Sicurezza tecnologica

È un momento difficile quando un programma di violenza domestica o violenza sessuale viene servito con un mandato di comparizione che richiede informazioni su un sopravvissuto attuale o precedente. La Violence Against Women Act (VAWA), la Family Violence Prevention and Services Act (FVPSA) e la Victims of Crime Act (VOCA) contengono tutte forti disposizioni sulla riservatezza che limitano la condivisione delle informazioni di identificazione personale delle vittime. I programmi non possono rilasciare alcuna informazione sui sopravvissuti senza un rilascio scritto e completamente informato, limitato nel tempo, di informazioni firmate dall’individuo. Ma VAWA, FVPSA e VOCA consentono anche una condivisione limitata quando richiesto da un ordine del tribunale valido. Quindi un mandato di comparizione e’un ordine del tribunale? In molte circostanze, la risposta è no.

Che cos’è un mandato di comparizione?

Un mandato di comparizione è un documento scritto che richiede che un individuo testimoni in un caso specifico, fornisca informazioni o faccia entrambe le cose. La maggior parte dei mandati di comparizione sono emessi da un avvocato o procuratore in vari tipi di casi giudiziari, tra cui penale, tribunale per i minorenni, e grandi giurie. Nella maggior parte degli stati, non è considerato un ordine del tribunale a meno che non firmato da un giudice. Indipendentemente da chi ha inviato il mandato di comparizione, i programmi non dovrebbero mai ignorarlo e non dovrebbero MAI semplicemente consegnare le informazioni richieste senza fare obiezioni e prendere misure protettive. La risposta appropriata varia e dipende da diversi fattori.

Un mandato di comparizione è un ‘ordine del tribunale’? Nella maggior parte delle circostanze, la risposta è no. I programmi non dovrebbero mai semplicemente consegnare le informazioni in risposta a un mandato di comparizione.

Agire prima che l’azione sia necessaria

I programmi dovrebbero prima fare diverse cose prima di ricevere un mandato di comparizione:

1. Stabilire buone politiche e procedure per la conservazione dei record, la conservazione e l’eliminazione dei file. Ricorda meno è spesso meglio. Più dati dei clienti vengono raccolti, maggiore è il rischio di riservatezza per le vittime. La migliore pratica da seguire per la raccolta dei dati è raccogliere e conservare la quantità minima di informazioni necessarie alla tua agenzia per fornire servizi centrati sulle vittime. Informazioni generali sulla conservazione dei dati possono essere reperite all’indirizzo: www.techsafety.org/retention.

2. Sviluppare una politica scritta su come rispondere alle citazioni in giudizio e formare tutto il personale in tali procedure. La politica dovrebbe includere:

• linee guida Generali su come il programma risponderà,

• Istruzioni per fornire immediata comunicazione al direttore esecutivo di gestione / che un mandato di comparizione è stato ricevuto,

• Designazione di un membro del personale (spesso il direttore esecutivo, che è considerato il ‘custode dei record.”Questa è la persona che è responsabile della manutenzione di tutti i record del programma e del cliente e per rispondere formalmente a un mandato di comparizione per i record.

• Il processo per comunicare con la persona le cui informazioni vengono richieste e determinare cosa vorrebbero che il programma facesse con le loro informazioni. Questo dovrebbe includere:

  • Identificare se la persona è attualmente o è stato un cliente del programma.

  • Determinare se esiste un metodo sicuro noto per stabilire un contatto.

  • Identificare chi dal programma raggiungerà.

  • Informare la persona della richiesta, quali informazioni sono state richieste, tutte le possibili opzioni per rispondere e le possibili conseguenze.

• Il processo per garantire il vero consenso informato per un sopravvissuto che vuole il programma per condividere le informazioni. I clienti dovrebbero essere pienamente informati delle possibili conseguenze della divulgazione e il metodo per ottenere una comunicazione scritta di informazioni dovrebbe essere deciso.

• Il processo per collegare la persona con consulenza legale, se necessario.

3. Stabilire un rapporto con un avvocato locale che comprende le restrizioni di riservatezza imposte dalla federale, stato, e privilegi di legge e le leggi, ed è disposto ad assistere il programma gratuitamente o ad un costo ridotto. I programmi possono anche contattare ambar.org/subpoena difesa per i materiali e la formazione per sostenere gli avvocati nella vostra zona.

4. Stabilire relazioni di collaborazione con altre organizzazioni e agenzie della comunità, come le forze dell’ordine, agenzie di assistenza all’infanzia, autorità abitative, ecc. È importante capire che le relazioni di collaborazione non significano la condivisione automatica delle informazioni sui sopravvissuti. In effetti, è proprio il contrario. Tutti i partner della comunità dovrebbero essere istruiti sui requisiti di riservatezza e che i programmi non divulgare informazioni a meno che il sopravvissuto vuole loro di farlo e completa un comunicato scritto.

