Tekniska Tips: skapa en gruppkalender i Lotus Notes

en av de mer användbara funktionerna i Lotus Notes-klienten är gruppkalender och schemaläggning. Med en gruppkalender kan du se om personer i en grupp är lediga vid ett visst datum och tid. Du kan skapa egna grupper och senare redigera deras medlemskap.

för att skapa en gruppkalender måste du vara i kalendervyn. För att nå kalendervyn, klicka på kalenderikonen på Lotus Notes välkomstsida.

för att skapa en gruppkalender:

• Välj menyn Åtgärder — Verktyg — Visa och skapa gruppkalendrar….

• klicka på knappen Ny gruppkalender.

• tilldela din gruppkalender ett namn genom att skriva det i det angivna textfältet.

• Lägg till medlemmar genom att söka i katalogen: klicka på nedåtpilen längst ned till höger i rutan Lägg till medlemmar.

• när du har lagt till namn i din kalender klickar du på knappen OK. Din nya gruppkalender ska öppnas och visa medlemsinformation.

om du vill visa en persons kalender dubbelklickar du på personens namn. Du kan också bläddra till höger för att se framtida datum. De vita utrymmena anger tillgänglig tid då möten eller evenemang kan schemaläggas. De två nyanser av mörkrosa indikerar redan planerad och otillgänglig tid.

för att visa en befintlig gruppkalender, klicka på åtgärder — Verktyg — Visa och skapa gruppkalendrar… för att öppna kalendern från listan som visas, dubbelklicka på den. Om du vill ändra kalendern (Lägg till och ta bort medlemmar eller ändra titeln) klickar du på knappen Redigera.

du kan också anpassa färgerna på dina kalenderhändelser. Du kanske till exempel vill ställa in möten som ska visas i blått och händelser i rödbrun.

• gå till kalendervyn.

• klicka på rullgardinsmenyn Verktyg och välj Inställningar…

• välj fliken Kalender & att göra och välj sedan fliken Färger.

• du kan nu anpassa bakgrunds-och textfärger för möten, möten, påminnelser, händelser, årsdagar och att göra saker.

om du till exempel vill ändra bakgrundsfärgen för alla dina händelser klickar du på nedpilen bredvid den färgade rutan. Färgpaletten visas. Du kan välja färger från en palett genom att klicka på fliken Anteckningar, eller så kan du välja en färg från RGB-skalan (röd, grön, blå). Använd RGB-reglagen för att ändra färgerna eller ange numeriska värden i rutorna R, G och B. När du är nöjd med färgen klickar du på färgrutan (till höger om RGB-reglagen) för att välja den. Du kan också ange nyans, mättnad och ljushetsintensitet (ljusstyrka) genom att klicka på högerpilen bredvid RGB och välja HSL-reglagen.

när du är klar med att välja bakgrunds-och textfärger för alla dina händelser, klicka på OK för att tillämpa dina ändringar. För att återgå till de ursprungliga bakgrundsfärgerna, klicka på Återställ standard Kalenderfärger knapp.

för mer information om Lotus Notes kalender, Se e-postavsnittet på Fordham IT Online Help-webbsidan på: http://www.fordham.edu/it-documents

av Katherine Egan