Sistema de archivo centralizado / Explicación / Ventajas

¿Qué es el sistema de archivo centralizado?

Los registros de todos los departamentos de la organización empresarial se mantienen en un solo lugar, es decir, en un sistema de archivo centralizado. Los registros de presentación centralizados están controlados por un plan de índice común. Para lo cual, se crea un departamento separado, es decir, conocido como departamento de archivos. Todos los archivos de la organización son conservados por este departamento. Los departamentos funcionales de una organización se alivian del dolor de cabeza de mantener registros. Todos los archivos, el equipo de archivo y el personal de archivo se encuentran en el departamento de archivos.

Ventajas de la Presentación centralizada

Las principales ventajas de la presentación centralizada son las siguientes.

1. No hay duplicación de arreglos de archivo. Por lo tanto, el costo de mantenimiento de la presentación es muy bajo.

2. Hay una mejor utilización del espacio de almacenamiento.

3. Es posible localizar fácilmente documentos y registros. Ahorra tiempo y recursos humanos.

4. Hay una utilización completa del espacio de almacenamiento disponible.

5. La duplicación de equipos de llenado se evita al máximo y solo se requieren unos pocos archivadores.

6. Permite la uniformidad y estandarización del sistema y el método de archivo.

7. Garantiza una fácil ubicación y entrega de los documentos requeridos.

8. Este sistema utiliza personal capacitado y calificado, lo que permite una mayor precisión en la presentación de registros.

9. Este sistema garantiza un mayor rendimiento y un funcionamiento eficiente de cada trabajo en toda la oficina.

10. La supervisión y el control se pueden emplear de mejor manera en la transferencia de registros, su recuperación y retención.

11. Los registros y documentos se archivan según el tema.

12. Este sistema garantiza el funcionamiento eficiente de las actividades de seguimiento.

13. El funcionamiento continuo de este sistema no puede verse obstaculizado por la ausencia de personal de oficina.

14. Se evita dividir los documentos pertinentes en distintos lugares.

15. No hay dificultad para presentar a los usuarios y al personal del departamento de archivos.

16. Se puede mantener la integridad de los archivos y evitar la pérdida de registros valiosos, ya que solo el personal autorizado puede acceder a los archivos.

17. Se facilita una administración más eficaz del calendario de conservación de registros.

18. Los jefes funcionales de los departamentos se salvan de la molestia de mantener registros. Pueden dedicar todo su tiempo y atención a las actividades departamentales.