이해 관계자에게 비즈니스 프로세스 모델을 제시하는 방법

청중이 프로세스 분석에 대한 프리젠 테이션 중간에 중단 한 적이 있습니까?”간단한 파워 포인트 슬라이드에서 프로세스 모델을 보여줄 수 있습니까?”-또는,”나는 녹색과 자주색 상자를 보고 싶지 않다,다만 저에게 교류를 보여주십시오!”

아마도 당신은 너무 많은 세부 사항이나 잘못된 방법으로 프로세스를 모델링하는 데 몇 가지 노력을 낭비했다고 느꼈을 것입니다. 당황 하 고 타락,어떻게 다른 이러한 모델을 제시 수 궁금 해야 합니다. 글쎄,당신은 혼자가 아닙니다!

이것은 다양한 청중에게 프로세스 모델을 제시해야 할 때 흔히 발생하는 딜레마이다. 특히 프로세스 모델링 언어에 익숙하지 않은 경우 적절한 수준의 프로세스 세부 정보를 이해 관계자 그룹에 제공하는 데 예술과 과학이 모두 있습니다.

더 크고 복잡한 엔드 투 엔드 프로세스 개선 작업과 새로운 자동화 된 비즈니스 모델 구현에서 효과적인 프레젠테이션이 더욱 중요합니다. 여러 모델 유형을 사용하여 동일한 비즈니스 프로세스를 다양한 대상 그룹에 설명해야 할 수 있습니다.

따라서 이해 관계자가 누구이며 청중 앞에서 무엇을보고 싶은지 이해하는 것이 매우 중요합니다.

이 문서에서는 이해,구성 및 의사 소통의 세 가지 핵심 요소를 기반으로 비즈니스 프로세스 모델의 효과적인 프리젠 테이션에 대한 접근 방식을 제안합니다.

이해

이해관계자의 요구를 이해합니까?

프로세스 모델의 세부 사항이 기대에 부합합니까?

효과적인 의사 소통을 위해서는 이해 관계자가 누구인지,왜 관심이 있는지 이해하는 것이 중요합니다. 다양한 수준과 주요 이해 관계자는 다음과 같을 수 있습니다:

1. 기업/관리 수준(고위 관리자,프로그램 관리)

2. 프로세스/프로젝트 수준(프로세스 소유자,운영 관리자,위험/품질 관리자,프로세스 분석가,주제 전문가,팀 구성원)

3. 프로세스/프로젝트 구현 수준(인사 관리자,변경 에이전트,프로그래머,개발자,프로세스 사용자).

모델 세부 사항의 필요한 수준은 이해 관계자에 따라 다릅니다.

고위 경영진은 신속하고 정확한 비즈니스 의사 결정을 용이하게하는 거친 세부 프로세스 설명을 선호합니다. 프로세스 사용자는 작업 절차의 세부 사양을 높이 평가합니다.

따라서 조직은 하나의 비즈니스 프로세스에 대해 여러 모델을 유지하는 것이 일반적입니다.

구성

많은 양의 프로세스 모델링 정보를 관리하고 청중이 읽고 이해할 수 있도록 하려면 어떻게 해야 합니까?

이것을 더 쉽게 만들 수있는 두 가지가 있습니다.: 프로세스 아키텍처부터 시작하여 모든 프로세스 다이어그램에 범례를 포함합니다.

계층적 프로세스 아키텍처를 사용하여 비즈니스 프로세스 모델을 구성하면 프레젠테이션 중에 세부 수준 간의 원활한 탐색이 가능합니다.

위의 예에서 레벨 1-5 는 프로세스 세부 사항에 대한 전략적,전술적 및 운영 적 관점을 제공합니다. ‘무엇'(레벨 1-3)은 조직의 비즈니스 환경에 대한 대략적인 개요를 제공하고”방법”(레벨 4 및 5)은 프로세스 단계에 대한 훌륭한 설명을 제공합니다.

청중이 모델에 무엇이 있는지 이해할 수 있습니까?

당신이 없을 때 그들은 그것을 이해할 것입니까?

모델링 기호 및 규칙을 설명하는 다이어그램 범례를 사용하는 것이 항상 유용합니다. 이것은 프로세스 모델링에 익숙하지 않은 사람들에게 특히 중요합니다.

통신

프로세스 모델 프레젠테이션에 가장 적합한 형식은 무엇입니까?

고려해야 할 세 가지가 있습니다:프리젠 테이션 매체,언어 및 그래픽 프리젠 테이션.

1. 필요한 세부 수준을 가장 잘 표시할 프레젠테이션 매체를 선택합니다. 프로세스 모델링 도구는 여러 수준의 프레젠테이션을 허용 할 수 있습니다. 파워 포인트 슬라이드는 거친 프로세스 세부 사항 및 프로젝트 관리 정보에 적합 할 수있다. 정밀한 가공 세부사항을 위해,큰 체재 종이에 인쇄 모형에 관련될지도 모릅니다.

2. 간단한 언어를 사용하십시오. 경청자가 용어에 친밀하면 않는한,기술적인 특수 용어를 기피하십시요. 상당한 모델링 경험을 가진 사람에 대한 간단한 언어가 무엇인지,프로세스 모델링에 약간의 노출과 다른 이해할 수없는 전문 용어가 될 수 있음을 기억하십시오.

3. 행사에 맞게 그래픽을 선택합니다. 대부분의 모델링 도구는 합리적인 그래픽을 생성하지만 필연적으로 프로세스 모델처럼 보입니다. 일부 관객의 경우 아래 그림과 같이 스토리 보드 스타일 그래픽을 사용하는 것이 바람직 할 수 있습니다. 이 다이어그램은 제시 하단에서 강조 키 프로세스 개선 은행에서 제안 된 프로세스 계좌 개설을 논의하기 위해 성공적으로 사용되었다(나는.조직,시스템 및 미디어 나누기).

결론

프로세스 모델 프레젠테이션은 특히 프로세스 모델링 도구에서 모델을 본 적이없는 이해 관계자에게 다른 프로젝트 프레젠테이션만큼 중요합니다. 비즈니스 프로세스 모델 프레젠테이션의 목적을 달성하려면 이해 관계자의 기대를 이해하고 충족시키기 위해 신중한 접근 방식을 개발해야합니다.

프로세스 아키텍처에서 비즈니스 프로세스 모델을 구성하면 거칠고 정밀한 프로세스 세부 사항과 전체 프로세스 흐름을 쉽게 탐색 할 수 있습니다.

무료 모델링 범례를 사용하면 프로세스 문서를 더 쉽게 읽고 이해할 수 있습니다.

다양한 비즈니스 프로세스 모델 프리젠 테이션 미디어의 창조적 사용은 이해 관계자에 대한 모델의 시각적 품질을 향상시킵니다.

다음은 주요 디자인 질문입니다:

• 어떤 프로세스 모델 세부 정보(거친 또는 미세)를 보여주고 싶습니까?

• 특정한 경청자를 위한 제일 효력에 그 세부사항을 보여주는 제일 방법은 무엇인가?