11 nejlepších komunikačních nástrojů pro podniky (podle kategorie)

komunikační nástroje jsou důležité pro práci, ale jsou zásadní pro distribuované týmy a lidi pracující na dálku.

po práci z domova na plný úvazek za poslední čtyři roky a bez plánů vrátit se do kancelářského života jsem nejen dobře pochopil, co vzdálený pracovník potřebuje v komunikačním nástroji. Ale kromě toho jsem se také seznámil s některými dalšími typy nástrojů, které moji spolupracovníci v různých odděleních obvykle používají(které opravdu nepotřebuji).

například pracuji se vzdálenými lidmi zákaznické podpory a obchodními manažery na různých projektech, a přestože naše hlavní komunikační nástroje jsou obvykle stejné,existují i další zajímavé.

v této příručce vás provedu některými z těchto komunikačních nástrojů podle kategorií-upozornění je, že se jedná o nástroje, které jsem buď osobně použil, nebo jsem o nich slyšel dobré věci a vyzkoušel bych se. (Upozornění na Spoiler: Vím o některých lidech-zejména na volné noze-kteří mohou považovat funkci sledování času za důležitou součást svých nástrojů, ale ve skutečnosti ji nepoužíváme, takže zde žádný nebude.)

zde je přehled na vysoké úrovni-přeskočit dopředu, pokud se vám líbí:

• co jsou ” komunikační nástroje?”(Kategorie nemusí být tak úzká, jak si myslíte)
• přemýšlíte o komunikačním nástroji? 2 hlavní případy použití, aby zvážila
• komunikační kanály (bez sociálních sítí), aby zvážila, když nakupujete nástroj
• jak vybrat nejlepší online komunikační nástroje pro váš tým: 6 věcí, které hledám
• 11 docela úžasné obchodní komunikační nástroje, podle kategorie

ale nejprve…

co jsou komunikační nástroje? (Kategorie nemusí být tak úzká, jak si myslíte)

na pracovišti obvykle označujeme komunikační nástroje jako software a aplikace, které nějakým způsobem usnadňují interní a externí přenos informací. Jednoduše řečeno: jedná se o nástroje, které vám umožňují mluvit s ostatními lidmi v práci prostřednictvím různých kanálů, jako jsou zasílání zpráv, e-mail, videokonference, SMS, telefonní hovory a další.

Obecně platí, že čím efektivnější jsou vaše obchodní komunikační nástroje, tím lépe. Pokud máte, jak tomu říkáme ve světě technologií, “obrovský zásobník”, pak pravděpodobně trávíte většinu dne přepínáním tam a zpět mezi různými okny a kartami, kopírováním a vkládáním informací mezi nástroji a obecně trávením mnohem více času, než byste měli… na správu všech těchto různých nástrojů.

význam: pokud máte jeden chatovací nástroj, jinou aplikaci pro obchodní telefony, jiný software pro videokonference atd.-Možná budete chtít zmenšit velikost a použít něco univerzálnějšího. Za chvíli vysvětlím proč.

proč je tak důležité zvolit správné komunikační nástroje pro práci?

nástroje obchodní spolupráce prošly dlouhou cestu. Pokud pracujete ve společnosti, která má flexibilní pracovní politiku nebo vám dává možnost pracovat z domova (nebo kdekoli), pak vaše komunikační nástroje jsou v podstatě celý váš online pracovní prostor.

pokud jste vzdálený pracovník, dobrý (nebo špatný) interní komunikační nástroj má přímý dopad na vaši každodenní práci. A pokud jste manažer nebo vedoucí podniku, který investoval do zapojení zaměstnanců a celkové zkušenosti zákazníků, je nezbytné vybavit váš tým vysoce kvalitními nástroji.