Rispondere a un mandato di comparizione

I programmi che hanno ricevuto un mandato di comparizione NON dovrebbero MAI semplicemente consegnare le informazioni e dovrebbero sempre contattare il proprio avvocato per una consulenza legale. La risposta non sarà la stessa ogni volta, ma dipenderà da diversi fattori, tra cui:

1. La citazione è firmata da un giudice o da un altro ufficiale giudiziario?

a. In caso contrario, è probabile che non sia un ordine del tribunale ai sensi della legge locale e quindi non costituirebbe un’eccezione agli obblighi di riservatezza stabiliti da VAWA, FVPSA e VOCA e nessuna informazione dovrebbe essere rilasciata sulla base di tale citazione.

i. La citazione non dovrebbe essere ignorata!

ii. Il programma può rispondere chiamando / scrivendo l’avvocato che lo ha emesso e chiedendo che la citazione sia ritirata, spiegando i requisiti di riservatezza. Nessuna informazione dovrebbe essere data all’avvocato, incluso se il sopravvissuto è mai stato o è un cliente del programma. Se la citazione non viene ritirata, il programma dovrebbe essere pronto a contestarne la validità in tribunale.

b. In rare circostanze, un mandato di comparizione può essere firmato da un giudice o da un ufficiale giudiziario. In questi casi, il programma può ancora chiamare l’avvocato emittente per saperne di più sulle circostanze che circondano la citazione, ma dovrebbe anche essere pronti a comunicare con la corte attraverso una mozione o altri documenti giudiziari.

2. Il programma sta attualmente lavorando con il sopravvissuto le cui informazioni vengono ricercate o ha un modo per contattare il sopravvissuto?

a. Il programma dovrebbe sempre tentare di contattare il sopravvissuto per fornire un avviso sulla ricezione della citazione, se può farlo in modo sicuro. Ricorda, l’informazione appartiene al sopravvissuto, che ha il diritto di decidere chi lo ottiene e come il programma dovrebbe rispondere.

io. Anche se raro, è possibile che un mandato di comparizione sia un ordine del tribunale che include un mandato che vieta al programma di dare preavviso alla persona le cui informazioni vengono richieste. Se il programma riceve un mandato di comparizione del genere, il programma dovrebbe consultarsi con il suo avvocato prima di comunicare con il sopravvissuto.

b. Se il sopravvissuto non può essere raggiunto, il programma ha ancora l’obbligo di contestare la citazione. Se le conversazioni informali con l’avvocato emittente non hanno successo, il programma dovrebbe essere pronto a presentare una mozione per annullare.

c. Se è in grado di parlare con il sopravvissuto, spiegare attentamente il diritto del sopravvissuto di far contestare al programma la citazione in giudizio e descrivere eventuali limitazioni alla riservatezza che il programma potrebbe avere.

i. Se il sopravvissuto non vuole che le informazioni divulgate, è obbligo del programma di sfidare la citazione presentando una mozione per annullare. Il programma dovrebbe spiegare il processo al sopravvissuto e assicurarsi che capiscano che se la Mozione non ha successo, il programma potrebbe continuare a contestarlo il più possibile, ma potrebbe essere incaricato da un tribunale di rilasciare alcune informazioni. Se la mozione non ha successo e il tribunale ordina al programma di divulgare le informazioni, il programma dovrebbe prendere in considerazione la presentazione di un ricorso a un tribunale superiore.

ii. Se il superstite vuole che le informazioni rilasciate, il programma dovrebbe esplorare con il sopravvissuto, come l’informazione può essere rilasciato:

• Se il superstite del suo avvocato che è in cerca di informazioni, in genere è meglio ritirare il mandato di comparizione (perché che dice la controparte che l’informazione è là fuori) e discutere con il sopravvissuto, il modo migliore per ottenere informazioni per il sopravvissuto, avvocato.

• Se è un avversario che cerca le informazioni, e il sopravvissuto vuole che il programma le fornisca, il sopravvissuto deve completare una versione scritta, informata e limitata nel tempo di informazioni, e il programma dovrebbe rilasciare solo le informazioni specifiche dettagliate in quella versione e prepararsi a sfidare la richiesta della citazione per qualsiasi altra informazione (se necessario).

3. Cosa succede se il programma non ha più le informazioni richieste?

a. Il programma non può né confermare né negare se hanno le informazioni richieste perché conferma di aver lavorato con il cliente.

b. Un programma può chiamare o scrivere l’avvocato emittente per dire: “Hai richiesto informazioni da 2 anni fa. La riservatezza mi vieta di confermare se sappiamo chi è questa persona, ma posso dirvi che è la nostra politica di distruggere tutti i file dopo un anno. Pertanto, è improbabile che abbiamo qualcosa relativo a qualcuno da 2 anni fa. Vuoi ritirare il mandato?”

4. Cosa succede se il programma non ha mai fornito servizi al sopravvissuto?

a. Il programma non può né confermare né negare se hanno lavorato con un client. Se il programma nega di aver lavorato con una persona in alcuni casi, allora un rifiuto di confermare o negare in altri casi diventa una conferma in sé.

b. Spesso, la citazione in giudizio e il caso giudiziario forniranno informazioni su come contattare la persona. Il programma può chiamare l’avvocato della persona, dire che ha ricevuto una citazione relativa alla persona e chiedere di parlare direttamente con la persona sulla citazione.

i. La persona può dare il consenso a rivelare che il programma non ha mai fornito servizi.

c. Il programma dovrebbe comunque contestare le citazioni per informazioni, anche quando il programma non ha mai fornito servizi. Questa sfida educa il sistema legale sulla riservatezza del programma. Una reputazione per proteggere vigorosamente le informazioni farà avvocati pensare due volte prima citazione in giudizio il programma di nuovo.

Sommario

Per i programmi per fornire i migliori servizi ai sopravvissuti di violenza domestica, violenza sessuale, violenza sessuale e stalking, è fondamentale mantenere le loro informazioni in stretta riservatezza. Ricorda che le informazioni appartengono al sopravvissuto, non al programma. Il sopravvissuto si riserva il diritto di scegliere quando, come e quali informazioni personali saranno condivise, o non condivise, e con chi. Le agenzie e gli avvocati sono responsabili del rispetto e del rispetto dei desideri della vittima e della salvaguardia delle informazioni del sopravvissuto che raccolgono o detengono.