Sistema di archiviazione centralizzato / Spiegazione / Vantaggi

Che cos’è il sistema di archiviazione centralizzato?

I record di tutti i reparti dell’organizzazione aziendale sono mantenuti in un unico luogo, ovvero un sistema di archiviazione centralizzato. I record di archiviazione centralizzati sono controllati da un piano di indice comune. Per il quale viene creato un reparto separato, noto come dipartimento di archiviazione. Tutti i file dell’organizzazione sono conservati da questo dipartimento. I reparti funzionali di un’organizzazione sono sollevati dal mal di testa di mantenere i record. Tutti i file, le attrezzature di archiviazione e il personale di archiviazione si trovano nel reparto di archiviazione.

Vantaggi del deposito centralizzato

I principali vantaggi del deposito centralizzato sono i seguenti.

1. Non vi è alcuna duplicazione di accordi di deposito. Pertanto, il costo della manutenzione del deposito è molto basso.

2. C’è un migliore utilizzo dello spazio di archiviazione.

3. Facile posizione di documenti e record sono possibili. Consente di risparmiare tempo e risorse umane.

4. C’è pieno utilizzo dello spazio di archiviazione disponibile.

5. La duplicazione delle apparecchiature di riempimento è evitata al massimo e richiede solo pochi schedari.

6. Consente l’uniformità e la standardizzazione del sistema di archiviazione e del metodo.

7. Garantisce una facile posizione e consegna dei documenti richiesti.

8. Questo sistema utilizza personale addestrato e qualificato che porta ad una maggiore precisione nel deposito dei record.

9. Questo sistema garantisce una maggiore resa e un funzionamento efficiente di ogni lavoro in tutto l’ufficio.

10. La supervisione e il controllo possono essere impiegati in modo migliore sul trasferimento dei record, sul loro recupero e conservazione.

11. Record e documenti sono archiviati su base saggio soggetto.

12. Questo sistema garantisce un funzionamento efficiente delle attività di follow-up.

13. Il funzionamento continuo di questo sistema non può essere ostacolato dall’assenza di personale dell’ufficio.

14. La divisione dei documenti pertinenti in posizione diversa è evitata.

15. Non vi è alcuna difficoltà a presentare gli utenti e il personale del reparto di archiviazione.

16. L’integrità dei file può essere mantenuta e la perdita di record preziosi può essere prevenuta poiché il personale autorizzato da solo ha permesso di accedere ai file.

17. È facilitata un’amministrazione più efficace del programma di conservazione dei record.

18. Le teste dipartimentali funzionali vengono salvate dal botheration di manutenzione dei record. Possono dedicare il loro tempo pieno e l’attenzione alle attività dipartimentali.