Sečteno a podtrženo: ať už provozujete malou firmu nebo dobře zavedenou společnost, mít nejlepší software pro obchodní komunikaci (nebo alespoň nejlepší software pro obchodní komunikaci pro váš tým) může mít obrovský vliv na vaši produktivitu—a upřímně řečeno, jen udělejte z práce příjemnější zážitek.

přemýšlíte o komunikačním nástroji? 2 hlavní případy použití pro zvážení

případy použití interní komunikace

pokud jde o komunikaci, většina z nás pravděpodobně denně mluví s našimi spoluhráči, což znamená, že bychom potřebovali dobré nástroje pro interní spolupráci.

například v marketingu obvykle chceme-ne, potřebujeme!- aplikace nebo software, který nám umožňuje videohovory a sdílení obrazovky. Pro můj tým konkrétně, používáme hlavně instant messaging, videokonference, a telefonní hovory spolupracovat každý den. (A sdílíme soubory. Je jich hodně.)

zejména s lidmi, kteří jsou v různých časových pásmech, je jakákoli komunikace v reálném čase, kterou můžeme získat, velmi cenná. K tomu všemu používáme číselník. Místo toho, abychom měli jednu videokonferenční aplikaci a další chatovací nástroj – aplikace Dialpad nám umožňuje dělat to vše na jednom místě:

👉tip na Dialpad: poté, co pracoval ve společnostech od několika zaměstnanců po několik tisíc zaměstnanců, měl největší zásobník obchodní komunikace, jaký jsem kdy viděl, asi pět nebo šest různých nástrojů interní spolupráce. Věděli jsme, že to není ideální z hlediska komunikace zaměstnanců, ale bylo to nezbytné pro spolupráci mezi týmy, protože marketingový tým preferuje určité nástroje, prodejní tým preferuje určité nástroje… víte, jak to chodí. Zefektivnění počtu komunikačních nástrojů, které používám, udělalo zázraky pro můj zdravý rozum.

mimochodem, pokud má váš tým spoustu schůzek, jako je moje, pomáhá také mít komunikační nástroj, který může zaznamenávat a / nebo přepisovat vaše schůzky. Například Dialpad má úžasnou funkci přepisu v reálném čase (díky technologii hlasové inteligence), která za nás zaznamenává každou schůzku:

nejen, že to umožňuje každému soustředit se na úkol po ruce během video setkání, aniž by museli dělat poznámky rychle, je to také velmi užitečné pro lidi, kteří nemohli dělat to na schůzku, protože mohou buď zkontrolovat přepis nebo záznam.

případy použití externí komunikace

pokud jste v roli klienta nebo zákazníka, pak je váš komunikační software stejně důležitý!

pro prodejce je to doslova to, jak oslovíte vyhlídky a nadhazujete je-a z toho, co jsem slyšel, některé z nejpopulárnějších kanálů jsou textové zprávy/SMS, telefonní hovory a videochaty.

práce v zákaznickém servisu nebo podpoře? Pravděpodobně budete potřebovat komunikační nástroje s možností přenosu hovorů a směrování hovorů, aby se volající mohli nasměrovat ke správnému členovi týmu. (Platforma kontaktního centra, možná…)

například pomocí kontaktního centra Dialpad můžete nastavit pracovní dobu pro konkrétní oddělení a zvolit směrování hovorů agentům na základě kritérií, jako je směrování založené na dovednostech nebo tomu, kdo byl nejdéle nečinný:

(a agenti mohou používat svá mobilní zařízení také, pokud chtějí, protože Dialpad má mobilní aplikaci.

zábavný fakt: i když jsem v marketingu, stále sedím na několika zákaznických hovorech (hlavně rozhovory pro příběhy zákazníků). A znovu, přepisy v reálném čase poháněné Vi jsou spojkou, která mi pomáhá přezkoumat důležité podrobnosti, které se objevují při těchto hovorech.

předtím bych musel zuřivě psát, abych se ujistil, že jsem zachytil každou úžasnou věc, kterou zákazník řekl. Nyní se mohu plně věnovat konverzaci a klást mnohem lepší otázky, protože se nebojím psát poznámky. Je to všechno v souhrnu hovorů-které se po každém hovoru pohodlně zasílá e-mailem do mé doručené pošty:

komunikační kanály (bez sociálních sítí), které je třeba zvážit, když nakupujete nástroj

hlas / telefon

hlasové hovory jsou nejtradičnější metodou obchodní komunikace—a přesto, bez ohledu na to, jak moc si na to stěžujeme, stále jej používáme. A to není překvapující, protože mnoho zákazníků stále dává přednost okamžitým interakcím mezi lidmi, jako jsou telefonní hovory, na rozdíl od chatbotů a sociálních médií.

