Come verificare una fattura? Un processo di controllo delle fatture step-by-step per approvare le fatture

L’ansia di pagare una fattura erroneamente si ottiene ogni volta?

Non preoccuparti! Non sei l’unico. Anche le aziende globali passano attraverso di essa.

Dopo tutto, se c’è qualcosa di peggio che dimenticare la protezione solare in una giornata al mare, deve essere una fattura pagata erroneamente.

Quindi, per essere sicuri di non aver mai bisogno di studiare le leggi dei pagamenti errati, cerchiamo di capire come verificare una fattura.

Comprensione del processo di verifica della fattura

La verifica della fattura sta verificando se il fornitore sta addebitando ai clienti ciò che i clienti hanno utilizzato. Viene effettuato incrociando le fatture ricevute con l’ordine di acquisto e la ricevuta di consegna. Una fattura viene pagata solo se i dettagli della fattura corrispondono ai documenti giustificativi.

Generalmente, le aziende hanno dedicato i gestori dei conti da pagare che sono autorizzati a verificare e approvare un pagamento fattura.

Il motivo principale per la verifica della fattura è quello di evitare pagamenti fraudolenti.

Il processo di approvazione della fattura varia da azienda a azienda, a seconda delle dimensioni, del tipo e del flusso di lavoro dell’azienda.

Quindi, se ti stai chiedendo quale tipo di verifica della fattura dovresti praticare, parliamo di tutti i tipi significativi di verifica della fattura.

Diversi tipi di verifica della fattura

Il processo di verifica della fattura dipende dalla natura del commercio. Tuttavia, la maggior parte delle aziende pratica i seguenti tre metodi comuni di controllo delle fatture.

Diamo un’occhiata a loro tre.

• Fatture basate su ordini di acquisto: Nella verifica della fattura basata sull’ordine di acquisto (PO), la fattura viene abbinata all’ordine di acquisto inserito. È generalmente fatto dall’autorità che ha effettuato l’ordine per evitare lacune di comunicazione. Questo metodo non conta il numero o le consegne parziali. Conta solo la quantità totale e l’importo della fattura.
• Fatture basate sulla ricevuta delle merci: la verifica della fattura basata sulla ricevuta delle merci è considerata un’opzione adatta quando la consegna delle merci viene eseguita in parti. Pertanto, le singole merci vengono fatturate separatamente.
• Fatture senza riferimento d’ordine: A volte, quando PO non è disponibile per fare riferimento a, le aziende verificare la fattura direttamente al gestore contabilità fornitori, ragioniere coniugale, o G/L contabile.

Ora che conosci i vantaggi dell’approvazione della fattura, devi essere ansioso di vedere il processo. Tu no?

Va bene allora, saltiamo a destra in.

Il processo di verifica della fattura

Il primo passo nell’elaborazione della fattura consiste nel controllare il numero della fattura non appena si riceve la fattura. Il numero di fattura deve essere abbinato al numero PO o al numero di ricevuta della merce.

Ora che il numero della fattura è corretto, iniziamo il processo di verifica della fattura.

1. Controllare l’accuratezza della fattura

   Controllare l’accuratezza della fattura è la fase più vitale della verifica della fattura. Il controllo dell’accuratezza inizia con l’assicurarsi che la fattura da elaborare sia pensata per la tua azienda o meno. Molte volte, il fornitore potrebbe inviare ai clienti una fattura all’indirizzo sbagliato.

   Inoltre, ciò include il controllo delle tariffe dei servizi o dei prodotti secondo l’accordo. È inoltre necessario verificare se il calcolo dell’imposta sulle vendite applicata, degli sconti e dell’importo della fattura è corretto.

2. Confermare la data della fattura

   Controllare le date della fattura è come verificare se una fattura è valida. Ha un significato enorme in una fattura. Può farti perdere o vincere battaglie legali sulle transazioni. Pertanto, è necessario controllare sempre la data della fattura. Oltre a questo, ti aiuta a evitare i doppi pagamenti. Se la data è errata, sarebbe molto più difficile trovare la fattura per il controllo della transazione in futuro.

   Inoltre, si potrebbe ottenere un errore durante il calcolo dell’imposta solo a causa di una fattura erroneamente datata.

3. Confermare la consegna con il Project Manager

   Confermare la consegna con il project manager ti tiene lontano da pagamenti fraudolenti. Garantire di aver ricevuto i servizi/prodotti che stai pagando è una delle migliori pratiche.

