hur verifierar jag en faktura? En steg-för-steg Fakturakontrollprocess för att godkänna fakturor

får ångesten att betala en faktura felaktigt dig varje gång?

oroa dig inte! Du är inte den enda. Även globala företag går igenom det.

när allt kommer omkring, om det finns något värre än att glömma din solskyddsmedel på en stranddag, måste det vara en faktura som betalas felaktigt.

för att se till att du aldrig behöver studera lagarna för felaktiga betalningar, låt oss förstå hur du verifierar en faktura.

förstå Fakturaverifieringsprocessen

Fakturaverifiering är att se till att säljaren debiterar kunder för vad kunderna utnyttjade. Det görs genom att dubbelkontrollera de fakturor som mottagits mot inköpsorder och leveranskvitto. En faktura betalas endast om fakturauppgifterna matchar styrkande handlingar.

i allmänhet har företag dedikerade leverantörsskulder som är behöriga att verifiera och godkänna en fakturabetalning.

den främsta orsaken till fakturaverifiering är att undvika bedrägliga betalningar.

processen för godkännande av fakturor varierar från företag till företag, beroende på företagets storlek, typ och arbetsflöde.

så om du undrar vilken typ av fakturaverifiering du bör öva på, låt oss prata om alla viktiga typer av fakturaverifiering.

olika typer av Fakturaverifiering

fakturakontrollprocessen beror på typen av handel. De flesta företag utövar dock följande tre vanliga fakturakontrollmetoder.

Låt oss ta en titt på de tre.

• fakturor baserade på inköpsorder: I inköpsordern (po) baserad fakturaverifiering matchas fakturan med den placerade PO. Det görs vanligtvis av den myndighet som beställde för att undvika kommunikationsluckor. Denna metod räknar inte antalet eller delleveranser. Den räknar endast den totala kvantiteten och fakturabeloppet.
• fakturor baserade på varukvitto: Fakturaverifiering baserad på varukvitto anses vara ett lämpligt alternativ när varuleveransen sker i delar. Därför faktureras enskilda varor separat.
• fakturor utan Orderreferens: Ibland, när PO inte är tillgänglig för att hänvisa till, verifierar företag fakturan direkt till leverantörsskulden, äktenskaplig revisor eller G/L-revisor.

nu när du vet fördelarna med fakturagodkännande måste du vara angelägen om att se processen. Är inte du?

okej då, låt oss hoppa rätt in.

Fakturaverifieringsprocessen

det första steget i fakturabehandlingen är att kontrollera fakturanumret så snart du får fakturan. Fakturanumret måste matchas med PO-nummer eller varukvittonummer.

nu när fakturanumret är korrekt, låt oss börja fakturaverifieringsprocessen.

1. kontrollera fakturans noggrannhet

   kontrollera fakturans noggrannhet är det viktigaste steget i fakturaverifiering. Noggrannhetskontroll börjar med att se till att fakturan som ska behandlas är avsedd för ditt företag eller inte. Många gånger kan säljaren skicka kunder en faktura på fel adress.

   dessutom inkluderar detta att kontrollera priserna på tjänsterna eller produkterna enligt avtalet. Du bör också kontrollera om beräkningen av tillämpad moms, rabatter och fakturabelopp är korrekt.

2. bekräfta fakturadatum

   kontrollera fakturadatum är hur man kontrollerar om en faktura är giltig. Det har en enorm betydelse i en faktura. Det kan göra att du förlorar eller vinner juridiska strider om transaktionerna. Därför bör du alltid kontrollera fakturans datum. Utöver det hjälper det dig att undvika dubbla betalningar. Om datumet är fel skulle det vara mycket svårare att hitta fakturan för granskning av transaktionen i framtiden.

   Dessutom kan du få ett fel vid beräkningen av skatten bara på grund av en felaktigt daterad faktura.

3. bekräfta leveransen med projektledaren

   bekräfta leveransen med projektledaren håller dig borta från bedrägliga betalningar. Att se till att du har fått de tjänster/produkter du betalar för är en av de bästa metoderna.

   före greenlighting leveransen måste chefen kontrollera den beskrivna kvantiteten och kvaliteten på linjeposterna i fakturan med de för den faktiska leveransen.

   ibland, om leveransen inte görs i tid, kan kunden betala mindre till säljaren och spara företagets pengar. Och detta kan bara vara möjligt genom att bekräfta leveransen med auktoritet.