Vysoká kvalita hovoru Dialpad je jeho volací karta (slovní hříčka plně určena), díky své síti datových center po celém světě a jedinečné architektuře split cloud, která zajišťuje trvale vysokou úroveň kvality hovoru bez ohledu na to, kde sídlí vaše kanceláře. (Vážně, je to velmi cool. Zeptejte se nás na to.)

👉tip na Dialpad: přemýšlíte o tom, že přepnete od svého starého poskytovatele telefonu? Portování čísel je s Dialpadem snadné – stačí odeslat požadavek na port z vašeho online administrátorského portálu a tým Dialpadu to odtud vezme.

E-Mail

e-mail je stále jedním z nejpopulárnějších obchodních komunikačních kanálů. O tom není pochyb.

bez ohledu na to, jak přeplněné jsou naše doručené pošty, je to stále nezbytný kanál – stále ho používám každý den a velmi pochybuji, že se ho někdy úplně zbavíme.

Použil jsem Gmail i Outlook pro práci a upřímně, je to do značné míry volání vašeho IT týmu. Oba jsou funkční a většinou dělají to, co mají.

jedna věc, kterou řeknu, je, že jakékoli jiné komunikační nástroje, které používáte, by se měly integrovat s poskytovatelem e-mailu, protože to usnadní vaši každodenní práci.

(například Dialpad se integruje s aplikací Outlook i Gmail a automaticky vkládá odkazy na schůzky online do pozvánek v kalendáři.)

více informací o tom, jak jsem zvládl přetížení e-mailu v minulosti zde.

Video

mám na mysli, Co mohu říci o videokonferenci, která ještě nebyla řečena? Je to důležité pro mnoho podniků, a přestože únava videa je skutečná věc (někdy mám fotoaparát vypnutý, protože být v zádech po dobu šesti hodin v kuse je vyčerpávající), pravděpodobně to bude ve společnostech po dlouhou dobu.

ať už jen spolupracujete se spoluhráči nebo nadhazujete vyhlídky, videokonference jsou výchozí (alespoň pro můj tým), když nejste všichni ve stejném městě. Opět platí, že nejlepší je mít vaše video schůzky jako součást jednotné platformy—jsem také pravděpodobně zaujatý, protože nesnáším, když mám otevřenou miliardu oken (opravdu to zpomaluje počítač), ale hej…

👉tip na Dialpad: Video schůzky jsou skvělé, dokud obraz nezačne zaostávat a zvuk nezačne stříhat dovnitř a ven. Mít dobré připojení k Internetu je klíčové, pokud máte v plánu mít spoustu videokonferencí (je to jen trochu náročnější na zdroje než běžné telefonní hovory), a pokud chcete upgradovat, Dialpad má ve skutečnosti skvělé partnerství s T-Mobile pro práci odkudkoli-podívejte se na to.

Instant messaging / SMS

Instant messaging je pravděpodobně můj nejpoužívanější komunikační kanál, když mluvím se svým týmem. (Používáme jak skupinové chaty, tak vlákna 1 na 1 docela rovnoměrně.) Dostanete odpovědi rychleji než prostřednictvím e-mailu, a to vyžaduje méně face-time závazek, pokud víte, co tím myslím.

navíc udržuje moji doručenou poštu méně přeplněnou, což je hezké. Jak jsem již zmínil, můžeme použít Dialpad pro vzájemné zasílání zpráv-oh, a můžeme také posílat SMS zprávy. Můžete si vybrat buď kontakt nebo telefonní číslo, když posíláte zprávu, a to bude automaticky vědět, poslat zprávu jako SMS, pokud toto telefonní číslo není spojena s kontaktem v Dialpad:

jak vybrat nejlepší online komunikační nástroje pro váš tým: 6 věcí, které hledám

All-In-one (nebo velmi dobře integrovaný)

nechci porazit mrtvého koně-docela samo-vysvětlující.

pracuje pro interní i externí komunikaci

následuje to stejným způsobem jako celá věc ” zefektivnění komunikačních nástrojů— – proč mít samostatné nástroje pro interní a externí komunikaci, když nemusíte…?