   Prima di dare il via libera alla consegna, il gestore deve verificare la quantità e la qualità descritte delle voci nella fattura con quelle della consegna effettiva.

   A volte, se la consegna non viene effettuata in tempo, il cliente può pagare meno al venditore e risparmiare denaro all’azienda. E questo potrebbe essere possibile solo confermando la consegna con autorità.

4. Controllare le informazioni del fornitore

   Controllare le informazioni del fornitore è un altro metodo più semplice per evitare pagamenti fraudolenti. È necessario controllare i dettagli del fornitore sulla fattura con le fatture passate nel processo di contabilità fornitori.

   Controllare la ragione sociale, il logo, il numero di contatto, l’indirizzo postale e l’ID e-mail. Questo controllo incrociato non solo ti avvisa delle frodi, ma ti aiuta anche a mantenere aggiornati i dati del tuo sistema. E se si tratta di un nuovo fornitore, è necessario verificare i dettagli di contatto prima di procedere.

   Inoltre, se vuoi risparmiare tempo ed evitare errori di pagamento, dovresti anche controllare i termini di pagamento come numero di conto, numero di codice fiscale e metodo di pagamento preferito menzionato sulla fattura.

5. Contrassegnare la data di scadenza della fattura

   Prendere nota della data di scadenza della fattura consente di risolvere la priorità di pagamento della fattura e migliorare il flusso di cassa. Oltre a questo, notando il termine di pagamento ha benefici economici per la vostra organizzazione troppo. Ti consente di risparmiare dal pagamento delle tasse di pagamento in ritardo e ti aiuta a usufruire degli sconti early bird come indicato nei termini di pagamento.

6. Pianificare il pagamento

   Una volta eseguiti tutti i controlli di cui sopra, il pagamento deve essere programmato e approvato dal gestore dei conti da pagare almeno un paio di giorni prima. Questo ti dà una finestra per interrompere il pagamento se ci sono problemi con il pagamento.

   Come discusso, la verifica della fattura è un processo cruciale e richiede tutta la vostra attenzione. Tuttavia, ogni fase del processo ha limiti di tolleranza quasi zero in quanto può causare disastri contabili finanziari.

Pertanto, una cosa saggia sarebbe quella di eseguire le fatture approvate attraverso una lista di controllo finale prima di inviare le fatture per effettuare la transazione.

Quindi, ecco una lista di controllo di verifica delle fatture rapida ma essenziale per la riconciliazione delle fatture.

Checklist di verifica fattura

• Assicurarsi che la fattura non sia stata pagata

  Prima di inviare le fatture che effettuano il pagamento, è necessario confermare che la fattura non è stata pagata. Il modo più accurato per scoprirlo è eseguire un controllo del numero di fattura nei registri “fatture pagate”.

• Verifica la fattura con la documentazione

  Una volta che sai che la fattura non è ancora stata pagata. È necessario verificarlo con tutti i documenti giustificativi disponibili relativi all’acquisto. Ad esempio, include le ricevute PO, preventivo e consegna.

• Chiarire discrepanze

  Errori di fatturazione non è un fenomeno raro. E supponiamo di trovare eventuali discrepanze nella fattura è verificata. In tal caso, non dovresti mai trascurarlo e chiarirlo con i conti da pagare & accounts receivable clerk, project manager o l’autorità appropriata. Tuttavia, se si riscontrano problemi, è necessario contattare il fornitore per risolverli.

Voilà!

Hai finito! Se hai seguito i passaggi precedenti, hai verificato una fattura con successo.

Ora,

Quanto tempo ci è voluto?

Ci è voluto più tempo di quanto immaginassi?

Generalmente, il tempo impiegato per elaborare una fattura per una piccola impresa con risorse limitate è di circa 17 giorni in media.

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Conclusione

Va bene!

Non era così semplice?

In questo blog, abbiamo parlato dei passaggi più semplici per evitare di commettere errori di pagamento delle fatture. E i vantaggi della verifica della fattura devono averti incoraggiato a praticarla già.

Ma, se si desidera evitare tutte le attività di fatturazione manuale, generare fattura ora ed eliminare lo spazio per gli errori umani dall’intero processo di fatturazione.

Speriamo che questo blog abbia cancellato quasi tutte le tue domande riguardanti il processo di verifica della fattura. Per ottenere idee innovative, tendenze e suggerimenti relativi alla fatturazione in un unico luogo, controlla altri blog da noi.