集中ファイリングシステム/説明/利点

集中ファイリングシステムとは何ですか？

ビジネス組織のすべての部門の記録は、一箇所、すなわち集中ファイリングシステムに維持されています。 集中ファイリングレコードは、共通の索引計画によって制御されます。 そのために、別の部門が作成され、すなわち出願部門として知られています。 組織のすべてのファイルは、この部門によって保存されます。 組織の機能部門は、記録を維持するという頭痛から解放されます。 すべてのファイル、ファイリング機器およびファイリングスタッフは、ファイリング部門に配置されています。

集中ファイリングの利点

集中ファイリングの主な利点は次のとおりです。

1. 出願手配の重複はありません。 従って、ファイリング維持の費用は非常に低いです。

2. 記憶空間のよりよい利用があります。

3. 文書および記録の容易な位置は可能である。 それは時間および人的資源を救います。

4. 利用できる記憶空間の完全な利用がある。

5. 満ちる装置の重複は最高で避け、少数のファイリングキャビネットだけ要求される。

6. それはファイリングシステムおよび方法の均等性そして標準化を可能にする。

7. それは必要な文書の容易な位置そして配達を保障する。

8. このシステムは記録のファイリングのより大きい正確さをもたらす訓練され、修飾されたスタッフを利用する。

9. このシステムはオフィス中のあらゆる仕事のより大きい出力そして有効な操作を保障する。

10. 監督および制御は記録の移動、検索および保持のよりよい方法で用いることができる。

11. 記録および文書は主題の賢明な基礎でファイルされる。

12. このシステムはフォローアップの活動の有効な操作を保障する。

13. このシステムの継続的な動作は、オフィススタッフがいないことによって妨げられることはありません。

14. 別の場所での関連文書の分割は回避されます。

15. ファイルユーザーとファイル部門のスタッフには困難はありません。

16. ファイルの完全性は維持することができ、貴重な記録の損失は単独で許可されたスタッフがファイルにアクセスすることを許可したので防ぐこ

17. 記録スケジュールの保持のより効果的な管理が容易になる。

18. 機能部門の頭部は記録の維持の煩わしさから救われる。 彼らは部門活動にフルタイムと注意を払うことができます。