Scalable

nechci to projít nebo podporovat pokaždé, když chci udělat malou věc, jako je změna nastavení hlasové schránky nebo změna informací o profilu pro nové zaměstnance. Neumím si představit, o kolik víc práce by to bylo, dejme tomu vedoucí kontaktního centra, který musí řídit desítky či stovky agentů.

s Dialpadem můžete škálovat uživatele nahoru a dolů a spravovat telefonní čísla každého sami. Je to tak snadné, dokonce I já to dokážu…

dobrá zákaznická podpora

nemysli si, že to musím příliš vysvětlovat. Jakýkoli software, který používáme, by měl mít dobrou zákaznickou podporu. Historicky, když nás Podpora zklamala, tak se s tím nástrojem příliš dlouho nedržíme.

(Dialpad nabízí podporu 24/7-celosvětově, nejen v USA-pro profesionální a podnikové zákazníky a podporu 24/5 na standardním plánu, takže odborník je téměř vždy po ruce, aby se zabýval otázkami. A máme také docela úžasné Centrum nápovědy, které pokrývá většinu otázek, které zákazníci mají.)

nákladově efektivní

chcete se vyhnout více drahým předplatným různých služeb a aplikací? Měli byste jít s—uhodli jste-jednotnou platformou. Co je na Dialpadu docela zvláštní, je to, že i jeho nejlevnější plán má neomezené příchozí a odchozí telefonní hovory, neomezené SMS/MMS (v USA a Kanadě), video schůzky,automatické obsluhy, vlastní hlasové pozdravy, cloudové úložiště pro vaše schůzky a mnoho dalšího.

Přístupnost na různých zařízeních

někteří lidé v mém týmu jsou na iOS, jiní jsou na Androidu a většina z nás používá stolní i mobilní aplikaci.

jsme rozhodně zkaženi tím, jak aplikace Dialpad fungují na všech těchto zařízeních.

(navíc funguje i na webových prohlížečích-s plnou funkčností.)

11 Nejlepší obchodní komunikační nástroje, podle kategorie

dobře. Nyní se podívejme na shrnutí některých nejlepších komunikačních nástrojů, které jsem (a moji spoluhráči) použil, včetně cen a funkcí.

skutečný všestranný komunikační nástroj

1. Dialpad

platformy: téměř všechny-webové prohlížeče, iOS, Android, PC a Mac

funkce: Dialpad je přední cloudová obchodní komunikační platforma s vestavěným telefonním systémem. Potřebujete telefonovat? Udělej to v aplikaci. A co videokonference a malé webináře? Můžete zde také zahájit virtuální schůzku. Chcete se blíže podívat na maketu designu? Přiblížit sdílení obrazovky:

a je tu SMS, směrování hovorů a další – v jedné uživatelsky přívětivé platformě.

konsoliduje téměř všechny vaše komunikační pracovní postupy na jednom místě a Vi je na tom pravděpodobně nejzajímavější. Pro interní a externí komunikaci opravdu nepotřebujete nic jiného.

integrace: Salesforce, Microsoft Teams, Google Workspace, Zendesk, HubSpot a další.

ceny: Plány začínají na pouhých $ 15 na uživatele a měsíc na standardním plánu, který zahrnuje neomezené volání v rámci vaší místní země, USA, a Kanada, a mnohem více. Můžete porovnat plány zde.

zkušební verze zdarma: Ano! Můžete si to vyzkoušet pomocí 14denní bezplatné zkušební verze-pokud chcete, zaregistrujte se pomocí svého účtu Google nebo Microsoft 365. Začít s obchodním telefonním číslem trvá jen několik minut.

