolyamatától függően.

tehát, ha kíváncsi arra, hogy milyen típusú számlaellenőrzést kell gyakorolnia, akkor beszéljünk a számlaellenőrzés minden jelentős típusáról.

különböző típusú számlaellenőrzés

a Számlaellenőrzési folyamat a kereskedelem jellegétől függ. A legtöbb vállalkozás azonban a következő három általános Számlaellenőrzési módszert gyakorolja.

nézzük meg a hármat.

• megrendelések alapján kiállított számlák: A beszerzési megrendelés (PO) alapú számlaellenőrzésben a számlát a feltöltött PO-val egyeztetik. Ezt általában az a hatóság végzi, aki a kommunikációs hiányosságok elkerülése érdekében elrendelte. Ez a módszer nem számolja a számot vagy a részleges szállításokat. Csak a teljes mennyiséget és a számla összegét számolja.
• áruk átvételén alapuló számlák: az áruk átvételén alapuló számlaellenőrzés megfelelő lehetőségnek tekinthető, ha az áruk szállítása részben történik. Ezért az egyes árukat külön számlázzák.
• rendelési hivatkozás nélküli számlák: Néha, amikor a PO-ra nem lehet hivatkozni, a vállalatok közvetlenül ellenőrzik a számlát a fizetendő vezetőnek, a házassági könyvelőnek vagy a G/L könyvelőnek.

most, hogy ismeri a számla jóváhagyásának előnyeit, lelkesen kell látnia a folyamatot. Te nem?

rendben, akkor ugorjunk be.

a számla ellenőrzési folyamata

a számla feldolgozásának első lépése a számla számának ellenőrzése, amint megkapja a számlát. A számla számát össze kell egyeztetni a PO-számmal vagy az áru átvételi számával.

most, hogy a számlaszám helyes, kezdjük el a Számlaellenőrzési folyamatot.

1. ellenőrizze a számla pontosságát

   a számla pontosságának ellenőrzése a számla ellenőrzésének legfontosabb lépése. A pontosság ellenőrzése azzal kezdődik, hogy megbizonyosodik arról, hogy a feldolgozandó számla az Ön vállalatának szól-e vagy sem. Sokszor előfordulhat, hogy az eladó rossz címre küld számlát az ügyfeleknek.

   Ezenkívül ez magában foglalja a szolgáltatások vagy termékek árainak ellenőrzését a megállapodás szerint. Azt is ellenőriznie kell, hogy az alkalmazott forgalmi adó, kedvezmények és számlaösszeg kiszámítása helyes-e.

2. erősítse meg a számla dátumát

   a számla dátumainak ellenőrzése a számla érvényességének ellenőrzése. Hatalmas jelentősége van egy számlán. Ez elveszítheti vagy megnyerheti a tranzakciókkal kapcsolatos jogi csatákat. Ezért mindig ellenőrizze a számla dátumát. Ezen kívül segít elkerülni a kettős kifizetéseket. Ha a dátum rossz, akkor sokkal nehezebb megtalálni a számlát a tranzakció ellenőrzéséhez a jövőben.

   továbbá előfordulhat, hogy hibát kap az adó kiszámításakor, csak egy rosszul keltezett számla miatt.

3. erősítse meg a kézbesítést a projektmenedzserrel

   a projektmenedzserrel történő kézbesítés megerősítése távol tartja Önt a csalárd kifizetésektől. Az egyik legjobb gyakorlat annak biztosítása, hogy megkapta azokat a szolgáltatásokat/termékeket, amelyekért fizet.

   a szállítás Zöld megvilágítása előtt a menedzsernek ellenőriznie kell a számlán szereplő sorok mennyiségét és minőségét a tényleges szállítással.

   néha, ha a szállítás nem időben történik, az ügyfél kevesebbet fizethet az eladónak, és megtakaríthatja a vállalat pénzét. Ez pedig csak a szállítás hatósági megerősítésével lehetséges.

4. ellenőrizze a forgalmazói információkat

   a forgalmazói információk ellenőrzése a csalárd fizetések elkerülésének másik legegyszerűbb módja. Ellenőrizze a számlán szereplő szállítói adatokat a fizetendő számlák folyamatában szereplő korábbi számlákkal.

   ellenőrizze a vállalkozás nevét, logóját, kapcsolattartási számát, levelezési címét és e-mail azonosítóját. Ez a keresztellenőrzés nemcsak figyelmeztet a csalásokra, hanem segít a rendszer adatainak frissítésében is. Ha pedig új szállítóról van szó, akkor a folytatás előtt ellenőriznie kell a kapcsolattartási adatokat.

