Gecentraliseerd bestand / uitleg / voordelen

Wat is gecentraliseerd bestand?

de registers van alle afdelingen van de bedrijfsorganisatie worden op één plaats bijgehouden, d.w.z. gecentraliseerd archiefsysteem. De gecentraliseerde archiefbestanden worden gecontroleerd door een gemeenschappelijk indexplan. Waarvoor, een aparte afdeling wordt gecreëerd dat wil zeggen bekend als archivering afdeling. Alle dossiers van de organisatie worden bewaard door deze afdeling. De functionele afdelingen van een organisatie zijn verlost van de hoofdpijn van het bijhouden van records. Alle bestanden, archiefmateriaal en archiefpersoneel bevinden zich in de archiefafdeling.

voordelen van gecentraliseerde indiening

de belangrijkste voordelen van gecentraliseerde indiening zijn als volgt.

1. Er is geen overlapping van de indieningsregelingen. Daarom zijn de kosten van het indienen van onderhoud zeer laag.

2. Er is een beter gebruik van opslagruimte.

3. Eenvoudige locatie van documenten en records zijn mogelijk. Het bespaart tijd en personeel.

4. Er is volledig gebruik van de opslagruimte beschikbaar.

5. Duplicatie van vulapparatuur wordt vermeden bij de maximale en vereist slechts enkele archiefkasten.

6. Het maakt uniformiteit en standaardisatie van het archiefsysteem en de methode mogelijk.

7. Het zorgt voor een gemakkelijke locatie en levering van de vereiste documenten.

8. Dit systeem maakt gebruik van opgeleid en gekwalificeerd personeel, wat leidt tot een grotere nauwkeurigheid bij het indienen van dossiers.

9. Dit systeem zorgt voor een grotere output en een efficiënte werking van elk werk in het hele kantoor.

10. Toezicht en controle kunnen op een betere manier worden toegepast op de overdracht van gegevens, het opvragen en bewaren ervan.

11. Dossiers en documenten worden ingediend op basis van het onderwerp.

12. Dit systeem zorgt voor een efficiënte werking van de vervolgactiviteiten.

13. De permanente werking van dit systeem kan niet worden belemmerd door de afwezigheid van personeel van het bureau.

14. Het splitsen van relevante documenten op verschillende locaties wordt vermeden.

15. Er is geen probleem om het bestand Gebruikers en archivering afdeling personeel.

16. Integriteit van bestanden kan worden gehandhaafd en verlies van waardevolle records kan worden voorkomen, omdat alleen het bevoegde personeel toestemming heeft gegeven om toegang te krijgen tot de bestanden.

17. Meer effectief beheer van de bewaring van gegevens schema wordt vergemakkelijkt.

18. De functionele afdelingshoofden worden gered van de last van het bijhouden van registers. Zij kunnen hun volledige tijd en aandacht besteden aan de departementale activiteiten.