4. kontrollera Leverantörsinformationen

   kontrollera leverantörsinformation är en annan enklaste metod för att undvika bedrägliga betalningar. Du bör dubbelkolla leverantörsuppgifterna på fakturan med de tidigare fakturorna i din betalningsprocess.

   kontrollera företagets namn, logotyp, kontaktnummer, postadress och e-post-ID. Denna korskontroll varnar dig inte bara om bedrägeri utan hjälper dig också att hålla dina systemdata uppdaterade. Och om det är en ny leverantör måste du verifiera kontaktuppgifterna innan du fortsätter.

   dessutom, om du vill spara tid och undvika betalningsfel, bör du också kontrollera betalningsvillkor som kontonummer, skatte-ID-nummer och önskad betalningsmetod som nämns på fakturan.

5. markera fakturans förfallodatum

   att anteckna fakturaens förfallodatum hjälper dig att sortera ut fakturabetalningsprioriteten och förbättra kassaflödet. Annat än att notera betalningsfristen har ekonomiska fördelar för din organisation också. Det sparar dig från att betala sena betalningsavgifter och hjälper dig att utnyttja early bird rabatter som nämns i betalningsvillkoren.

6. Schemalägg betalningen

   när alla ovanstående kontroller är gjorda måste betalningen schemaläggas och godkännas av leverantörsreskontrachefen minst ett par dagar före. Detta ger dig ett fönster för att stoppa betalningen om det finns några problem med betalningen.

   som diskuterats är fakturaverifiering en avgörande process, och det kräver all din uppmärksamhet. Men varje steg i processen har nästan nolltoleransgränser eftersom det kan orsaka finansiella redovisningskatastrofer.

således skulle en klok sak vara att köra de godkända fakturorna genom en slutlig checklista innan du skickar fakturor för att göra transaktionen.

så här är en snabb men viktig checklista för fakturaverifiering.

checklista för Fakturaverifiering

• se till att fakturan är obetald

  innan du skickar fakturor som gör betalningen ska du bekräfta att fakturan är obetald. Det mest exakta sättet att ta reda på det är att köra ett fakturanummer checka in dina “betalda fakturor” loggar.

• verifiera fakturan med dokumentation

  när du vet att fakturan ännu är obetald. Du bör kontrollera det med alla tillgängliga dokument som är relevanta för köpet. Det inkluderar till exempel PO -, offert-och leveranskvitton.

• förtydliga avvikelser

  faktureringsfel är inte ett sällsynt fenomen. Och antar att du hittar några avvikelser i fakturan verifieras. I så fall bör du aldrig försumma det och klargöra det med leverantörsskulder & kundfordringar kontorist, projektledare eller lämplig myndighet. Ändå, om du står inför några problem, bör du kontakta säljaren för att lösa dem.

Voila!

du är klar! Om du har följt ovanstående steg har du verifierat en faktura framgångsrikt.

nu,

hur lång tid tog det?

tog det längre tid än du trodde?

i allmänhet är tiden för att behandla en faktura för ett litet företag med begränsade resurser ungefär 17 dagar i genomsnitt.

så, om du vill träffa top gear, ladda ner InvoiceOwl app nu!

skapa professionella fakturor online enkelt och hålla koll på din ekonomi

InvoiceOwl är en funktionsrik fakturering app som hjälper småföretag, frilansare och entreprenörer att skapa fakturor på språng och få betalt snabbare!

Kom igång gratis

slutsats

okej!

var det inte så enkelt?

i den här bloggen pratade vi om de enklaste stegen för att undvika att göra fakturabetalningsfel. Och fördelarna med fakturaverifiering måste ha uppmuntrat dig att öva det redan.

men om du vill undvika alla manuella faktureringsuppgifter, generera faktura nu och eliminera utrymme för mänskliga fel från hela faktureringsprocessen.

vi hoppas att den här bloggen har rensat nästan alla dina frågor angående fakturaverifieringsprocessen. För att få innovativa ideer, trender och tips relaterade till fakturering på en plats, kolla in andra bloggar av oss.