Hoe Bedrijfsprocesmodellen te presenteren aan Stakeholders

heeft een lid van het publiek ooit onderbroken in het midden van een presentatie over procesanalyse te vragen, “kunt u ons de procesmodellen in een eenvoudige PowerPoint dia?”- of, ” Ik wil niet naar de groene en paarse dozen kijken, laat me gewoon de stroom zien!”

misschien had u toen het gevoel dat u een deel van uw inspanningen in het modelleren van het proces met te veel detail of op de verkeerde manier had verspild. In verlegenheid gebracht en gedemoraliseerd, moet je je hebben afgevraagd hoe anders deze modellen konden worden gepresenteerd. Je bent niet alleen.

dit is een veel voorkomend dilemma wanneer het nodig is om procesmodellen aan een verscheidenheid aan doelgroepen voor te stellen. Er is zowel kunst als wetenschap in het presenteren van het juiste niveau van procesdetail aan de juiste groep belanghebbenden, vooral als ze niet bekend zijn met de procesmodellering taal. Effectieve presentatie is nog kritischer bij grotere en complexe end-to-end procesverbeteringen en bij nieuwe geautomatiseerde bedrijfsmodellenimplementaties. Mogelijk moet u meerdere modeltypen gebruiken om dezelfde bedrijfsprocessen voor verschillende doelgroepen te beschrijven.

daarom is het erg belangrijk om te begrijpen wie de stakeholders zijn en wat ze graag zouden zien voor uw publiek met hen.

dit artikel stelt een aanpak voor voor de effectieve presentatie van bedrijfsprocesmodellen op basis van drie belangrijke elementen: begrijpen, organiseren en communiceren.

begrijp

begrijpt u de behoeften van de belanghebbenden?

voldoen de details van procesmodellen aan hun verwachtingen?

voor een doeltreffende communicatie is het van essentieel belang te begrijpen wie de belanghebbenden zijn en waarom zij geïnteresseerd zijn. Verschillende niveaus en belangrijke belanghebbenden kunnen als volgt zijn::

1. bedrijfs – / managementniveau (senior managers, programmamanagement) )

2. proces – / projectniveau (proceseigenaren, operationele managers, risico – / kwaliteitsmanagers, procesanalisten, vakexperts, teamleden)

3. proces / project implementatieniveau (HR-managers, change agents, programmeurs, ontwikkelaars, procesgebruikers).

het vereiste niveau van modeldetail hangt af van de stakeholder.

het Hoger management zal de voorkeur geven aan grove gedetailleerde procesbeschrijvingen die snelle en correcte bedrijfsbeslissingen mogelijk maken. Procesgebruikers waarderen fijn detail specificatie van werkprocedures.

daarom is het gebruikelijk dat organisaties verschillende modellen voor één bedrijfsproces hanteren.

organiseer

hoe beheert u grote hoeveelheden informatie over procesmodellering en zorgt u ervoor dat uw publiek deze kan lezen en begrijpen?

er zijn twee dingen die dit gemakkelijker kunnen maken: begin met een procesarchitectuur en voeg een legenda toe op elk procesdiagram.

het organiseren van bedrijfsprocesmodellen met behulp van hiërarchische procesarchitectuur maakt naadloze navigatie tussen detailniveaus tijdens de presentatie mogelijk.

in het bovenstaande voorbeeld geven niveaus 1-5 een strategisch, tactisch en operationeel perspectief van de procesdetails. Het ‘ wat ‘(niveaus 1-3) geeft een grof overzicht van het bedrijfslandschap van de organisatie, terwijl het ‘ hoe ‘ (niveaus 4 en 5) de fijne beschrijvingen van de processtappen geeft.

kan uw publiek begrijpen wat er in het model zit?

zullen zij het begrijpen als u er niet bent?

het is altijd handig om een diagramlegende te gebruiken die de modelleringssymbolen en conventies uitlegt. Dit is vooral belangrijk voor degenen die niet bekend zijn met procesmodellering.

Communicate

welk formaat kan het beste worden gebruikt voor een presentatie van een procesmodel?

er zijn drie dingen te overwegen: de presentatie medium, taal, en grafische presentatie.

1. Selecteer het presentatiemedium dat het beste het vereiste detailniveau weergeeft. Een procesmodelleringstool kan meerdere presentatieniveaus mogelijk maken. PowerPoint-dia ‘ s kunnen geschikt zijn voor grove procesdetails en projectbeheerinformatie. Voor fijne procesdetails kan het relevant zijn om modellen op grootformaatpapier af te drukken.

2. gebruik eenvoudige taal. Tenzij het publiek bekend is met de terminologie, vermijd technisch jargon. Vergeet niet dat wat is eenvoudige taal voor iemand met een aanzienlijke modellering ervaring, kan onbegrijpelijk jargon voor een ander met weinig blootstelling aan proces modellering.

3. kies de graphics die bij de gelegenheid passen. De meeste modelleringstools produceren redelijke graphics, maar ze zien er onvermijdelijk uit als procesmodellen. Voor sommige doelgroepen kan het beter zijn om een storyboard-stijlgrafiek te hebben, zoals hieronder weergegeven. Dit diagram werd met succes gebruikt om de voorgestelde procesrekening openen in een bank te presenteren en te bespreken met de belangrijkste procesverbetering gemarkeerd aan de onderkant (i.e. organisatie, systeem, en media pauzes).

conclusie

presentatie van procesmodellen is net zo belangrijk als elke andere projectpresentatie, vooral voor belanghebbenden die nog nooit modellen in een procesmodelleringsinstrument hebben gezien. Om het doel van de presentatie van het business process model te bereiken, moet een zorgvuldige aanpak worden ontwikkeld om de verwachtingen van de stakeholders te begrijpen en te voldoen.

het organiseren van bedrijfsprocesmodellen in een procesarchitectuur zorgt voor een gemakkelijke navigatie tussen Grove en fijne procesdetails en de totale processtroom.

een aanvullende modelleringslegende maakt het gemakkelijker om de procesdocumentatie te lezen en te begrijpen.

creatief gebruik van verschillende presentatiemedia van businessprocesmodellen verbetert de visuele kwaliteit van het model voor de belanghebbenden.

dit zijn de belangrijkste ontwerpvragen:

• welke proces model details (grof of fijn) u wilt laten zien?

• Wat is de beste manier om die details het beste effect te laten zien voor het specifieke publiek?