Centraliserat arkiveringssystem / förklaring / fördelar

Vad är centraliserat arkiveringssystem?

posterna för alla avdelningar i företagsorganisationen hålls på ett ställe, dvs centraliserat arkiveringssystem. De centraliserade arkiveringsposterna styrs av en gemensam indexplan. För vilken skapas en separat avdelning, dvs känd som arkiveringsavdelning. Alla filer i organisationen bevaras av denna avdelning. En organisations funktionella avdelningar befrias från huvudvärk för att upprätthålla register. Alla filer, arkiveringsutrustning och arkiveringspersonal finns i arkiveringsavdelningen.

fördelar med centraliserad arkivering

de viktigaste fördelarna med centraliserad arkivering är följande.

1. Det finns ingen dubbelarbete av arkiveringsarrangemang. Därför är kostnaden för arkiveringsunderhåll mycket låg.

2. Det finns bättre utnyttjande av lagringsutrymme.

3. Enkel placering av dokument och register är möjliga. Det sparar tid och mänskliga resurser.

4. Det finns fullt utnyttjande av lagringsutrymme tillgängligt.

5. Dubbelarbete av fyllningsutrustning undviks maximalt och krävs endast några arkivskåp.

6. Det möjliggör enhetlighet och standardisering av arkiveringssystem och metod.

7. Det garanterar enkel plats och leverans av nödvändiga dokument.

8. Detta system använder utbildad och kvalificerad personal som leder till större noggrannhet i arkivering av register.

9. Detta system säkerställer större produktion och effektiv drift av varje arbete i hela kontoret.

10. Övervakning och kontroll kan användas på ett bättre sätt vid överföring av poster, deras hämtning och lagring.

11. Register och dokument arkiveras på ämnesmässig grund.

12. Detta system säkerställer effektiv drift av uppföljningsaktiviteter.

13. Den kontinuerliga driften av detta system kan inte hindras av avsaknad av kontorspersonal.

14. Uppdelningen av relevanta dokument på olika platser undviks.

15. Det finns ingen svårighet att lämna användare och arkivering avdelningspersonal.

16. Integritet filer kan upprätthållas och förlust av värdefulla poster kan förhindras eftersom behörig personal ensam tillåtet att komma åt filerna.

17. Effektivare administration av retention av registerschema underlättas.

18. De funktionella avdelningscheferna sparas från störningen av underhåll av register. De kan ägna sin heltid och uppmärksamhet åt avdelningens aktiviteter.