hoe verifieer ik een factuur? Een stapsgewijze Factuurcontrole om facturen

goed te keuren krijgt u elke keer de angst om een factuur verkeerd te betalen?

maak je geen zorgen! Je bent niet de enige. Zelfs wereldwijde bedrijven gaan er doorheen.

want als er iets erger is dan het vergeten van uw zonnebrandcrème op een stranddag, moet het een factuur zijn die ten onrechte is betaald.

om er zeker van te zijn dat u nooit de wetten van verkeerde betalingen hoeft te bestuderen, laten we daarom begrijpen hoe u een factuur kunt verifiëren.

Factuurverificatieproces

Factuurverificatie zorgt ervoor dat de verkoper klanten in rekening brengt voor wat de klanten hebben geleverd. Dit gebeurt door de ontvangen facturen te vergelijken met de inkooporder en het ontvangstbewijs. Een factuur wordt alleen betaald als de factuurgegevens overeenkomen met de bewijsstukken.

over het algemeen hebben bedrijven speciale crediteurenmanagers die bevoegd zijn om een betaling van een factuur te verifiëren en goed te keuren.

de belangrijkste reden voor factuurcontrole is het voorkomen van frauduleuze betalingen.

het proces voor de goedkeuring van facturen verschilt van bedrijf tot bedrijf, afhankelijk van de grootte, het type en de workflow van het bedrijf.

dus, als u zich afvraagt welk type factuurverificatie u moet uitvoeren, laten we het dan hebben over alle belangrijke soorten factuurverificatie.

verschillende soorten Factuurverificatie

het factuurcontroleproces hangt af van de aard van de transactie. Echter, de meeste bedrijven de praktijk van de volgende drie gemeenschappelijke factuurcontrole methoden.

laten we eens kijken naar de drie van hen.

• facturen op basis van inkooporders: In de op Inkooporder (PO) gebaseerde factuurverificatie wordt de factuur gekoppeld aan de geplaatste PO. Het wordt meestal gedaan door de autoriteit die het bevel heeft gegeven om communicatie hiaten te voorkomen. Deze methode telt niet het aantal of deelleveringen. Het telt alleen de totale hoeveelheid en het factuurbedrag.
• facturen op basis van ontvangst van goederen: Factuurverificatie op basis van ontvangst van goederen wordt als een geschikte optie beschouwd wanneer de levering van goederen in delen plaatsvindt. Daarom worden afzonderlijke goederen afzonderlijk gefactureerd.
• facturen zonder verwijzing: Soms, wanneer PO is niet beschikbaar om te verwijzen naar, bedrijven controleren de factuur rechtstreeks naar de crediteuren manager, echtelijke accountant, of G/L accountant.

Nu u de voordelen van factuurgoedkeuring kent, moet u het proces graag zien. Jij niet?

goed dan, laten we meteen beginnen.

het Factuurverificatieproces

de eerste stap in de factuurverwerking is het factuurnummer te controleren zodra u de factuur ontvangt. Het factuurnummer moet worden gekoppeld aan het PO-nummer of het goederenontvangstnummer.

nu het factuurnummer correct is, beginnen we met het factuurverificatieproces.

1. controleer de nauwkeurigheid van de factuur

   het controleren van de nauwkeurigheid van de factuur is de belangrijkste stap in de verificatie van de factuur. Nauwkeurigheid controle begint met het controleren of de te verwerken factuur is bedoeld voor uw bedrijf of niet. Vaak kan de leverancier klanten een factuur op het verkeerde adres sturen.

   bovendien omvat dit het controleren van de tarieven van de diensten of producten volgens de overeenkomst. U moet ook controleren of de berekening van de toegepaste omzetbelasting, kortingen, en factuurbedrag correct is.

2. bevestig de factuurdatum

   factuurdata controleren is hoe te controleren of een factuur geldig is. Het heeft een enorme betekenis in een factuur. Het kan je verliezen of winnen juridische gevechten over de transacties. Daarom moet u altijd de datum van de factuur controleren. Anders dan dat, het helpt u dubbele betalingen te voorkomen. Als de datum verkeerd is, zou het veel moeilijker zijn om de factuur te vinden voor het controleren van de transactie in de toekomst.

   Bovendien kunt u een fout krijgen bij het berekenen van de belasting alleen vanwege een verkeerd gedateerde factuur.

3. bevestiging van de levering met de projectmanager

   bevestiging van de levering met de projectmanager voorkomt frauduleuze betalingen. Het is een van de beste praktijken om ervoor te zorgen dat u de diensten/producten waarvoor u betaalt hebt ontvangen.

   voordat de levering groen licht krijgt, moet de beheerder de beschreven hoeveelheid en kwaliteit van de poststukken in de factuur controleren met die van de werkelijke levering.

   soms kan de klant, als de levering niet op tijd plaatsvindt, minder betalen aan de verkoper en het bedrijf geld besparen. En dit kon alleen mogelijk zijn door de levering met gezag te bevestigen.

