Hogyan lehet bemutatni az üzleti folyamatok modelljeit az érdekelt felek számára

félbeszakított-e valaha egy közönségtagot a folyamatelemzésről szóló előadás közepén, hogy megkérdezze: “meg tudja mutatni nekünk a folyamatmodelleket egy egyszerű PowerPoint dián?”- vagy: “nem akarom megnézni a zöld-lila dobozokat, csak mutasd meg az áramlást!”

talán akkor úgy érezte, hogy elpazarolta erőfeszítéseit a folyamat túl sok részletességgel vagy rossz módon történő modellezésére. Zavarban és demoralizálva, bizonyára azon tűnődött, hogyan lehetne másképp bemutatni ezeket a modelleket. Nos, nem vagy egyedül!

ez egy gyakori dilemma, amikor szükség van a folyamatmodellek bemutatására a különböző közönség számára. Mind a művészet, mind a tudomány a folyamat részletességének megfelelő szintjét mutatja be az érdekeltek megfelelő csoportjának, különösen, ha nem ismerik a folyamatmodellezés nyelvét.

a hatékony prezentáció még kritikusabb a nagyobb és összetett, végponttól végpontig terjedő folyamatfejlesztési munkákban és az új automatizált üzleti modell implementációkban. Előfordulhat, hogy több modelltípust kell használnia ugyanazon üzleti folyamatok különböző közönségek számára történő leírásához.

ezért nagyon fontos megérteni, hogy kik az érdekeltek, és mit szeretnének látni velük a közönség előtt.

ez a cikk az üzleti folyamatmodellek hatékony bemutatásának megközelítését javasolja, amely három kulcsfontosságú elemen alapul: megérteni, megszervezni és kommunikálni.

értsd meg

érted az érdekelt felek igényeit?

megfelelnek-e a folyamatmodellek részletei az elvárásaiknak?

a hatékony kommunikációhoz elengedhetetlen annak megértése, hogy kik az érdekeltek, és miért érdekli őket. A különböző szintek és a legfontosabb érdekeltek a következők lehetnek:

1. vállalati / vezetői szint (felsővezetők, programmenedzsment)

2. folyamat / projekt szint (folyamat tulajdonosok, operatív vezetők, kockázat / minőség menedzserek, folyamat elemzők, tárgy szakértők, csapattagok)

3. folyamat / projekt megvalósítási szint (HR vezetők, változásügynökök, programozók, Fejlesztők, folyamatfelhasználók).

a modell részletességének szükséges szintje az érdekelt felektől függ.

a felső vezetés a durva részletességű folyamatleírásokat részesíti előnyben, amelyek megkönnyítik a gyors és helyes üzleti döntéseket. A folyamat felhasználói értékelik a munkafolyamatok finom részleteit.

ezért gyakori, hogy a szervezetek több modellt tartanak fenn egy üzleti folyamathoz.

szervezés

hogyan kezeli a nagy mennyiségű folyamatmodellezési információt, és biztosítja, hogy a közönség elolvassa és megértse azokat?

két dolog teszi ezt könnyebbé: kezdje egy folyamatarchitektúrával, és minden folyamatdiagramon szerepeljen egy jelmagyarázat.

az üzleti folyamatmodellek hierarchikus folyamatarchitektúrával történő szervezése zökkenőmentes navigációt tesz lehetővé a részletek szintjei között a prezentáció során.

a fenti példában az 1-5 szintek stratégiai, taktikai és operatív perspektívát adnak a folyamat részleteiről. A ” mi “(1-3. szint) durva áttekintést nyújt a szervezet üzleti környezetéről, míg a “Hogyan” (4.és 5. szint) a folyamat lépéseinek finom leírását tartalmazza.

a közönség képes lesz megérteni, mi van a modellben?

meg fogják érteni, ha nem vagy ott?

mindig hasznos egy diagram jelmagyarázat használata, amely elmagyarázza a modellezési szimbólumokat és konvenciókat. Ez különösen fontos azok számára, akik nem ismerik a folyamatmodellezést.

kommunikáció

milyen formátumot kell használni a folyamatmodell bemutatásához?

három dolgot kell figyelembe venni: a prezentációs médiumot, a nyelvet és a grafikus prezentációt.

1. válassza ki azt a prezentációs adathordozót, amely a legjobban megmutatja a szükséges részletességet. A folyamatmodellező eszköz lehetővé teheti a prezentáció több szintjét. A PowerPoint diák alkalmasak lehetnek a durva folyamat részleteire és a projektmenedzsment információira. A finom folyamat részletei érdekében releváns lehet a modellek nagy formátumú papírra nyomtatása.

2. használjon egyszerű nyelvet. Hacsak a közönség nem ismeri a terminológiát, kerülje a műszaki zsargont. Ne feledje, hogy mi az egyszerű nyelv annak, aki jelentős modellezési tapasztalattal rendelkezik, érthetetlen zsargon lehet egy másik számára, kevés expozícióval a folyamatmodellezésnek.

3. válassza ki az alkalomnak megfelelő grafikát. A legtöbb modellező eszköz ésszerű grafikákat készít, de elkerülhetetlenül folyamatmodelleknek tűnnek. Egyes közönség számára előnyösebb lehet egy storyboard stílusú grafika, az alábbiak szerint. Ezt a diagramot sikeresen alkalmazták a javasolt folyamat bemutatására és megvitatására számlanyitás egy bankban a legfontosabb folyamatjavítás alul kiemelve (i.e. szervezet, rendszer és médiaszünetek).

következtetés

a folyamatmodell bemutatása ugyanolyan kritikus, mint bármely más projektbemutató, különösen azok számára, akik még soha nem láttak modelleket egy folyamatmodellező eszközben. Az üzleti folyamatmodell bemutatásának céljának eléréséhez gondos megközelítést kell kidolgozni az érdekelt felek elvárásainak megértése és teljesítése érdekében.

az üzleti folyamatmodellek folyamatarchitektúrába rendezése egyszerű navigációt biztosít a durva és finom folyamatok részletei és a teljes folyamatfolyamat között.

az ingyenes modellezési jelmagyarázat megkönnyíti a folyamat dokumentációjának olvasását és megértését.

a különböző üzleti folyamatmodell prezentációs médiumok kreatív használata javítja a modell vizuális minőségét az érdekeltek számára.

ezek a legfontosabb tervezési kérdések:

• milyen folyamatmodell részleteket (durva vagy finom) szeretne megjeleníteni?

• hogyan lehet a legjobban megmutatni ezeket a részleteket az adott közönség számára?