Como apresentar modelos de processos de negócios às partes interessadas

um membro do público já interrompeu no meio de uma apresentação sobre análise de processo para perguntar: “Você pode nos mostrar os modelos de processo em um simples slide do PowerPoint?”- ou, ” eu não quero olhar para as caixas verdes e roxas, apenas me mostre o fluxo!Talvez você tenha sentido que desperdiçou alguns de seus esforços na modelagem do processo com muitos detalhes ou da maneira errada. Envergonhado e desmoralizado, você deve ter se perguntado de que outra forma esses modelos poderiam ser apresentados. Bem, você não está sozinho!

este é um dilema comum quando há a necessidade de apresentar modelos de processo para uma variedade de públicos. Há arte e ciência em apresentar o nível certo de detalhe do processo ao grupo certo de partes interessadas, especialmente se eles não estiverem familiarizados com a linguagem de modelagem de processos.

a apresentação eficaz é ainda mais crítica no trabalho de melhoria de processos de ponta a ponta maior e complexo e em novas implementações automatizadas de modelos de negócios. Pode ser necessário usar vários tipos de modelo para descrever os mesmos processos de negócios para vários públicos.

portanto, é muito importante entender quem são os stakeholders e o que eles gostariam de ver diante de seu público com eles.

este artigo propõe uma abordagem para a apresentação eficaz de modelos de processos de negócios baseados em três elementos-chave: compreender, organizar e comunicar.

entenda

você entende as necessidades das partes interessadas?

os detalhes dos modelos de processo atendem às suas expectativas?

para uma comunicação eficaz, é vital entender quem são as partes interessadas e por que elas estão interessadas. Vários níveis e as principais partes interessadas pode ser da seguinte forma:

1. empresa/gestão nível (gerentes sênior, programa de gerenciamento de)

2. processo/projeto (nível de processo proprietários, gerentes operacionais, risco/gestores de qualidade, processo de analistas, especialistas no assunto, os membros da equipe)

3. processo/projeto de implementação (nível de gestores de RH, agentes de mudança, programadores, desenvolvedores, os usuários do processo).

o nível exigido de detalhe do modelo depende do stakeholder.

a gerência sênior preferirá descrições de processos de detalhes grosseiros, facilitando decisões de negócios rápidas e corretas. Os usuários do processo apreciam a especificação fina do detalhe de procedimentos do trabalho. Portanto, é comum que as organizações mantenham vários modelos para um processo de negócios.

organize

como você gerencia grandes quantidades de informações de modelagem de processos e garante que seu público possa lê-las e entendê-las?

existem duas coisas que podem tornar isso mais fácil: comece com uma arquitetura de processo e inclua uma legenda em cada diagrama de processo.

organizar os modelos de processos de negócios usando arquitetura de processos hierárquicos permite uma navegação perfeita entre os níveis de detalhes durante a apresentação.

no exemplo acima, os níveis 1-5 fornecem uma perspectiva estratégica, tática e operacional dos detalhes do processo. O’ o quê ‘ (níveis 1-3) fornece uma visão geral grosseira do cenário de negócios da organização, enquanto o “como” (níveis 4 e 5) fornece as belas descrições das etapas do processo.

seu público será capaz de entender o que está no modelo?

eles vão entender quando você não está lá?

é sempre útil usar uma legenda de diagrama que explique os símbolos e convenções de modelagem. Isso é especialmente importante para aqueles que não estão familiarizados com a modelagem de processos.

comunicar

qual formato é melhor usar para uma apresentação de modelo de processo?

há três coisas a considerar: o meio de apresentação, linguagem e apresentação gráfica.

1. selecione o meio de apresentação que melhor mostrará o nível de detalhe necessário. Uma ferramenta de modelagem de processos pode permitir vários níveis de apresentação. Os slides do PowerPoint podem ser apropriados para detalhes grosseiros do processo e informações de gerenciamento de projetos. Para detalhes finos do processo, pode ser relevante imprimir modelos em papel de grande formato.

2. Use linguagem simples. A menos que o público esteja familiarizado com a terminologia, evite o jargão técnico. Lembre-se de que o que é linguagem simples para alguém com considerável experiência em modelagem pode ser um jargão incompreensível para outro com pouca exposição à modelagem de processos.

3. Escolha os gráficos para se adequar à ocasião. A maioria das ferramentas de modelagem produz gráficos razoáveis, mas, inevitavelmente, eles se parecem com modelos de processo. Para alguns públicos, pode ser preferível ter um gráfico no estilo storyboard, conforme mostrado abaixo. Este diagrama foi usado com sucesso para apresentar e discutir a abertura da conta do processo proposto em um banco com a melhoria do processo principal destacada na parte inferior (I.E. organização, sistema e quebras de mídia).

conclusão

a apresentação do modelo de Processo é tão crítica quanto qualquer outra apresentação do projeto, especialmente para partes interessadas que nunca viram modelos em uma ferramenta de modelagem de processo. Para atingir o objetivo da apresentação do modelo de processo de negócios, uma abordagem cuidadosa precisa ser desenvolvida para entender e atender às expectativas dos stakeholders.

organizar os modelos de processos de negócios em uma arquitetura de processos oferece fácil navegação entre detalhes grosseiros e finos do processo e o fluxo geral do processo.

uma legenda de modelagem complementar torna mais fácil ler e entender a documentação do processo.

o uso criativo de vários meios de apresentação do modelo de processo de negócios melhora a qualidade visual do modelo para as partes interessadas.

estas são as principais questões de design:

• quais detalhes do modelo de processo (grosseiro ou fino) você deseja mostrar?

• Qual é a melhor maneira de mostrar esses detalhes com o melhor efeito para o público em particular?