Sistem de evidență centralizată / explicație / avantaje

ce este sistemul de evidență centralizată?

înregistrările tuturor departamentelor organizației de afaceri sunt menținute într-un singur loc, adică sistem de evidență centralizat. Înregistrările centralizate de depunere sunt controlate de un plan comun de index. Pentru care, se creează un departament separat, adică cunoscut sub numele de departament de depunere. Toate dosarele organizației sunt păstrate de acest departament. Departamentele funcționale ale unei organizații sunt scutite de durerea de cap a menținerii înregistrărilor. Toate fișierele, echipamentele de depunere și personalul de depunere sunt situate în departamentul de depunere.

avantajele depunerii centralizate

principalele avantaje ale depunerii centralizate sunt următoarele.

1. Nu există nici o duplicare a aranjamentelor de depunere. Prin urmare, costul întreținerii depunerii este foarte scăzut.

2. Există o mai bună utilizare a spațiului de stocare.

3. Localizarea ușoară a documentelor și a înregistrărilor este posibilă. Economisește timp și resurse umane.

4. Există o utilizare completă a spațiului de stocare disponibil.

5. Duplicarea echipamentului de umplere este evitată la maxim și necesită doar câteva dulapuri de depozitare.

6. Aceasta permite uniformitatea și standardizarea sistemului de Evidență și metoda.

7. Acesta asigură localizarea ușoară și livrarea documentelor necesare.

8. Acest sistem utilizează personal instruit și calificat, ceea ce duce la o mai mare precizie în depunerea înregistrărilor.

9. Acest sistem asigură o producție mai mare și o funcționare eficientă a fiecărei lucrări în birou.

10. Supravegherea și controlul pot fi utilizate într-un mod mai bun la transferul înregistrărilor, recuperarea și păstrarea acestora.

11. Înregistrările și documentele sunt depuse pe bază de subiect înțelept.

12. Acest sistem asigură funcționarea eficientă a activităților de urmărire.

13. Funcționarea continuă a acestui sistem nu poate fi împiedicată de absența personalului de birou.

14. Împărțirea documentelor relevante în locații diferite este evitată.

15. Nu există nici o dificultate de a depune utilizatorii și personalul Departamentului de depunere.

16. Integritatea fișierelor poate fi menținută și pierderea înregistrărilor valoroase poate fi prevenită, deoarece personalul autorizat singur a permis accesul la fișiere.

17. Este facilitată administrarea mai eficientă a programului de păstrare a înregistrărilor.

18. Șefii departamentali funcționali sunt salvați de deranjarea întreținerii înregistrărilor. Ei își pot dedica timpul complet și atenția asupra activităților departamentale.