請求書を確認するには？ 請求書を承認するためのステップバイステップの請求書チェックプロセス

請求書を誤って支払うことの不安は毎回あなたを得ますか？

心配するな！ あなただけではありません。 グローバル企業でさえそれを通過します。

結局のところ、ビーチの日に日焼け止めを忘れるよりも悪いことがあれば、それは間違って支払われた請求書でなければなりません。

したがって、誤った支払いの法律を勉強する必要がないことを確認するために、請求書を確認する方法を理解しましょう。

請求書検証プロセスについて

請求書検証は、仕入先が顧客が利用したものに対して顧客に請求しているかどうかを確 これは、受領した請求書を発注書および納入受領書と照合することによって行われます。 請求書は、請求書の詳細が補助伝票と一致する場合にのみ支払われます。

一般に、企業には、請求書支払いを確認および承認する権限を持つ専用の買掛金管理者がいます。

請求書検証の主な理由は、不正な支払いを避けるためです。

請求書承認プロセスは、会社の規模、種類、およびワークフローによって、会社ごとに異なります。

だから、あなたが練習すべき請求書検証の種類について疑問に思っているなら、のは、請求書検証のすべての重要なタイプについて話しましょう。

請求書検証の異なるタイプ

請求書チェックプロセスは、取引の性質に依存します。 ただし、ほとんどの企業では、次の3つの一般的な請求書チェック方法を実践しています。

そのうちの三つを見てみましょう。

• 発注書に基づく請求書: 発注書(PO)ベースの請求書照合では、請求書が配置された購買発注と照合されます。 これは、一般的に通信ギャップを避けるために注文をした当局によって行われます。 このメソッドでは、配信数または一部配信はカウントされません。 合計数量と請求書金額のみがカウントされます。
• 入庫に基づく請求書:入庫に基づく請求書照合は、部品での商品配送が行われる場合には、aptオプションとみなされます。 したがって、個々の商品は個別に請求されます。
• 注文参照のない請求書: 場合によっては、POが参照できない場合、会社は買掛金管理者、夫婦会計士、またはG/L会計士に直接請求書を確認します。

請求書承認の利点を知ったので、プロセスを見たいと熱望しなければなりません。 そうじゃないの?

よし、すぐに飛び込んでみよう。

請求書検証プロセス

請求書処理の最初のステップは、請求書を受け取ったらすぐに請求書番号を確認することです。 請求書番号は、購買発注番号または入庫番号と一致する必要があります。

請求書番号が正しいので、請求書検証プロセスを開始しましょう。

1. 請求書の精度を確認する

   請求書の精度を確認することは、請求書の検証の最も重要なステップです。 精度チェックは、処理される請求書があなたの会社のためのものであるかどうかを確認することから始まります。 多くの場合、仕入先は間違った住所で顧客に請求書を送信する可能性があります。

   また、これには、本契約に従って本サービスまたは製品の料金を確認することが含まれます。 また、適用される売上税、割引、および請求金額の計算が正しいかどうかを確認する必要があります。

2. 請求書の日付の確認

   請求書の日付の確認は、請求書が有効かどうかを確認する方法です。 それは請求書に大きな意味を持っています。 それはあなたが失うか、取引についての法的な戦いに勝つことができます。 したがって、請求書の日付を常に確認する必要があります。 それ以外は、それはあなたが二重の支払いを避けるのに役立ちます。 日付が間違っている場合は、将来的に取引を監査するための請求書を見つけることがはるかに困難になります。

   さらに、誤った日付の請求書のためだけに税金を計算する際にエラーが発生する可能性があります。

3. プロジェクトマネージャーで配信を確認する

   プロジェクトマネージャーで配信を確認すると、不正な支払いからあなたを遠ざけます。 あなたが支払っているサービス/製品を受け取ったことを確認することは、ベストプラクティスの一つです。

   納入をグリーンライティングする前に、マネージャは請求書に記載されている明細の数量と品質を実際の納入の数量と確認する必要があります。

   時には、配達が時間通りになされなければ、顧客は売り手により少しを支払い、会社のお金を救うことができます。 そして、これは権限を持って配達を確認することによってのみ可能です。

4. 仕入先情報の確認

   仕入先情報の確認は、不正な支払いを避けるためのもう一つの最も簡単な方法です。 請求書の仕入先の詳細を、買掛金管理プロセスの過去の請求書と照合する必要があります。

   会社名、ロゴ、連絡先番号、郵送先住所、電子メールIDを確認します。 このクロスチェックは、詐欺について警告するだけでなく、システムデータを最新の状態に保つのにも役立ちます。 また、新しい仕入先の場合は、先に進む前に連絡先の詳細を確認する必要があります。

   また、時間を節約し、支払いの失敗を避けたい場合は、請求書に記載されている口座番号、納税者番号、優先支払い方法などの支払い条件も確認する必

5. 請求書の期日をマーク

   請求書の期日をメモすると、請求書の支払い優先度を整理し、キャッシュフローを改善するのに役立ちます。 それ以外にも、支払い期限に注意することは、あなたの組織にとっても経済的利益をもたらします。 これは、支払遅延手数料を支払うことからあなたを保存し、支払い条件で述べたように、あなたは早期の鳥の割引を利用することができます。

6. 支払のスケジュール

   上記のすべてのチェックが完了したら、支払は少なくとも数日前に買掛金管理者によってスケジュールされ、承認されなければなりません。 これにより、支払いに問題がある場合に支払いを停止するウィンドウが表示されます。

   説明したように、請求書の検証は重要なプロセスであり、すべての注意を必要とします。 しかし、プロセスのすべてのステップには、財務会計の災害を引き起こす可能性があるため、ほぼゼロトレランスの制限があります。

したがって、賢明なことは、トランザクションを行うために請求書を提出する前に、最終的なチェックリストを介して承認された請求書を実行す

だから、ここでは、請求書の調整のための迅速ではあるが不可欠な請求書検証チェックリストです。

請求書検証チェックリスト

• 請求書が未払いであることを確認してください

  支払いを行う請求書を送信する前に、請求書が未払いであることを確認する必要があります。 それを見つける最も正確な方法は、「有料請求書」ログで請求書番号チェックを実行することです。

• 請求書がまだ未払いであることがわかったら、ドキュメント

  で請求書を確認します。 購入に関連して利用できるすべての補助文書とのそれを交差確認するべきです。 たとえば、購買発注、見積、および納入受領書が含まれます。

• 矛盾を明確にする

  請求ミスはまれな現象ではありません。 そして、あなたは請求書内の矛盾が検証されている見つけたとします。 その場合、それを無視して、買掛金&売掛金事務員、プロジェクトマネージャー、または適切な権限でそれを明確にするべきではありません。 それでも、問題に直面している場合は、ベンダーに連絡して解決する必要があります。

終わりました！ 上記の手順を実行している場合は、請求書が正常に確認されています。

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結論

よし！

このブログでは、請求書の支払いミスを避けるための最も簡単な手順について話しました。 そして、請求書検証の利点は、すでにそれを練習することを奨励している必要があります。

しかし、すべての手動請求タスクを回避したい場合は、今すぐ請求書を生成し、請求プロセス全体からヒューマンエラーの余地を排除します。

このブログが請求書検証プロセスに関するほぼすべてのクエリをクリアしたことを願っています。 一つの場所で請求書発行に関連する革新的なアイデア、トレンド、およびヒントを取得するには、私たちによって他のブログをチェッ