jak zweryfikować fakturę? Proces sprawdzania faktur krok po kroku w celu zatwierdzania faktur

czy za każdym razem pojawia się niepokój związany z błędnym zapłaceniem faktury?

nie martw się! Nie tylko Ty. Nawet globalne firmy przechodzą przez to.

w końcu, jeśli jest coś gorszego niż zapomnienie kremu z filtrem przeciwsłonecznym w dzień na plaży, musi to być faktura zapłacona niesłusznie.

dlatego, aby upewnić się, że nigdy nie musisz studiować prawa błędnych płatności, zrozumiemy, jak zweryfikować fakturę.

zrozumienie procesu weryfikacji faktury

weryfikacja faktury upewnia się, czy sprzedawca pobiera od klientów opłaty za to, co klienci skorzystali. Odbywa się to poprzez porównanie otrzymanych faktur z zamówieniem zakupu i potwierdzeniem dostawy. Faktura jest płatna tylko wtedy, gdy dane do faktury są zgodne z dokumentami uzupełniającymi.

Ogólnie rzecz biorąc, firmy mają dedykowanych menedżerów zobowiązań, którzy są upoważnieni do weryfikacji i zatwierdzania płatności faktury.

głównym powodem weryfikacji faktury jest uniknięcie nieuczciwych płatności.

proces zatwierdzania faktur różni się w zależności od firmy, w zależności od wielkości firmy, typu i przebiegu pracy.

jeśli więc zastanawiasz się, jaki rodzaj weryfikacji faktury powinieneś ćwiczyć, porozmawiajmy o wszystkich istotnych rodzajach weryfikacji faktury.

różne rodzaje weryfikacji faktur

proces sprawdzania faktur zależy od charakteru transakcji. Jednak większość przedsiębiorstw stosuje następujące trzy wspólne metody sprawdzania faktur.

spójrzmy na ich trójkę.

• faktury na podstawie zamówień zakupu: W weryfikacji faktury opartej na zamówieniu zakupu (PO) faktura jest dopasowywana do umieszczonego PO. Zazwyczaj robi to organ, który złożył zamówienie, aby uniknąć luk w komunikacji. Metoda ta nie liczy ilości ani dostaw częściowych. Liczy się tylko całkowita ilość i kwota faktury.
• faktury na podstawie odbioru towarów: weryfikacja faktury na podstawie odbioru towarów jest uważana za odpowiednią opcję, gdy dostawa towarów odbywa się w częściach. Dlatego poszczególne towary są fakturowane oddzielnie.
• faktury bez numeru zamówienia: Czasami, gdy PO nie jest dostępne do odwołania, firmy weryfikują fakturę bezpośrednio do księgowego, księgowego lub księgowego G / L.

teraz, gdy znasz zalety zatwierdzania faktury, musisz być chętny do zapoznania się z procesem. Prawda?

w porządku, wskakujmy.

proces weryfikacji faktury

pierwszym krokiem w przetwarzaniu faktury jest sprawdzenie numeru faktury zaraz po otrzymaniu faktury. Numer faktury musi być dopasowany do numeru PO lub numeru paragonu towaru.

teraz, gdy numer faktury jest prawidłowy, rozpocznijmy proces weryfikacji faktury.

1. sprawdzanie dokładności faktur

   sprawdzanie dokładności faktur jest najważniejszym etapem weryfikacji faktur. Kontrola dokładności zaczyna się od upewnienia się, że faktura, która ma być przetwarzana, jest przeznaczona dla Twojej firmy. Wiele razy sprzedawca może wysłać klientom fakturę na niewłaściwy adres.

   ponadto obejmuje to sprawdzenie stawek usług lub produktów zgodnie z umową. Należy również sprawdzić, czy obliczenie zastosowanego podatku od sprzedaży, rabatów i kwoty faktury jest prawidłowe.

2. Potwierdź datę faktury

   sprawdzanie dat faktury to sposób sprawdzenia, czy faktura jest ważna. Ma ogromne znaczenie w fakturze. Może sprawić, że przegrasz lub wygrasz bitwy prawne o transakcje. Dlatego zawsze należy sprawdzić datę wystawienia faktury. Poza tym pomaga uniknąć podwójnych płatności. Jeśli data jest nieprawidłowa, znacznie trudniej byłoby znaleźć fakturę do kontroli transakcji w przyszłości.

   co więcej, możesz otrzymać błąd podczas obliczania podatku tylko z powodu błędnie datowanej faktury.

3. Potwierdź dostawę u kierownika projektu

   potwierdzenie dostawy u kierownika projektu chroni Cię przed nieuczciwymi płatnościami. Jednym z najlepszych praktyk jest zapewnienie, że otrzymałeś usługi/produkty, za które płacisz.

   przed rozpoczęciem dostawy kierownik musi sprawdzić opisaną ilość i jakość pozycji na fakturze z tymi z faktycznej dostawy.

   czasami, jeśli dostawa nie zostanie zrealizowana na czas, klient może zapłacić mniej sprzedawcy i zaoszczędzić pieniądze firmy. A to może być możliwe tylko poprzez potwierdzenie dostawy z upoważnienia.

