poza liczbami: czego dowiedział się dyrektor finansowy o przedstawianiu Zarządowi

dostarczanie aktualizacji “stanu biznesu” jest sztuką—oto, jak Palvi Mehta ukarana grzywną-dostroiła ją podczas niezliczonych spotkań zarządu

Palvi Mehta wciąż pamięta, kiedy po raz pierwszy przedstawiła zarządowi. To było na początku jej kariery, a Mehta był dyrektorem finansowym wspieranego przez venture startupu telekomunikacyjnego. W slajdzie po slajdzie sumiennie przeglądała finanse firmy, zwracając uwagę na kluczowe dane w rachunku zysków i strat, bilansie i pozycji gotówkowej.

kiedy skończyła, a zarząd zaczął dyskutować o stanie biznesu, była zaskoczona: rozmowa prawie nie nawiązywała do tego, co właśnie przedstawiła. “Bardzo niewiele z tego, co byli zainteresowani, miało związek z migawką chwili w czasie”, mówi Mehta.

spotkanie okazało się pouczające dla Mehty, ponieważ szybko przetworzyła kilka cennych lekcji. “Rozmowa z Zarządem nie polega na prezentowaniu serii liczb” – mówi. “Chodzi o opowiadanie historii. Ludzie niekoniecznie wiedzą, jak to zrobić.”

co więcej, jak każdy gawędziarz, miała rozumieć swoich odbiorców. Ale Mehta nie udało się zbudować żadnego rodzaju relacji z jej zarządu przed tym pierwszym spotkaniu. W rezultacie nie miała pojęcia, na czym zależało jej członkom zarządu.

Mehta od tego czasu pracował jako dyrektor finansowy w wielu startupach w Seattle. Przez kilkanaście lat—i około 100 prezentacji zarządu-opanowała sztukę opowiadania historii “stanu biznesu”.

Mehta, która obecnie pełni funkcję dyrektora finansowego Pioneer Square Labs, startupu “studio” i funduszu venture, niedawno usiadła z Bankiem Doliny Krzemowej, aby porozmawiać o skutecznej komunikacji ze swoimi zarządami.

Wracając do tego pierwszego spotkania, powiedziałeś, że nie chodzi o podstawowe liczby. Jak zdałeś sobie sprawę, że aktualizacja członków zarządu wymaga od Ciebie opowiedzenia historii?

surowe liczby były chyba najmniej interesującą częścią. Mogli je przeczytać sami. Interesujące dla nich były takie liczby, jak przychody na użytkownika, rurociąg kontraktów i jaki to ma związek z tempem wzrostu. Trudno było im uzyskać ten kolor ze slajdów.

gdy zacząłem z nimi pracować, byłem w stanie zrozumieć, co jest istotne. Dbali o wpływ nowych produktów i oferowanych przez nas rabatów na marże. Bardzo dbali o liczbę klientów, ponieważ jest to branża z kilkoma, ale dużymi klientami. Mieliśmy umowę? Jakie zobowiązania otrzymaliśmy? Dużo o trendach i prognozach. Jak wygląda twój makijaż wydatków w przyszłości? Ile kosztuje sprzedaż? Ile jest w G& a w porównaniu z R&D? Twoje rezerwacje na produktywnego sprzedawcę dają ci obraz zarówno wydajności, jak i wzrostu. A kontekst historyczny tego, czy podążaliśmy za trendami pozytywnie, czy negatywnie, był istotny.

od razu zmieniłeś swoje podejście?

nie powiedziałbym, że to było objawienie zaraz po pierwszym spotkaniu. Ale dość szybko przestałem przedstawiać Finanse. Po prostu wysłałbym im e-maila. Moje slajdy zostały zbudowane wokół trendów i wykresów i opierały się w dużej mierze na wizualizacjach. Ludziom łatwiej jest trawić informacje wizualne. Spędziłem również czas na drażnieniu trendów, aby członkowie zarządu mogli się czymś zająć w bardzo łatwy i szybki sposób.

fundamentalny kawałek opisuje przyczyny ważnych trendów, ale nie wszystkie trendy. Niektóre trendy nie są aż tak interesujące. Może nie będziesz musiał wymawiać czegoś, co się nie zmieniło. Chcesz zwrócić uwagę zarządu na rzeczy, które są najbardziej istotne w tym kwartale lub które zmieniły się pozytywnie lub negatywnie. Musisz się upewnić, że nie będą musieli szukać tych informacji. Zajmijcie się tym, co ważne w tym kwartale lub w tym roku.

