Sentralisert arkiveringssystem / Forklaring / Fordeler

Hva Er Sentralisert arkiveringssystem?

registreringer av alle avdelinger av virksomheten organisasjonen opprettholdes på ett sted dvs. sentralisert arkivsystem. De sentraliserte arkiveringspostene styres av en felles indeksplan. For hvilken en egen avdeling er opprettet, dvs. kjent som arkiveringsavdeling. Alle filene i organisasjonen er bevart av denne avdelingen. De funksjonelle avdelingene i en organisasjon er lettet fra hodepine for å opprettholde poster. Alle filer, arkiveringsutstyr og arkiveringspersonell er plassert i arkiveringsavdelingen.

Fordeler Med Sentralisert Arkivering

de viktigste fordelene med sentralisert arkivering er som følger.

1. Det er ingen duplisering av innlevering ordninger. Derfor er kostnaden for arkivering vedlikehold svært lav.

2. Det er bedre utnyttelse av lagringsplass.

3. Enkel plassering av dokumenter og poster er mulig. Det sparer tid og menneskelige ressurser.

4. Det er full utnyttelse av lagringsplass tilgjengelig.

5. Duplisering av fyllutstyr unngås maksimalt og kreves bare få arkivskap.

6. Det muliggjør ensartethet og standardisering av arkiveringssystemet og metoden.

7. Det sikrer enkel plassering og levering av nødvendige dokumenter.

8. Dette systemet benytter utdannet og kvalifisert personale som fører til større nøyaktighet i innlevering av poster.

9. Dette systemet sikrer større produksjon og effektiv drift av hvert arbeid i hele kontoret.

10. Tilsyn og kontroll kan brukes på en bedre måte på overføring av poster, deres henting og oppbevaring.

11. Poster og dokumenter er arkivert på fag klok basis.

12. Dette systemet sikrer effektiv drift av oppfølgingsaktiviteter.

13. Den kontinuerlige driften av dette systemet kan ikke hindres av fravær av kontorpersonell.

14. Fordelingen av relevante dokumenter på forskjellige steder unngås.

15. Det er ingen problemer med å fil brukere og filing avdeling ansatte.

16. Integritet filer kan opprettholdes og tap av verdifulle poster kan forebygges siden autorisert personale alene lov til å få tilgang til filene.

17. Mer effektiv administrasjon av oppbevaring av journalplaner blir lettere.

18. De funksjonelle avdelingshodene lagres fra plaging av vedlikehold av poster. De kan vie sin fulle tid og oppmerksomhet på avdelings aktiviteter.