Scentralizowany system plików | Wyjaśnienie / zalety

co to jest scentralizowany system plików?

ewidencja wszystkich działów organizacji gospodarczej prowadzona jest w jednym miejscu tj. scentralizowanym systemie archiwizacji. Scentralizowane zapisy zgłoszenia są kontrolowane przez wspólny plan indeksu. Dla którego tworzony jest osobny dział, czyli tzw. dział archiwizacji. Wszystkie akta organizacji są przechowywane przez ten dział. Działy funkcjonalne organizacji są zwolnione z bólu głowy związanego z prowadzeniem dokumentacji. Wszystkie pliki, sprzęt do archiwizacji i personel do archiwizacji znajdują się w dziale archiwizacji.

zalety scentralizowanego zgłoszenia

główne zalety scentralizowanego zgłoszenia są następujące.

1. Nie ma powielania ustaleń dotyczących składania dokumentów. Dlatego koszt konserwacji zgłoszenia jest bardzo niski.

2. Lepsze wykorzystanie przestrzeni magazynowej.

3. Łatwa lokalizacja dokumentów i zapisów jest możliwa. Oszczędza czas i zasoby ludzkie.

4. Dostępne jest pełne wykorzystanie przestrzeni magazynowej.

5. Maksymalnie unika się powielania urządzeń do napełniania i wymaga tylko kilku szafek na dokumenty.

6. Umożliwia ujednolicenie i standaryzację systemu i metody archiwizacji.

7. Zapewnia łatwą lokalizację i dostarczenie wymaganych dokumentów.

8. System ten wykorzystuje wyszkolony i wykwalifikowany personel, co prowadzi do większej dokładności w wypełnianiu dokumentacji.

9. System ten zapewnia większą wydajność i sprawne działanie każdej pracy w całym biurze.

10. Nadzór i kontrola mogą być stosowane w lepszy sposób na przenoszenie rekordów, ich odzyskiwanie i przechowywanie.

11. Zapisy i dokumenty są składane na podstawie merytorycznej.

12. System ten zapewnia sprawne działanie działań następczych.

13. Ciągła praca tego systemu nie może być utrudniona przez brak jakichkolwiek pracowników biurowych.

14. Unika się podziału odpowiednich dokumentów w różnych miejscach.

15. Nie ma trudności z plikami użytkowników i pracowników działu archiwizacji.

16. Integralność plików może być utrzymana i można zapobiec utracie cennych rekordów, ponieważ tylko upoważniony personel mógł uzyskać dostęp do plików.

17. Łatwiejsze jest skuteczniejsze administrowanie harmonogramem przechowywania zapisów.

18. Funkcjonalne szefowie działów są zapisywane z trudem prowadzenia dokumentacji. Mogą poświęcić swój pełny czas i uwagę na działania resortowe.