Czy istnieją pewne sposoby prezentacji danych, których unikałbyś—w jaki sposób liczby, które prezentujesz, nie ułatwiają wyciągania właściwych wniosków?

tak. Wiele osób pokazuje na przykład klientów skumulowanych, a nie nowych klientów. Jeśli kiedykolwiek spojrzysz na wykres skumulowanych klientów, zawsze będzie w prawo. Możesz to przedstawić zarządowi, a wszyscy powiedzą: “świetnie.”Ale w rzeczywistości, jeśli wykresujesz liczbę nowych klientów, które dodajesz co kwartał, może to nie wyglądać tak dobrze. Jest to znacznie lepszy sposób na podkreślenie, czy pozyskiwanie klientów poszło na płasko, czy spada.

zmuszanie członków zarządu do wyciągania wniosków nigdy nie jest wspaniałe. Albo wymyślą niewłaściwy, albo mogą czuć, że nie podkreślasz potencjalnego problemu.

co zrobić, aby przygotować członków zarządu na to, co nadchodzi?

zbyt wiele razy ludzie popełniają błąd wysyłając materiały dzień wcześniej. I wiele razy członkowie zarządu podróżują lub nie mają czasu, a kończą czytając informacje na posiedzeniu zarządu. Ostatnią rzeczą, którą chcesz im zrobić, to spędzić czas idąc do króliczej nory na spotkaniu zarządu, kiedy mogli łatwo zająć się czymś z Tobą z wyprzedzeniem.

poza tym, zawsze powinieneś być towarzysko coś ważnego, że potrzebujesz kluczowej decyzji przed posiedzeniem zarządu. Z budżetem, na przykład, jeśli będzie dyskusja, nie chcesz, aby wybuchł podczas posiedzenia zarządu. Chcesz wiedzieć trzy tygodnie wcześniej, że niektórzy członkowie mogą być bardzo zaniepokojeni wzrostem i uważają, że powinniśmy dodawać więcej paliwa do ognia i zatrudniać więcej przedstawicieli handlowych. I chcesz wiedzieć, że inny członek zarządu, choć naprawdę martwi się o wzrost, są również zaniepokojeni gotówką i nie są wygodne z poziomu wydatków masz po stronie sprzedaży. Będąc w stanie przygotować to z wyprzedzeniem, więc wiesz, jakie będą rezerwacje, wiesz, jakie będą pytania, więc jesteś przygotowany.

czy traktujesz sprawy inaczej, jeśli masz złe wiadomości do przekazania, w porównaniu do dobrych wiadomości?

jeśli nie masz dobrych wiadomości, nie powinno cię to dziwić. Zespół zarządzający powinien wcześniej skontaktować się z Zarządem, aby nie byli zaskoczeni. Upewnij się, że jako zespół zarządzający omówiłeś to z wyprzedzeniem, a ludzie zrozumieją, jakie mogą być wyniki. Chcesz mieć strategię wokół kolejnych kroków. Chcesz spójnego głosu w zespole zarządzającym, ponieważ w przeciwnym razie wydaje się, że nie masz wspólnego działania.

prezentowanie informacji zarządowi bez planu rozwiązywania problemów, to po prostu niezbyt odpowiedzialny zespół zarządzający.

twoje rady dotyczące wczesnej komunikacji z zarządem i często sugerują, że relacje z poszczególnymi dyrektorami wykraczają poza salę posiedzeń. Naprawdę?

uważam, że ważne jest, aby dyrektorzy finansowi budowali relacje z każdym z członków zarządu poza salą konferencyjną i poza kontekstem sali konferencyjnej. Jeśli jest jakaś lekcja, którą dałbym sobie w kółko, to właśnie ta. Poświęć czas i wysiłek, aby połączyć się z członkami zarządu, którzy będą istotni dla obszarów, którymi zarządzasz.

często zadaje im to pytanie na spotkaniu zarządu lub przez e-mail mówiąc: “Hej, naprawdę chciałbym synchronizować się z tobą co miesiąc” lub ” czy możemy ustawić czas na rozmowę na tydzień przed spotkaniem zarządu? Chcę przedstawić Ci kilka pomysłów.”I naprawdę stara się, aby pomóc im być twoim partnerem w każdej sprawie, z którą się borykasz. Trudno im być partnerem, jeśli po raz pierwszy usłyszą o jakimś problemie na posiedzeniu zarządu.

czy są takie związki, które szczególnie dobrze ci służyły w twojej karierze?

