Come presentare i modelli dei processi aziendali agli stakeholder

Un membro del pubblico ha mai interrotto nel bel mezzo di una presentazione sull’analisi dei processi per chiedere: “Puoi mostrarci i modelli di processo in una semplice diapositiva di PowerPoint?”- o, ” Non voglio guardare le scatole verdi e viola, mostrami solo il flusso!”

Forse hai sentito di aver sprecato alcuni dei tuoi sforzi nel modellare il processo con troppi dettagli o nel modo sbagliato. Imbarazzato e demoralizzato, devi esserti chiesto in quale altro modo potrebbero essere presentati questi modelli. Beh, non siete soli!

Questo è un dilemma comune quando c’è la necessità di presentare modelli di processo a una varietà di pubblico. C’è sia l’arte che la scienza nel presentare il giusto livello di dettaglio del processo al giusto gruppo di stakeholder, specialmente se non hanno familiarità con il linguaggio di modellazione dei processi.

La presentazione efficace è ancora più critica in un lavoro di miglioramento dei processi end-to-end più ampio e complesso e in nuove implementazioni di modelli di business automatizzati. Potrebbe essere necessario utilizzare più tipi di modello per descrivere gli stessi processi aziendali a vari tipi di pubblico.

Quindi, è molto importante capire chi sono gli stakeholder e cosa vorrebbero vedere davanti al tuo pubblico con loro.

Questo articolo propone un approccio alla presentazione efficace dei modelli di processo aziendale basato su tre elementi chiave: comprendere, organizzare e comunicare.

Capire

Capisci le esigenze degli stakeholder?

I dettagli dei modelli di processo soddisfano le loro aspettative?

Per una comunicazione efficace, è fondamentale capire chi sono gli stakeholder e perché sono interessati. I vari livelli e le principali parti interessate potrebbe essere come segue:

1. enterprise/livello di gestione (dirigenti, di gestione del programma)

2. processo/progetto livello (processo di proprietari, gestori operativi, di rischio/quality manager, il processo di analisti, esperti in materia, i membri del team)

3. processo/progetto di implementazione di livello (HR manager, agenti di cambiamento, programmatori, sviluppatori, processo di utenti).

Il livello richiesto di dettaglio del modello dipende dallo stakeholder.

Il senior management preferirà descrizioni dettagliate dei processi che facilitano decisioni aziendali rapide e corrette. Gli utenti del processo apprezzano le specifiche dettagliate delle procedure di lavoro.

Pertanto, è comune per le organizzazioni mantenere diversi modelli per un processo aziendale.

Organizzare

Come si fa a gestire grandi quantità di informazioni di modellazione di processo e garantire il pubblico in grado di leggere e capire?

Ci sono due cose che possono rendere questo più facile: inizia con un’architettura di processo e includi una legenda su ogni diagramma di processo.

L’organizzazione dei modelli di processo aziendale mediante l’architettura di processo gerarchica consente una navigazione fluida tra i livelli di dettagli durante la presentazione.

Nell’esempio precedente, i livelli 1-5 forniscono una prospettiva strategica, tattica e operativa dei dettagli del processo. Il “cosa” (livelli 1-3) fornisce una panoramica grossolana del panorama aziendale dell’organizzazione mentre il “come” (livelli 4 e 5) fornisce le descrizioni accurate delle fasi del processo.

Il tuo pubblico sarà in grado di capire cosa c’è nel modello?

Lo capiranno quando non ci sei?

È sempre utile utilizzare una legenda del diagramma che spiega i simboli e le convenzioni di modellazione. Ciò è particolarmente importante per coloro che non hanno familiarità con la modellazione dei processi.

Comunicare

Quale formato è meglio utilizzare per una presentazione del modello di processo?

Ci sono tre cose da considerare: il mezzo di presentazione, il linguaggio e la presentazione grafica.

1. Selezionare il supporto di presentazione che meglio mostrerà il livello di dettaglio richiesto. Uno strumento di modellazione dei processi può consentire più livelli di presentazione. Le diapositive di PowerPoint possono essere appropriate per i dettagli di processo grossolani e le informazioni sulla gestione del progetto. Per dettagli di processo fini, può essere rilevante per stampare modelli su carta di grande formato.

2. Usa un linguaggio semplice. A meno che il pubblico non abbia familiarità con la terminologia, evita il gergo tecnico. Ricorda che ciò che è un linguaggio semplice per qualcuno con una notevole esperienza di modellazione, può essere un gergo incomprensibile per un altro con poca esposizione alla modellazione dei processi.

3. Scegliere la grafica per soddisfare l’occasione. La maggior parte degli strumenti di modellazione produce grafica ragionevole, ma, inevitabilmente, sembrano modelli di processo. Per alcuni tipi di pubblico può essere preferibile avere una grafica in stile storyboard, come mostrato di seguito. Questo diagramma è stato utilizzato con successo per presentare e discutere l’apertura del conto di processo proposto in una banca con il miglioramento del processo chiave evidenziato in basso (io.e. organizzazione, sistema e interruzioni dei media).

Conclusione

La presentazione del modello di processo è fondamentale come qualsiasi altra presentazione del progetto, specialmente per le parti interessate che non hanno mai visto modelli in uno strumento di modellazione dei processi. Per raggiungere l’obiettivo della presentazione del modello di processo aziendale, è necessario sviluppare un approccio attento per comprendere e soddisfare le aspettative degli stakeholder.

L’organizzazione dei modelli di processo aziendale in un’architettura di processo offre una facile navigazione tra dettagli di processo grossolani e fini e il flusso di processo complessivo.

Una legenda di modellazione gratuita semplifica la lettura e la comprensione della documentazione del processo.

L’uso creativo di vari media di presentazione del modello di processo aziendale migliora la qualità visiva del modello per gli stakeholder.

Queste sono le domande chiave di progettazione:

• Quali dettagli del modello di processo (grossolani o fini) vuoi mostrare?

• Qual è il modo migliore per mostrare quei dettagli al meglio per il pubblico particolare?