   Továbbá, ha időt szeretne megtakarítani és elkerülni a Fizetési hibákat, ellenőrizze a fizetési feltételeket, például a számlaszámot, az adóazonosító számot és a számlán említett preferált fizetési módot.

5. jelölje meg a számla esedékességének dátumát

   a számla esedékességének feljegyzése segít rendezni a számla fizetési prioritását és javítani a cash flow-t. Ezen kívül a fizetési határidő megjegyzése gazdasági előnyökkel jár a szervezet számára is. Ez megmenti Önt a késedelmes fizetési díjak megfizetésétől, és segít a korai madárkedvezmények igénybevételében, amint azt a fizetési feltételek tartalmazzák.

6. a fizetés ütemezése

   miután a fenti ellenőrzések megtörténtek, a kifizetést legalább néhány nappal korábban be kell ütemezni és jóvá kell hagyni. Ez egy ablakot ad a fizetés leállítására, ha bármilyen probléma merül fel a fizetéssel.

   mint említettük, a számlaellenőrzés kulcsfontosságú folyamat, és minden figyelmet igényel. A folyamat minden lépésében azonban szinte nulla tolerancia van, mivel pénzügyi számviteli katasztrófákat okozhat.

így bölcs dolog lenne, ha a jóváhagyott számlákat egy végső ellenőrzőlistán futtatná, mielőtt számlákat nyújtana be a tranzakcióhoz.

tehát itt van egy gyors, de elengedhetetlen Számlaellenőrzési ellenőrzőlista a számla egyeztetéséhez.

Számlaellenőrzési ellenőrző lista

• ellenőrizze, hogy a számla kifizetetlen-e

  mielőtt benyújtaná a kifizetést végző számlákat, meg kell erősítenie, hogy a számla kifizetetlen. A legpontosabb módja annak, hogy megtudja, hogy a számlaszám ellenőrzése a “fizetett számlák” naplóiban történik.

• ellenőrizze a számlát a dokumentációval

  miután megtudta, hogy a számla még ki nem fizetett. Ellenőrizze a vásárlást igazoló összes rendelkezésre álló igazoló dokumentummal. Például tartalmazza a PO-t, az árajánlatot és a szállítási bizonylatokat.

• az eltérések tisztázása

  a számlázási hibák nem ritka jelenség. Tegyük fel, hogy bármilyen eltérést talál a számlán. Ebben az esetben soha ne hagyja figyelmen kívül, és tisztázza azt a tartozásokkal & követelések ügyintézője, projektmenedzsere vagy a megfelelő hatóság. Mégis, ha bármilyen problémával szembesül, vegye fel a kapcsolatot az eladóval, hogy megoldja őket.

voálá!

kész vagy! Ha követte a fenti lépéseket, sikeresen ellenőrizte a számlát.

most

mennyi ideig tartott?

tovább tartott, mint gondoltad?

általában a korlátozott erőforrásokkal rendelkező kisvállalkozások számlájának feldolgozásához szükséges idő átlagosan nagyjából 17 nap.

tehát, ha azt szeretnénk, hogy elérje a top gear, töltse le a InvoiceOwl app most!

hozzon létre professzionális számlákat Online egyszerűen, és tartsa a tetején a pénzügyek

InvoiceOwl egy funkciókban gazdag számlázási alkalmazás, amely segít a kisvállalkozások, szabadúszók, és vállalkozók, hogy hozzon létre számlákat útközben, és kap fizetett gyorsabb!

kezdje el ingyen

következtetés

rendben!

nem volt ilyen egyszerű?

ebben a blogban a legegyszerűbb lépésekről beszéltünk a számlafizetési hibák elkerülése érdekében. A számlaellenőrzés előnyei pedig arra ösztönözték Önt, hogy már gyakorolja.

de ha el akarja kerülni az összes kézi számlázási feladatot, generáljon számlát most, és szüntesse meg az emberi hibák helyét a teljes számlázási folyamatból.

reméljük, hogy ez a blog szinte minden kérdését törölte a Számlaellenőrzési folyamattal kapcsolatban. Ha innovatív ötleteket, trendeket és tippeket szeretne kapni a számlázással kapcsolatban egy helyen, nézze meg más blogjainkat.