4. sprawdź informacje o sprzedawcy

   sprawdzenie informacji o sprzedawcy to kolejna najłatwiejsza metoda uniknięcia nieuczciwych płatności. W procesie płatności należy sprawdzić dane sprzedawcy na fakturze z wcześniejszymi fakturami.

   Sprawdź nazwę firmy, logo, numer kontaktowy, adres pocztowy i identyfikator e-mail. Ta kontrola Krzyżowa nie tylko ostrzega przed oszustwami, ale także pomaga aktualizować dane systemowe. A jeśli jest to nowy sprzedawca, musisz zweryfikować dane kontaktowe przed kontynuowaniem.

   co więcej, jeśli chcesz zaoszczędzić czas i uniknąć błędów płatności, powinieneś również sprawdzić warunki płatności, takie jak numer konta, Numer NIP i preferowana metoda płatności wymieniona na fakturze.

5. zaznacz datę płatności faktury

   zapisanie daty płatności faktury pomaga uporządkować priorytet płatności faktury i poprawić przepływ środków pieniężnych. Poza tym, odnotowanie terminu płatności ma również korzyści ekonomiczne dla Twojej organizacji. To oszczędza od płacenia opłat za zwłokę i pomaga skorzystać z wczesnych zniżek ptaków, jak wspomniano w warunkach płatności.

6. Zaplanuj Płatność

   po zakończeniu wszystkich powyższych kontroli płatność musi zostać zaplanowana i zatwierdzona przez menedżera ds. zobowiązań co najmniej kilka dni wcześniej. Daje to okno na zatrzymanie płatności, Jeśli wystąpią jakiekolwiek problemy z płatnością.

   jak wspomniano, weryfikacja faktury jest kluczowym procesem i wymaga całej uwagi. Jednak każdy etap procesu ma prawie zerowe limity tolerancji, ponieważ może powodować katastrofy finansowe.

tak więc mądrą rzeczą byłoby uruchomienie zatwierdzonych faktur przez ostateczną listę kontrolną przed złożeniem faktur w celu dokonania transakcji.

oto szybka, ale niezbędna Lista kontrolna weryfikacji faktury do uzgadniania faktur.

Lista kontrolna weryfikacji faktur

• upewnij się, że faktura jest nieopłacona

  przed przesłaniem faktur dokonujących płatności należy potwierdzić, że faktura jest nieopłacona. Najdokładniejszym sposobem, aby to sprawdzić, jest sprawdzenie numeru faktury w dziennikach “zapłaconych faktur”.

• Sprawdź fakturę za pomocą dokumentacji

  , gdy wiesz, że faktura jest jeszcze nieopłacona. Należy go zweryfikować ze wszystkimi dostępnymi dokumentami potwierdzającymi dotyczącymi zakupu. Na przykład, obejmuje PO, cytat, i potwierdzenia dostawy.

• wyjaśnij rozbieżności

  błędy w wystawianiu faktur nie są rzadkim zjawiskiem. I załóżmy, że znajdziesz jakiekolwiek rozbieżności w fakturze jest weryfikowana. W takim przypadku nigdy nie powinieneś go zaniedbywać i wyjaśniać go z księgowym należności &, kierownikiem projektu lub odpowiednim organem. Mimo to, jeśli napotkasz jakiekolwiek problemy, skontaktuj się ze sprzedawcą, aby je rozwiązać.

Voila!

gotowe! Jeśli wykonałeś powyższe kroki, pomyślnie zweryfikowałeś fakturę.

teraz,

ile to trwało?

czy trwało to dłużej niż sobie wyobrażałeś?

Ogólnie Rzecz Biorąc, czas potrzebny na przetworzenie faktury dla małej firmy o ograniczonych zasobach wynosi średnio około 17 dni.

więc jeśli chcesz trafić do top gear, pobierz aplikację invoice już teraz!

łatwo twórz profesjonalne faktury Online i utrzymuj swoje finanse

InvoiceOwl to bogata w funkcje aplikacja do fakturowania, która pomaga małym firmom, freelancerom i kontrahentom tworzyć faktury w podróży i szybciej zarabiać!

Zacznij za darmo

wniosek

w porządku!

czy to nie takie proste?

na tym blogu rozmawialiśmy o najprostszych krokach, aby uniknąć błędów w płatnościach faktur. A korzyści płynące z weryfikacji faktury musiały już zachęcić cię do jej praktykowania.

ale jeśli chcesz uniknąć wszystkich ręcznych zadań fakturowania, Wygeneruj fakturę teraz i wyeliminuj miejsce na błędy ludzkie z całego procesu fakturowania.

mamy nadzieję, że ten blog wyczyścił prawie wszystkie Twoje pytania dotyczące procesu weryfikacji faktury. Aby uzyskać innowacyjne pomysły, trendy i wskazówki dotyczące fakturowania w jednym miejscu, zajrzyj na inne nasze blogi.