Como verificar uma fatura? Um processo de verificação de faturas passo a passo para aprovar faturas

a ansiedade de pagar uma fatura o leva erroneamente todas as vezes?

não se preocupe! Você não é o único. Mesmo as empresas globais passam por isso.Afinal, se há algo pior do que esquecer seu protetor solar em um dia de praia, tem que ser uma Fatura Paga erroneamente.

portanto, para garantir que você nunca precise estudar as leis de pagamentos incorretos, vamos entender como verificar uma fatura.

entendendo o processo de verificação da fatura

a verificação da fatura está certificando-se de que o fornecedor está cobrando dos clientes pelo que os clientes aproveitaram. É feito através da verificação cruzada das faturas recebidas contra o pedido de compra e o recibo de entrega. Uma fatura é paga somente se os detalhes da fatura corresponderem aos documentos comprovativos.

geralmente, as empresas têm gerentes de contas a pagar dedicados que estão autorizados a verificar e aprovar um pagamento de fatura.

o principal motivo da verificação da fatura é evitar pagamentos fraudulentos.

o processo de aprovação da fatura varia de empresa para empresa, dependendo do tamanho, tipo e fluxo de trabalho da empresa.

então, se você está se perguntando sobre qual tipo de verificação de fatura você deve praticar, então vamos falar sobre todos os tipos significativos de verificação de fatura.

diferentes tipos de verificação de fatura

o processo de verificação de fatura depende da natureza do comércio. No entanto, a maioria das empresas pratica os três métodos comuns de verificação de faturas a seguir.Vamos dar uma olhada nos três.

• faturas baseadas em ordens de compra: Na verificação da fatura baseada no pedido de compra (PO), a fatura é combinada com o PO colocado. Geralmente é feito pela autoridade que fez o pedido para evitar lacunas de comunicação. Este método não conta o número ou entregas parciais. Ele conta apenas a quantidade total e o valor da fatura.
• faturas com base no recebimento de mercadorias: a verificação da fatura com base no recebimento de mercadorias é considerada uma opção adequada quando a entrega de mercadorias é feita em partes. Portanto, bens individuais são faturados separadamente.
• faturas sem referência de pedido: Às vezes, quando o PO não está disponível para referência, as empresas verificam a fatura diretamente para o gerente de contas a pagar, contador conjugal ou contador G/l.

agora que você conhece os benefícios da aprovação da fatura, deve estar ansioso para ver o processo. Não é?

tudo bem, então, vamos pular direto.

o processo de verificação da fatura

o primeiro passo no processamento da fatura é verificar o número da fatura assim que você receber a fatura. O número da fatura deve ser combinado com o número PO ou o número do recibo da mercadoria.

agora que o número da fatura está correto, vamos começar o processo de verificação da fatura.

1. Verifique a precisão da fatura

   verificar a precisão da fatura é a etapa mais vital da verificação da fatura. A verificação de precisão começa com a certeza de que a fatura a ser processada é destinada à sua empresa ou não. Muitas vezes, o fornecedor pode enviar aos clientes uma fatura no endereço errado.Além disso, isso inclui verificar as taxas dos serviços ou produtos de acordo com o contrato. Você também deve verificar se o cálculo do imposto sobre vendas aplicado, descontos e valor da fatura está correto.

2. confirmar a data da fatura

   verificar as datas da fatura é como verificar se uma fatura é válida. Tem um significado enorme em uma fatura. Pode fazer você perder ou ganhar batalhas legais sobre as transações. Portanto, você deve sempre verificar a data da fatura. Além disso, ajuda a evitar pagamentos duplos. Se a data estiver errada, seria muito mais difícil encontrar a fatura para auditar a transação no futuro.

   além disso, você pode obter um erro ao calcular o imposto apenas por causa de uma fatura datada incorretamente.

3. Confirmar a Entrega, com o Gerente de Projeto

   Confirmando a entrega com o gerente de projeto mantém você longe de pagamentos fraudulentos. Garantir que você recebeu os Serviços / Produtos pelos quais está pagando é uma das melhores práticas.

   antes de dar luz verde à entrega, o gerente deve verificar a quantidade e a qualidade descritas dos itens de linha na fatura com os da Entrega Real.

