Hur man presenterar Affärsprocessmodeller för intressenter

har en publikmedlem någonsin avbrutit mitt i en presentation om processanalys för att fråga, “kan du visa oss processmodellerna i en enkel PowerPoint-bild?”- eller, ” Jag vill inte titta på de gröna och lila lådorna, bara visa mig flödet!”

kanske kände du att du hade slösat bort några av dina ansträngningar för att modellera processen med för mycket detaljer eller på fel sätt. Generad och demoraliserad, du måste ha undrat hur annars kunde dessa modeller presenteras. Tja, du är inte ensam!

detta är ett vanligt dilemma när det finns ett behov av att presentera processmodeller för en mängd olika målgrupper. Det finns både konst och vetenskap i att presentera rätt nivå av processdetaljer till rätt grupp av intressenter, särskilt om de inte är bekanta med processmodelleringsspråket.

effektiv presentation är ännu mer kritisk i större och komplexa processförbättringsarbete och i nya automatiserade affärsmodellimplementeringar. Du kan behöva använda flera modelltyper för att beskriva samma affärsprocesser för olika målgrupper.

därför är det mycket viktigt att förstå vem intressenterna är och vad de skulle vilja se inför din publik med dem.

denna artikel föreslår ett tillvägagångssätt för effektiv presentation av affärsprocessmodeller baserade på tre nyckelelement: förstå, organisera och kommunicera.

förstå

förstår du intressenternas behov?

uppfyller detaljerna i processmodeller deras förväntningar?

för effektiv kommunikation är det viktigt att förstå vem intressenterna är och varför de är intresserade. Olika nivåer och viktiga intressenter kan vara följande:

1. enterprise / management nivå (ledande befattningshavare, program management)

2. process / projektnivå (processägare, operativa chefer, risk / kvalitetschefer, processanalytiker, ämnesexperter, teammedlemmar)

3. process / projektimplementeringsnivå (HR-chefer, förändringsagenter, programmerare, utvecklare, processanvändare).

den nödvändiga nivån på modelldetaljer beror på intressenten.

ledande befattningshavare föredrar grova detaljprocessbeskrivningar som underlättar snabba och korrekta affärsbeslut. Processanvändare uppskattar fin detalj specifikation av arbetsrutiner.

därför är det vanligt att organisationer upprätthåller flera Modeller för en affärsprocess.

organisera

hur hanterar du stora mängder processmodelleringsinformation och ser till att din publik kan läsa och förstå den?

det finns två saker som kan göra det lättare: börja med en processarkitektur och inkludera en legend i varje processdiagram.

organisering av affärsprocessmodellerna med hierarkisk processarkitektur möjliggör sömlös navigering mellan detaljnivåer under presentationen.

i exemplet ovan ger nivå 1-5 ett strategiskt, taktiskt och operativt perspektiv på processdetaljerna. “Vad “(nivå 1-3) ger en grov översikt över organisationens affärslandskap medan “hur” (nivå 4 och 5) ger de fina beskrivningarna av processtegen.

kommer din publik att kunna förstå vad som finns i modellen?

kommer de att förstå det när du inte är där?

det är alltid användbart att använda en diagramförklaring som förklarar modelleringssymboler och konventioner. Detta är särskilt viktigt för dem som inte är bekanta med processmodellering.

kommunicera

vilket format är bäst att använda för en processmodellpresentation?

det finns tre saker att tänka på: presentationsmediet, språket och den grafiska presentationen.

1. Välj det presentationsmedium som bäst visar den detaljnivå som krävs. Ett processmodelleringsverktyg kan tillåta flera nivåer av presentation. PowerPoint-bilder kan vara lämpliga för grova processdetaljer och projektledningsinformation. För fina processdetaljer kan det vara relevant att skriva ut modeller på storformatspapper.

2. Använd enkelt språk. Om inte publiken är bekant med terminologin, undvik teknisk jargong. Kom ihåg att det som är enkelt språk för någon med stor modellerfarenhet kan vara obegripligt jargong för en annan med liten exponering för processmodellering.

3. Välj grafiken som passar tillfället. De flesta modelleringsverktyg producerar rimlig grafik, men oundvikligen ser de ut som processmodeller. För vissa målgrupper kan det vara att föredra att ha en storyboard-stilgrafik, som visas nedan. Detta diagram användes framgångsrikt för att presentera och diskutera den föreslagna processen kontoöppning i en bank med nyckeln processförbättring markeras längst ner (jag.e. organisation, system och media raster).

slutsats

Processmodellpresentation är lika kritisk som alla andra projektpresentationer, särskilt för intressenter som aldrig har sett modeller i ett processmodelleringsverktyg. För att uppnå målet med affärsprocessmodellpresentationen måste ett noggrant tillvägagångssätt utvecklas för att förstå och möta intressenternas förväntningar.

att organisera affärsprocessmodellerna i en processarkitektur ger enkel navigering mellan grova och fina processdetaljer och det övergripande processflödet.

en gratis modelleringsförklaring gör det lättare att läsa och förstå processdokumentationen.

kreativ användning av olika affärsprocessmodellpresentationsmedier förbättrar modellens visuella kvalitet för intressenterna.

dessa är de viktigaste designfrågorna:

• vilka processmodelldetaljer (grova eller fina) vill du visa?

• Vad är det bästa sättet att visa dessa Detaljer för bästa effekt för den specifika publiken?