4. controleer de leveranciersinformatie

   het controleren van leveranciersinformatie is een andere eenvoudigste methode om frauduleuze betalingen te voorkomen. U moet de leveranciersgegevens op de factuur vergelijken met de eerdere facturen in uw crediteurenproces.

   controleer de bedrijfsnaam, logo, contactnummer, postadres en e-ID. Deze kruiscontrole waarschuwt u niet alleen voor fraude, maar helpt u ook om uw systeemgegevens bijgewerkt te houden. En als het een nieuwe leverancier is, moet u de contactgegevens controleren voordat u verder gaat.

   bovendien, als u uw tijd wilt besparen en betalingsfouten wilt voorkomen, moet u ook betalingsvoorwaarden controleren, zoals rekeningnummer, fiscaal nummer en de gewenste betaalmethode die op de factuur wordt vermeld.

5. markeer de vervaldatum van de factuur

   het noteren van de vervaldatum van de factuur helpt u bij het sorteren van de prioriteit van de betaling van de factuur en het verbeteren van de cashflow. Anders dan dat, nota nemend van de betalingstermijn heeft ook economische voordelen voor uw organisatie. Het bespaart u van het betalen van late betaling kosten en helpt u gebruik te maken van de early bird kortingen zoals vermeld in de betalingsvoorwaarden.

6. Plan de betaling

   zodra alle bovenstaande controles zijn uitgevoerd, moet de betaling ten minste een paar dagen van tevoren worden gepland en goedgekeurd door de crediteurenbeheerder. Dit geeft u een venster om de betaling te stoppen als er problemen zijn met de betaling.

   zoals besproken, is factuurverificatie een cruciaal proces, en het vraagt al uw aandacht. Echter, elke stap van het proces heeft bijna nultolerantielimieten als het kan leiden tot financiële boekhouding Rampen.

dus, een verstandig ding zou zijn om de goedgekeurde facturen lopen door middel van een definitieve checklist voor het indienen van facturen om de transactie te maken.

hier is een snelle, maar essentiële checklist voor factuurverificatie voor factuurafstemming.

controlelijst voor Factuurcontrole

• Controleer of de factuur Niet betaald is

  voordat u facturen verzendt die de betaling verrichten, moet u bevestigen dat de factuur niet betaald is. De meest nauwkeurige manier om dat uit te vinden is om een factuur nummer check in uw “betaalde facturen” logs.

• controleer de factuur met documentatie

  zodra u weet dat de factuur nog niet betaald is. U moet het vergelijken met alle beschikbare ondersteunende documenten die relevant zijn voor de aankoop. Bijvoorbeeld, het omvat de PO, offerte, en levering ontvangsten.

• discrepanties

  Factureringsfouten zijn geen zeldzaam verschijnsel. En stel dat u eventuele afwijkingen in de factuur wordt geverifieerd. In dat geval dient u het nooit te verwaarlozen en het te verduidelijken met de crediteuren & debiteuren bediende, projectmanager of de bevoegde autoriteit. Nog steeds, als u worden geconfronteerd met eventuele problemen, moet u contact opnemen met de leverancier om ze op te lossen.

Voila!

u bent klaar! Als u de bovenstaande stappen hebt gevolgd, hebt u een factuur met succes geverifieerd.

nu,

hoe lang duurde het?

duurde het langer dan u dacht?

over het algemeen duurt het verwerken van een factuur voor een klein bedrijf met beperkte middelen gemiddeld ongeveer 17 dagen.

dus, als u wilt raken top gear, download de InvoiceOwl app nu!

Maak Professionele Facturen Gemakkelijk Online en altijd Op de hoogte van Uw Financiën

InvoiceOwl is een feature-rijke facturatie app die helpt kleine bedrijven, zzp-ers en aannemers, facturen te maken op de weg en krijgen betaald sneller!

gratis aan de slag

conclusie

goed!

was dat niet eenvoudig?

in deze blog hebben we gesproken over de eenvoudigste stappen om fouten in de betaling van facturen te voorkomen. En de voordelen van factuurverificatie moeten u hebben aangemoedigd om het al te oefenen.

maar als u alle handmatige facturatietaken wilt vermijden, genereert u nu een factuur en elimineert u de ruimte voor menselijke fouten in het gehele facturatieproces.

we hopen dat deze blog bijna al uw vragen over het factuurverificatieproces heeft gewist. Om innovatieve ideeën, trends en tips met betrekking tot facturering op één locatie te krijgen, bekijk andere blogs van ons.