antaganden och begränsningar i Projektledning

idag kommer vi att diskutera projektantaganden och begränsningar genom att titta på ett verkligt exempel.

Tänk dig att du vill shoppa på ett köpcentrum som tar en timme att nå med bil.

du antog att du skulle lämna ditt hem runt 6:00 pm och nå köpcentret av 7:00 pm.

Detta är ett exempel på ett antagande, något du tror är sant.

vad sägs om begränsningar?

i shoppingexemplet kan du tänka på två. Den första begränsningen är pengar. Om du har 500 USD i handen, det är allt du kan spendera på denna shoppingresa. Den andra begränsningen är galleriets stängningstid; låt oss säga att det är klockan 10:30. Det betyder att du inte kan fortsätta din shopping efter det.

på samma sätt har projekt också antaganden och begränsningar. Du måste förstå och hantera dessa faktorer om du vill slutföra ditt projekt framgångsrikt.

låt oss dyka in.

Projektantaganden och Projektbegränsningar

projektantaganden och begränsningar identifieras i början av projektet. Under hela projektets livscykel kommer de att förfinas och analyseras om. Projektantaganden och begränsningar är nyckeln till många processer i PMBOK-guiden.

en viktig aspekt av ditt projekt, antaganden och begränsningar hanteras inte som krav eller risker. Att dokumentera dem hjälper dock till att skydda dig mot framtida förvärring. Du bör beskriva projektets antaganden och begränsningar i projektets omfattning uttalande.

Projektantaganden

ett antagande är vad du tror är sant. Dessa är förväntade händelser eller omständigheter som förväntas under projektets livscykel. Du gör antaganden baserat på din erfarenhet eller den information som finns tillgänglig.

antaganden kanske inte blir sanna. Faktum är att de ibland kan vara falska och kan påverka ditt projekt negativt och lägga till risk för projektet.

låt oss till exempel ompröva det tidigare exemplet. Du antog att det skulle ta en timme för dig att nå destinationen. Vad händer om du fastnar i trafiken och inte kan nå köpcentret i tid?

ditt antagande visade sig vara falskt. Nu är din shopping i fara eftersom du inte har så mycket tid som planerat.

detta kan också hända med ditt projekt.

till exempel antog du att du kunde få den nödvändiga utrustningen när du behövde den. Men du kunde inte få det när tiden kom på grund av brist eller problem med försörjningskedjan.

nu är du i en svår situation.

antaganden spelar en viktig roll för att utveckla en riskhanteringsplan. Därför måste du som projektledare analysera varje antagande och förutsäga dess inverkan.

Projektantaganden exempel

• du får alla resurser du behöver.
• under regnperioden kommer billig arbetskraft att finnas tillgänglig.
• alla relevanta intressenter kommer till nästa möte.
• dina teammedlemmar har alla nödvändiga färdigheter.
• all utrustning är i gott skick.
• leverantören kommer att leverera förbrukningsvaror i tid.

du kan se hur, om något av antagandena ovan visar sig annorlunda, kommer ditt projekt att påverkas radikalt.

Projektbegränsningar

projektbegränsningar är begränsningar som läggs på projektet, som budget, schema eller resurser.

PMBOK-guiden erkänner sex projektbegränsningar: omfattning, kvalitet, schema, budget, resurser och risk. Av dessa sex är omfattning, schema och budget kända som de tredubbla begränsningarna.

dessa begränsningar definieras i början av ditt projekt, och du måste arbeta inom deras gränser.

en begränsning kan vara av två typer:

1. begränsningar för företag
2. tekniska begränsningar

begränsningar för företag

begränsningar för företag beror på organisationens tillstånd. De är begränsningar på hög nivå och definieras ofta när projektet startar, som tid, budget och resurser.

ändringar av dessa begränsningar är sällsynta och projektledningsgruppen måste arbeta inom dem.

tekniska begränsningar

tekniska begränsningar begränsar dina designval. De är fasta, och eventuella ändringar av de tekniska specifikationerna kan påverka din projektplanering.

låt oss till exempel säga att du bygger en pipeline. Enligt konstruktionen bör rörledningen stå emot ett visst tryck, det här är din tekniska begränsning, en fast verklighet.

varje projekt har begränsningar. Därför måste du identifiera dem alla och utveckla din plan i enlighet därmed. Begränsningar ligger utanför din kontroll, som åläggs av kunder, organisationer eller statliga bestämmelser.

Projektbegränsningar exempel

några exempel på begränsningar är:

• du måste uppnå den första milstolpen inom en månad.
• du måste arbeta med tillgängliga resurser.
• du har bara två webbplatsingenjörer.

antaganden Vs begränsningar

följande är några skillnader mellan antaganden och begränsningar:

• antaganden tros vara sanna, medan begränsningar är sanna i naturen.
• antaganden är bra för projektet, medan begränsningar för det mesta inte är gynnsamma för projektets mål.
• om antaganden blir falska är det dåliga nyheter för projektet. Men om begränsningar är falska är det positivt.

antaganden och begränsningar spelar en viktig roll i planeringsprocessen som grunden för din projektledningsplan.

varje antagande är en potentiell risk för ditt projekt, för om något antagande är felaktigt är du i trubbel. Din riskhanteringsplan beror starkt på antaganden och begränsningar. Att inte identifiera någon av dem kan påverka ditt projekt.

sammanfattning

antaganden och begränsningar är en viktig del av ditt projekt. De måste identifieras, kontrolleras och övervakas kontinuerligt.

ett antagande är ett villkor som du tror är sant, och en begränsning är en fast begränsning för ditt projekt. Antaganden måste analyseras realistiskt, medan begränsningar måste identifieras tydligt under hela projektets livscykel. Att hantera antaganden och begränsningar är nödvändiga för att slutföra ditt projekt med minimal hinder.

projektantaganden och projektbegränsningar är viktiga ämnen ur PMP-certifieringsexamen. Du kan se frågor om detta.