Jak przedstawić interesariuszom modele procesów biznesowych

czy ktoś z publiczności przerwał kiedyś w trakcie prezentacji na temat analizy procesu, aby zapytać: “czy możesz pokazać nam modele procesów w prostym slajdzie PowerPoint?”- albo: “nie chcę patrzeć na zielone i fioletowe pudełka, po prostu Pokaż mi przepływ!”

być może czułeś, że zmarnowałeś część swoich wysiłków w modelowaniu procesu z zbyt dużą ilością szczegółów lub w niewłaściwy sposób. Zakłopotany i zdemoralizowany, musiałeś się zastanawiać, jak inaczej można zaprezentować te modele. Nie jesteś sam!

jest to powszechny dylemat, gdy istnieje potrzeba przedstawienia modeli procesów różnym odbiorcom. Zarówno sztuka, jak i nauka prezentują odpowiedni poziom szczegółowości procesu właściwej grupie interesariuszy, zwłaszcza jeśli nie są zaznajomieni z językiem modelowania procesów.

skuteczna prezentacja jest jeszcze bardziej krytyczna w większych i złożonych kompleksowych pracach nad doskonaleniem procesów oraz w nowych zautomatyzowanych wdrożeniach modeli biznesowych. Może być konieczne użycie wielu typów modeli do opisania tych samych procesów biznesowych dla różnych grup odbiorców.

dlatego bardzo ważne jest, aby zrozumieć, kim są interesariusze i co chcieliby zobaczyć przed publicznością z nimi.

w artykule zaproponowano podejście do skutecznej prezentacji modeli procesów biznesowych w oparciu o trzy kluczowe elementy: zrozumieć, zorganizować i komunikować się.

zrozum

rozumiesz potrzeby interesariuszy?

czy szczegóły modeli procesów spełniają ich oczekiwania?

aby skutecznie komunikować się, ważne jest, aby zrozumieć, kim są interesariusze i dlaczego są zainteresowani. Różne poziomy i kluczowe zainteresowane strony mogą być następujące:

1. enterprise/poziom zarządzania (menedżerowie wyższego szczebla, zarządzanie programami)

2. poziom procesu / projektu (właściciele procesów, kierownicy operacyjni, menedżerowie ds. ryzyka/jakości, analitycy procesów, eksperci merytoryczni, członkowie zespołu)

3. poziom realizacji procesu / projektu(menedżerowie HR, agenci zmiany, Programiści, Programiści, użytkownicy procesów).

Wymagany poziom szczegółowości modelu zależy od zainteresowanego.

kierownictwo wyższego szczebla preferuje szczegółowe opisy procesów ułatwiające szybkie i prawidłowe decyzje biznesowe. Użytkownicy procesów doceniają szczegółową specyfikację procedur pracy.

dlatego często organizacje utrzymują kilka modeli dla jednego procesu biznesowego.

organizuj

jak zarządzać dużymi ilościami informacji o modelowaniu procesów i zapewnić, że Twoi odbiorcy mogą je czytać i rozumieć?

są dwie rzeczy, które mogą to ułatwić: zacznij od architektury procesów i dołącz legendę na każdym diagramie procesów.

organizowanie modeli procesów biznesowych przy użyciu hierarchicznej architektury procesów umożliwia płynną nawigację między poziomami szczegółów podczas prezentacji.

w powyższym przykładzie poziomy 1-5 dają strategiczną, taktyczną i operacyjną perspektywę szczegółów procesu. “Co “(poziomy 1-3) zapewnia zgrubny przegląd otoczenia biznesowego organizacji, podczas gdy” jak ” (poziomy 4 i 5) zapewnia dokładne opisy etapów procesu.

czy Twoi odbiorcy będą w stanie zrozumieć, co jest w modelu?

czy zrozumieją, gdy cię nie będzie?

zawsze przydatne jest użycie legendy diagramu, która wyjaśnia Symbole i konwencje modelowania. Jest to szczególnie ważne dla tych,którzy nie są zaznajomieni z modelowaniem procesów.

komunikować się

jaki format najlepiej wykorzystać do prezentacji modelu procesu?

są trzy rzeczy do rozważenia: medium prezentacji, język i prezentacja graficzna.

1. wybierz nośnik prezentacji, który najlepiej pokaże Wymagany poziom szczegółowości. Narzędzie do modelowania procesów może pozwolić na wiele poziomów prezentacji. Slajdy PowerPoint mogą być odpowiednie do grubych szczegółów procesu i informacji o zarządzaniu projektem. W przypadku drobnych szczegółów procesu może to być istotne w przypadku drukowania modeli na papierze wielkoformatowym.

2. używaj prostego języka. O ile publiczność nie jest zaznajomiona z terminologią, unikaj żargonu technicznego. Pamiętaj, że to, co jest prostym językiem dla kogoś z dużym doświadczeniem w modelowaniu, może być niezrozumiałym żargonem dla drugiego z niewielkim narażeniem na modelowanie procesów.

3. wybierz grafikę dopasowaną do okazji. Większość narzędzi modelujących tworzy rozsądną grafikę, ale nieuchronnie wyglądają jak modele procesów. Dla niektórych odbiorców może być lepiej mieć grafikę w stylu storyboard, jak pokazano poniżej. Diagram ten został z powodzeniem wykorzystany do zaprezentowania i omówienia proponowanego procesu otwarcia konta w banku z kluczowym usprawnieniem procesu podkreślonym na dole (i.e. przerwy organizacyjne, systemowe i medialne).

wnioski

prezentacja modelu procesu jest równie krytyczna jak każda inna prezentacja projektu, szczególnie dla interesariuszy, którzy nigdy nie widzieli modeli w narzędziu do modelowania procesów. Aby osiągnąć cel prezentacji modelu procesów biznesowych, należy opracować ostrożne podejście, aby zrozumieć i spełnić oczekiwania interesariuszy.

uporządkowanie modeli procesów biznesowych w architekturze procesów zapewnia łatwą nawigację między szczegółami procesu a całym przebiegiem procesu.

Darmowa legenda modelowania ułatwia czytanie i zrozumienie dokumentacji procesu.

kreatywne wykorzystanie różnych nośników prezentacji modelu procesów biznesowych poprawia jakość wizualną modelu dla interesariuszy.

oto kluczowe pytania projektowe:

• jakie szczegóły modelu procesu (grube lub drobne) chcesz pokazać?

• jaki jest najlepszy sposób, aby pokazać te szczegóły, aby uzyskać najlepszy efekt dla konkretnej publiczności?