powiedziałbym, że parę, która się wyróżnia. Na początku mojej kariery miałem członka zarządu, który był wcześniej dyrektorem finansowym, a następnie został dyrektorem generalnym dużej spółki publicznej. Był wielkim orędownikiem i wielkim mentorem, ponieważ wcześniej chodził na moim miejscu.

podobnie miałem innego członka zarządu, który wcześniej był Dyrektorem Finansowym w innej firmie. Użyłem tej osoby jako tablicy dźwiękowej, gdy przechodziliśmy przez transakcję m&. Podniosłem telefon i powiedziałem: “oto niektóre z terminów, o których myślą. Jak o nich myślisz? Jak byś się do nich zbliżył?”

ci doświadczeni dyrektorzy finansowi byli świetnymi partnerami, ponieważ rozumieli, jak wygląda ta rola, i byli w tej sytuacji i mogli zapewnić doskonałe wskazówki.

“zajmijcie się tym, co ważne w tym kwartale lub w tym roku.”

jaki jest przykład wskazówek, które mogą zapewnić?

mieliśmy tę wyraźną rozmowę na temat tego, czy musimy dodać liczbę pracowników do naszego zespołu sprzedaży i dodać Terytoria sprzedaży. Nasze wskaźniki wydajności sprzedaży malały w tym czasie. I nie byłem zwolennikiem dodawania wielu nowych terytoriów sprzedaży, dopóki naprawdę nie zrozumieliśmy, co napędzało spadek. Czy podejmowaliśmy złe decyzje o zatrudnieniu? Czy nie szkoliliśmy naszych sprzedawców? Czy z punktu widzenia rynku produktów było coś, co musieliśmy lepiej zrozumieć? Czy nie sprzedaliśmy właściwemu kupcowi?

jeden z naszych członków zarządu powtarzał: “teraz jest czas na rozwój.”Kolejny członek zarządu, którego znałem bardzo dobrze i który pochodził z bardziej opartego na danych zaplecza finansowego, zrobiłby coś przeciwnego:” dlaczego mielibyśmy teraz wkładać w to więcej pieniędzy, dopóki naprawdę nie zrozumiemy, czy rzucamy dobre pieniądze po złych.”Powtarzał wiele z tego, co powiedziałem. Ale wychodząc z planszy, ma inny obiektyw.

to nie był chyba jedyny raz, kiedy spotkałeś się ze sprzecznymi opiniami na posiedzeniu zarządu. Kiedy myślisz o prezentacji przed zarządem, czego potrzebujesz, aby dowiedzieć się o punktach widzenia, a nawet o pochodzeniu swoich dyrektorów?

istnieją różne typy członków zarządu. Istnieją członkowie Rady strategicznej, którzy mogą pochodzić z branży lub mogą pochodzić od partnerów strategicznych lub którzy dobrze rozumieją biznes. Istnieją finansowo napędzane członków zarządu, które mogą pochodzić z venture lub private equity. Nawet w ramach venture i private equity istnieją dwa różne typy inwestorów. Zrozumienie wskaźników private equity jest bardzo ważne. Dbają o wewnętrzną stopę zwrotu i inne wskaźniki finansowe, ponieważ ich fundusze są mierzone na tych. Inwestor venture może mieć znacznie dłuższe ramy czasowe i horyzont czasowy i pod koniec dnia naprawdę patrzy na ich ogólny zwrot.

ludzie myślą, że w finansach chodzi o liczby. Ale z tego, co opisujesz, jest sporo umiejętności “ludzi”, których potrzebujesz, gdy myślisz o rozmowie z tablicą. Prawda?

podczas pracy z tablicami najważniejsza jest uczciwość. A uczciwość wynika z przejrzystości, z bycia wiarygodnym i konsekwentnym, z ich wiedzy, że mogą przyjść do Ciebie i zrozumieć kondycję firmy. To związek, który wymaga zaufania.

aby zrobić to dobrze, musisz mieć również odpowiednie umiejętności komunikacyjne.
rolą dyrektora finansowego może być czasami podnoszenie rzeczy, których inni nie chcą podkreślać. Możesz to zrobić prywatnie, ponieważ chcesz mieć pewność, że wszyscy są na tej samej stronie lub możesz to zrobić na spotkaniu zarządu. Budujesz zaufanie, gdy wiedzą, że dostarczasz odpowiednie informacje, które są dokładne i że zamierzasz zaprezentować nie tylko dobre, ale także być szczerym o tym, gdzie są obszary, w których mogłoby być lepiej.