   às vezes, se a entrega não for feita a tempo, o cliente pode pagar menos ao fornecedor e economizar o dinheiro da empresa. E isso só poderia ser possível confirmando a entrega com autoridade.

4. verifique as informações do Fornecedor

   verificar as informações do Fornecedor é outro método mais fácil para evitar pagamentos fraudulentos. Você deve verificar os detalhes do fornecedor na fatura com as faturas anteriores em seu processo de contas a pagar.

   verifique o nome da empresa, o logotipo, o número de contato, o endereço de correspondência e o ID do E-mail. Essa verificação cruzada não apenas avisa sobre fraude, mas também ajuda a manter os dados do sistema atualizados. E se for um novo fornecedor, você deve verificar os detalhes de Contato antes de prosseguir.Além disso, se você quiser economizar seu tempo e evitar falhas de pagamento, você também deve verificar as condições de pagamento, como número da Conta, número de identificação fiscal e método de pagamento preferido mencionado na fatura.

5. marcar a data de vencimento da fatura

   anotar a data de vencimento da fatura ajuda a classificar a prioridade de pagamento da fatura e melhorar o fluxo de caixa. Além disso, observar o prazo de pagamento também traz benefícios econômicos para sua organização. Ele evita que você pague taxas de pagamento atrasado e ajuda você a aproveitar os descontos early bird, conforme mencionado nas condições de pagamento.

6. agende o pagamento

   assim que todas as verificações acima forem feitas, o pagamento deve ser agendado e aprovado pelo Gerente de contas a pagar pelo menos alguns dias antes. Isso lhe dá uma janela para interromper o pagamento se houver algum problema com o pagamento.

   conforme discutido, a verificação da fatura é um processo crucial e exige toda a sua atenção. No entanto, cada etapa do processo tem limites de tolerância quase zero, pois pode causar desastres Contábeis Financeiros.

assim, uma coisa sábia seria executar as faturas aprovadas por meio de uma lista de verificação final antes de enviar faturas para fazer a transação.Portanto, aqui está uma lista de verificação de fatura rápida, mas essencial, para reconciliação de fatura.

Fatura lista de Verificação

• certifique-se de que a Fatura é paga

  Antes de enviar as faturas fazer o pagamento, você deve confirmar que a fatura é paga. A maneira mais precisa de descobrir isso é executar uma verificação do número da fatura em seus registros de “faturas pagas”.

• Verifique a fatura com documentação

  depois de saber que a fatura ainda não foi paga. Você deve verificá-lo com todos os documentos comprovativos disponíveis relevantes para a compra. Por exemplo, inclui o PO, cotação e recibos de entrega.

• esclarecer discrepâncias

  erros de faturamento não é um fenômeno raro. E suponha que você encontre discrepâncias na fatura. Nesse caso, você nunca deve negligenciá-lo e esclarecê-lo com as contas a pagar & balconista de contas a receber, gerente de projeto ou a autoridade apropriada. Ainda assim, se você estiver enfrentando algum problema, entre em contato com o fornecedor para resolvê-lo.

Voila!

você está feito! Se você seguiu as etapas acima, verificou uma fatura com sucesso.

Agora

Quanto tempo demorou?

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Geralmente, o tempo necessário para processar uma fatura para uma pequena empresa com recursos limitados é de cerca de 17 dias em média.

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introdução de GRAÇA

Conclusão

Certo!

não era assim tão simples?

neste blog, falamos sobre as etapas mais simples para evitar cometer erros de pagamento de faturas. E os benefícios da verificação de faturas devem ter incentivado você a praticá-la já.

mas, se você quiser evitar todas as tarefas de faturamento manual, gere fatura agora e elimine o espaço para erros humanos de todo o processo de faturamento.

esperamos que este blog tenha apagado quase todas as suas dúvidas sobre o processo de verificação da fatura. Para obter ideias inovadoras, tendências e dicas relacionadas ao faturamento em um local, confira outros blogs por nós.