중앙 집중식 파일링 시스템/설명/장점

중앙 집중식 파일링 시스템이란 무엇입니까?

비즈니스 조직의 모든 부서의 기록은 한 곳,즉 중앙 집중식 파일링 시스템에서 유지됩니다. 중앙 집중식 파일링 레코드는 공통 인덱스 계획에 의해 제어됩니다. 이를 위해 별도의 부서가 작성됩니다(예:신고 부서). 이 부서는 조직의 모든 파일을 보존합니다. 조직의 기능적인 부는 유지 기록의 두통에서 구호된다. 모든 파일,파일 장비 및 파일 직원은 파일 부서에 있습니다.

중앙 집중식 파일링의 장점

중앙 집중식 파일링의 주요 장점은 다음과 같습니다.

1. 서류정리의 아무 중복도 없다. 따라서 유지 보수 비용이 매우 낮습니다.

2. 저장 공간의 더 나은 활용이있다.

3. 문서 및 기록의 쉬운 위치가 가능합니다. 그것은 시간과 인적 자원을 절약 할 수 있습니다.

4. 사용 가능한 저장 공간의 전체 활용이있다.

5. 채우는 장비의 복제는 최대에 기피되고 단 몇몇 서류 캐비넷을 요구된다.

6. 그것은 파일링 시스템 및 방법의 균일 성 및 표준화를 가능하게합니다.

7. 그것은 필요한 서류의 쉬운 위치 및 배달을 보장합니다.

8. 이 시스템은 기록의 제출에 더 큰 정확성에 이르게 훈련과 자격을 갖춘 직원을 활용.

9. 이 체계는 사무실을 통하여 각 일의 더 중대한 산출 그리고 능률적인 가동을 지킵니다.

10. 감독 및 제어 기록,그들의 검색 및 보존의 전송에 더 나은 방법으로 채택 될 수 있다.

11. 기록 및 문서는 주제 현명한 기준으로 제출됩니다.

12. 이 시스템은 후속 활동의 효율적인 운영을 보장합니다.

13. 이 시스템의 지속적인 작동은 사무실 직원의 부재로 인해 방해받을 수 없습니다.

14. 다른 위치에 관련 문서의 분할은 피할 수있다.

15. 사용자 및 제출 부서 직원을 제출하는 데 어려움이 없습니다.

16. 파일의 완전성은 유지될 수 있고 혼자 허가한 직원이 파일에 접근하는 것을 허용했기 때문에 귀중한 기록의 손실은 방지될 수 있습니다.

17. 기록 일정의 보존에 대한보다 효과적인 관리가 용이합니다.

18. 기능 부서 머리는 기록의 유지 보수의 귀찮게에서 저장됩니다. 그들은 부서별 활동에 풀 타임과 관심을 기울일 수 있습니다.