Hvordan Presentere Forretningsmodeller Til Interessenter

har et publikum noen gang avbrutt midt i en presentasjon om prosessanalyse for å spørre: “kan du vise oss prosessmodellene i et Enkelt PowerPoint-lysbilde ?”- eller, ” jeg vil ikke se på de grønne og lilla boksene, bare vis meg strømmen!”

kanskje du da følte at du hadde kastet bort noe av din innsats i å modellere prosessen med for mye detalj eller på feil måte. Flau og demoralisert, du må ha lurt på hvordan ellers kunne disse modellene bli presentert. Vel, du er ikke alene!

Dette er et vanlig dilemma når det er behov for å presentere prosessmodeller til en rekke målgrupper. Det er både kunst og vitenskap i å presentere riktig nivå av prosessdetaljer til riktig gruppe interessenter, spesielt hvis de ikke er kjent med prosessmodelleringsspråket.

Effektiv presentasjon er enda mer kritisk i større og komplekse ende-til-ende prosessforbedringsarbeid og i nye automatiserte forretningsmodellimplementeringer. Du må kanskje bruke flere modelltyper til å beskrive de samme forretningsprosessene til ulike målgrupper.

derfor er det svært viktig å forstå hvem interessentene er og hva de ønsker å se før publikum med dem.

denne artikkelen foreslår en tilnærming til effektiv presentasjon av forretningsprosessmodeller basert på tre hovedelementer: forstå, organisere og kommunisere.

Forstå

forstår du interessentenes behov?

oppfyller detaljene i prosessmodeller forventningene sine?

for effektiv kommunikasjon er det viktig å forstå hvem interessentene er, og hvorfor de er interessert. Ulike nivåer og viktige interessenter kan være som følger:

1. enterprise / ledernivå (toppledere, programledelse)

2. prosess – / prosjektnivå (prosesseiere, operasjonelle ledere, risiko – / kvalitetsledere, prosessanalytikere, fageksperter, teammedlemmer)

3. prosess – / prosjektgjennomføringsnivå(HR-ledere, endringsagenter, programmerere, utviklere, prosessbrukere).

det nødvendige nivået av modelldetaljer avhenger av interessenten.

Toppledelsen vil foretrekke grove detaljer prosessbeskrivelser tilrettelegge raske og riktige beslutninger. Prosessbrukere setter pris på fin detaljspesifikasjon av arbeidsprosedyrer.

derfor er det vanlig for organisasjoner å opprettholde flere modeller for en forretningsprosess.

Organiser

hvordan håndterer du store mengder prosessmodelleringsinformasjon og sikrer at publikum kan lese og forstå den?

det er to ting som kan gjøre dette enklere: start med en prosessarkitektur, og ta med en legende på hvert prosessdiagram.

Organisering av forretningsprosessmodeller ved hjelp av hierarkisk prosessarkitektur muliggjør sømløs navigering mellom detaljnivåer under presentasjonen.

i eksemplet ovenfor gir nivå 1-5 et strategisk, taktisk og operativt perspektiv på prosessdetaljene. “Hva” (nivå 1-3) gir en grov oversikt over organisasjonens forretningslandskap, mens “hvordan” (nivå 4 og 5) gir de fine beskrivelsene av prosesstrinnene.

vil publikum kunne forstå hva som er i modellen?

vil de forstå det når du ikke er der?

det er alltid nyttig å bruke en diagramlegende som forklarer modellsymbolene og konvensjonene. Dette er spesielt viktig for de som ikke er kjent med prosessmodellering.

Kommunisere

hvilket format er best å bruke for en prosessmodell presentasjon?

det er tre ting du bør vurdere: presentasjonsmediet, språket og den grafiske presentasjonen.

1. Velg presentasjonsmediet som best viser detaljnivået som kreves. Et prosessmodelleringsverktøy kan tillate flere nivåer av presentasjon. PowerPoint-lysbilder kan være passende for grove prosessdetaljer og prosjektledelsesinformasjon. For fine prosessdetaljer kan det være relevant å skrive ut modeller på stort formatpapir.

2. Bruk enkelt språk. Med mindre publikum er kjent med terminologien, unngå teknisk sjargong. Husk at det som er enkelt språk for noen med betydelig modellering erfaring, kan være uforståelig sjargong for en annen med liten eksponering for prosessmodellering.

3. Velg grafikken som passer til anledningen. De fleste modelleringsverktøy produserer rimelig grafikk, men uunngåelig ser de ut som prosessmodeller. For noen publikum kan det være å foretrekke å ha en storyboard stil grafikk, som vist nedenfor. Dette diagrammet ble brukt med hell for å presentere og diskutere den foreslåtte prosessen konto åpning i en bank med nøkkelen prosessforbedring uthevet nederst (i.e. organisering, system og mediepauser).

Konklusjon

Prosessmodell presentasjon er like kritisk som noen annen prosjektpresentasjon, spesielt for interessenter som aldri har sett modeller i et prosessmodelleringsverktøy. For å oppnå målet med presentasjonen av forretningsprosessmodellen må det utvikles en forsiktig tilnærming for å forstå og møte interessentenes forventninger.

Organisering av forretningsprosessmodellene i en prosessarkitektur gir enkel navigering mellom grove og fine prosessdetaljer og den samlede prosessflyten.

en gratis modelllegende gjør det enklere å lese og forstå prosessdokumentasjonen.

Kreativ bruk av ulike forretningsprosessmodeller presentasjonsmedier forbedrer den visuelle kvaliteten på modellen for interessentene.

dette er de viktigste designspørsmålene:

• Hvilke prosessmodelldetaljer (grov eller fin) du vil vise?

• Hva er den beste måten å vise disse detaljene til beste effekt for bestemt publikum?