Technische Tips: Het maken van een groepsagenda in Lotus Notes

een van de handigere functies van de Lotus Notes-client is groepsagenda ‘ s en planning. Met een groepskalender kunt u zien of mensen in een groep op een bepaalde datum en tijd vrij zijn. U kunt uw eigen groepen maken en later hun lidmaatschap bewerken.

om een groepsagenda aan te maken moet u in de agendaweergave zijn. Om de kalenderweergave te bereiken, klikt u op het kalenderpictogram in de Lotus Notes welkomstpagina.

om een groepsagenda aan te maken:

* Selecteer het menu Acties-hulpmiddelen-weergeven en groepsagenda ‘ s aanmaken….

* klik op de knop Nieuwe groepsagenda.

* Wijs uw groepsagenda een naam toe door deze in het opgegeven tekstveld te typen.

* leden toevoegen door in de map te zoeken: klik op de pijl-omlaag rechtsonder in het vak leden toevoegen.

* als u klaar bent met het toevoegen van namen aan uw agenda, klikt u op de OK knop. Uw nieuwe groepsagenda moet worden geopend, met Ledeninformatie.

om de agenda van een persoon weer te geven, dubbelklikt u op de naam van die persoon. U kunt ook naar rechts scrollen om toekomstige data te zien. De witte ruimten geven de beschikbare tijd aan waarin vergaderingen of evenementen kunnen worden gepland. De twee tinten donkerroze geven al geplande en niet beschikbare tijd aan.

om een bestaande groepsagenda te bekijken, klikt u op Actions — Tools — View en maakt u groepsagenda ‘ s aan… om de agenda te openen vanuit de weergegeven lijst, dubbelklikt u erop. Als u de agenda wilt wijzigen (leden toevoegen en verwijderen of de titel wijzigen), klikt u op de knop Bewerken.

u kunt ook de kleuren van uw agendagebeurtenissen aanpassen. U kunt bijvoorbeeld vergaderingen instellen om weer te geven in blauw en gebeurtenissen in kastanjebruin.

* Ga naar de agendaweergave.

* klik op het vervolgkeuzemenu hulpmiddelen en selecteer Voorkeuren …

* Selecteer het tabblad Agenda & om te doen en selecteer vervolgens het tabblad Kleuren.

• u kunt nu de achtergrond-en tekstkleuren van vergaderingen, afspraken, herinneringen, evenementen, jubilea en te doen items aanpassen.

als u bijvoorbeeld de achtergrondkleur voor al uw gebeurtenissen wilt wijzigen, klikt u op de pijl-omlaag naast het gekleurde kader. Het kleurenpalet wordt weergegeven. U kunt kleuren selecteren uit een palet door op het tabblad Notities te klikken, of u kunt een kleur selecteren uit de RGB-schaal (rood, groen, blauw). Gebruik de RGB-schuifregelaars om de kleuren te wijzigen of voer numerieke waarden in de vakken R, G en B in. Als u tevreden bent met de kleur, klikt u op het kleurvak (rechts van de RGB-schuifregelaars) om het te selecteren. U kunt ook tint, verzadiging en lichtheid intensiteit (luminositeit), door te klikken op de rechter pijl naast RGB en het selecteren van HSL schuifregelaars.

wanneer u klaar bent met het selecteren van achtergrond-en tekstkleuren voor al uw gebeurtenissen, klikt u op de OK knop om uw wijzigingen toe te passen. Als u wilt terugkeren naar de oorspronkelijke achtergrondkleuren, klikt u op standaard Kalenderkleuren Herstellen knop.

voor meer informatie over Lotus Notes agenda, zie de e-mail sectie van de Fordham IT Online Help webpagina op: http://www.fordham.edu/it-documents

door Katherine Egan