Cum să prezentați părților interesate modele de procese de afaceri

un membru al audienței a întrerupt vreodată în mijlocul unei prezentări despre analiza procesului pentru a întreba: “ne puteți arăta modelele de proces într-un simplu diapozitiv PowerPoint?”- sau, ” nu vreau să mă uit la cutiile verzi și violete, doar arată-mi fluxul!”

poate că ați simțit atunci că v-ați irosit o parte din eforturile dvs. în modelarea procesului cu prea multe detalii sau într-un mod greșit. Jenat și demoralizat, trebuie să vă fi întrebat cum altfel ar putea fi prezentate aceste modele. Ei bine, nu ești singur!

aceasta este o dilemă comună atunci când este nevoie să prezentăm modele de proces unei varietăți de audiențe. Există atât artă, cât și știință în prezentarea nivelului corect de detaliu al procesului către grupul potrivit de părți interesate, mai ales dacă nu sunt familiarizați cu limbajul de modelare a proceselor.

prezentarea eficientă este și mai critică în lucrările de îmbunătățire a proceselor end-to-end mai mari și complexe și în noile implementări automate ale modelelor de afaceri. Poate fi necesar să utilizați mai multe tipuri de modele pentru a descrie aceleași procese de afaceri pentru diferite segmente de public.

prin urmare, este foarte important să înțelegeți cine sunt părțile interesate și ce ar dori să vadă în fața publicului dvs. cu ei.

acest articol propune o abordare a prezentării eficiente a modelelor proceselor de afaceri bazate pe trei elemente cheie: înțelegerea, organizarea și comunicarea.

înțelegeți

înțelegeți nevoile părților interesate?

detaliile modelelor de proces corespund așteptărilor lor?

pentru o comunicare eficientă, este vital să înțelegem cine sunt părțile interesate și de ce sunt interesate. Diferite niveluri și părți interesate cheie ar putea fi după cum urmează:

1. nivel de întreprindere / management (manageri seniori, management de program)

2. nivel de proces / proiect (proprietari de proces, manageri operaționali, manageri de risc/ calitate, analiști de proces, experți în materie, membri ai echipei)

3. nivel de implementare proces/proiect (manageri de resurse umane, agenți de schimbare, programatori, dezvoltatori, utilizatori de proces).

nivelul necesar de detaliu al modelului depinde de părțile interesate.

managementul superior va prefera descrierile grosiere ale proceselor de detaliu, facilitând deciziile de afaceri rapide și corecte. Utilizatorii procesului apreciază specificația detaliată a procedurilor de lucru.

prin urmare, este obișnuit ca organizațiile să mențină mai multe modele pentru un singur proces de afaceri.

organizați

cum gestionați cantități mari de informații despre modelarea proceselor și vă asigurați că publicul dvs. le poate citi și înțelege?

există două lucruri care pot face acest lucru mai ușor: începeți cu o arhitectură de proces și includeți o legendă pe fiecare diagramă de proces.

organizarea modelelor proceselor de afaceri folosind arhitectura ierarhică a proceselor permite navigarea fără probleme între nivelurile de detalii în timpul prezentării.

în exemplul de mai sus, nivelurile 1-5 oferă o perspectivă strategică, tactică și operațională a detaliilor procesului. “Ce “(nivelurile 1-3) oferă o imagine de ansamblu grosieră a peisajului de afaceri al organizației, în timp ce “cum” (nivelurile 4 și 5) oferă descrieri fine ale etapelor procesului.

va putea publicul dvs. să înțeleagă ce este în model?

vor înțelege când nu ești acolo?

este întotdeauna util să folosiți o legendă a diagramei care explică simbolurile și convențiile de modelare. Acest lucru este deosebit de important pentru cei care nu sunt familiarizați cu modelarea proceselor.

comunicați

ce format este cel mai bine utilizat pentru o prezentare a modelului de proces?

există trei lucruri de luat în considerare: mediul de prezentare, limba și prezentarea grafică.

1. selectați suportul de prezentare care va arăta cel mai bine nivelul de detaliu necesar. Un instrument de modelare a proceselor poate permite mai multe niveluri de prezentare. Slide-uri PowerPoint pot fi adecvate pentru detalii de proces grosier și informații de management de proiect. Pentru detalii fine ale procesului, poate fi relevant să imprimați modele pe hârtie de format mare.

2. folosiți un limbaj simplu. Cu excepția cazului în care publicul este familiarizat cu terminologia, evitați jargonul tehnic. Amintiți-vă că ceea ce este un limbaj simplu pentru cineva cu o experiență considerabilă de modelare, poate fi un jargon de neînțeles pentru altul cu o expunere redusă la modelarea proceselor.

3. alegeți grafica pentru a se potrivi cu ocazia. Majoritatea instrumentelor de modelare produc o grafică rezonabilă, dar, inevitabil, arată ca modele de proces. Pentru unele audiențe, poate fi de preferat să aveți o grafică în stil storyboard, așa cum se arată mai jos. Această diagramă a fost utilizată cu succes pentru a prezenta și discuta deschiderea contului de proces propus într-o bancă cu îmbunătățirea cheie a procesului evidențiată în partea de jos (i.e. organizarea, sistemul și pauzele media).

concluzie

prezentarea modelului de proces este la fel de critică ca orice altă prezentare a proiectului, în special pentru părțile interesate care nu au văzut niciodată modele într-un instrument de modelare a proceselor. Pentru a atinge obiectivul prezentării modelului procesului de afaceri, trebuie dezvoltată o abordare atentă pentru a înțelege și a răspunde așteptărilor părților interesate.

organizarea modelelor proceselor de afaceri într-o arhitectură de proces oferă o navigare ușoară între detaliile grosiere și fine ale procesului și fluxul general al procesului.

o legendă de modelare gratuită facilitează citirea și înțelegerea documentației procesului.

utilizarea creativă a diferitelor medii de prezentare a modelului procesului de afaceri îmbunătățește calitatea vizuală a modelului pentru părțile interesate.

acestea sunt întrebările cheie de proiectare:

• ce detalii ale modelului de proces (grosier sau fin) doriți să afișați?

• care este cel mai bun mod de a arăta aceste detalii la cel mai bun efect pentru publicul special?