Oh, a …

pokud je váš tým orientován na zákazníka a potřebujete nástroj kontaktního centra, který zvládne externí komunikaci, platforma kontaktního centra Dialpad je k tomu navržena!

naše vlastní vedoucí kontaktního centra psali o tom, jak je používají ke správě agentů(a mnoho našich agentů pracuje z domova). Více se o tom můžete dozvědět zde a zde jako výchozí bod.

👉tip na Dialpad: podívejte se, jak společnosti v různých průmyslových odvětvích používají Dialpad ke komunikaci se spoluhráči, zákazníky, vyhlídkami a dalšími.

projektové řízení / týmová spolupráce

2. Asana

platformy: kompatibilní s desktop a mobile

funkce: osobní favorit dolu, Asana nabízí seznamy, Kanban stylu desky, a dokonce i šablony projektu, které vám pomohou sledovat skoro jakýkoli typ projektu. Je pravda, že ji používám hlavně ke sledování projektů marketingu obsahu, ale pokud nemáte velmi specifický typ superkomplikovaného projektu, který potřebujete sledovat, Asana je skvělý celkový nástroj pro správu projektů nebo úkolů.

integrace: Adobe, Outlook, Salesforce a další

ceny: zdarma pro základní model, aktualizace k dispozici

zkušební verze zdarma: Ano

3. Trello

platformy: k dispozici na ploše a mobilu pro Mac a Windows, iOS a Android

funkce: Trello je velmi podobný Asana-je to nástroj pro správu projektů s funkcemi spolupráce, jako jsou Kanban desky a schopnost vytvářet seznamy a karty. Zjistil jsem, že většina týmů používá asanu nebo Trello… použil jsem Trello dříve, před lety, ale esteticky, dávám přednost asaně.

integrace: Adobe XD, Slack, Jira a další

ceny: zdarma pro jednotlivce

zkušební verze zdarma: N / A

4. ProofHub

platformy: Web, iOS, Android

funkce: ještě další nástroj určený pro řízení projektů, ProofHub má sdílení souborů, Kanban desky, Ganttovy grafy, ukládání dokumentů a protokolování aktivit a další funkce. Osobně jsem to nepoužil, ale nedávno se to objevilo v rozhovorech s jinými vzdálenými týmy a zdá se, že se jim to líbí.

integrace: Dropbox, Microsoft Outlook, Disk Google, Kalendář Google, Box a Freshbooks

ceny: začíná na 50 USD nebo 45 USD měsíčně pro základní plán

zkušební verze zdarma: Ano

5. Airtable

platformy: podporuje stolní a mobilní zařízení

funkce: Airtable jsem použil poprvé v loňském roce a je to velmi pěkný nástroj. Je pravda, že je to tabulkový a databázový hybrid—což znamená, že to esteticky porovnávám s listy Excel a Google, ale hej, je to esteticky příjemné. Airtable má nástroje pro sledování a správu projektů a funguje opravdu dobře jako marketingová kampaň nebo sledovač pracovních postupů. Technicky je to méně komunikační nástroj a více zdroj pro tvorbu úkolů a přiřazení, ale tolik řízení projektů závisí na efektivní komunikaci, že tentokrát pravidla ohýbám.

Integrace: Dropbox, LinkedIn, Mailchimp a další

ceny: má bezplatný základní plán

zkušební verze zdarma: N/A

6. Google Workspace (dříve známý jako G Suite)

platformy: K dispozici pro web a kompatibilní s většinou stolních počítačů a mobilních zařízení

funkce: na tuto nelze zapomenout, pokud mluvíme o nástrojích pro spolupráci. Možná již znáte tuto skupinu cloudových nástrojů produktivity společně jako G Suite, ale Google ji přejmenoval na Google Workspace. Zahrnuje všechny aplikace Google, jako je Gmail, Hangouts / Meet, Kalendář Google, Dokumenty Google a další.

Google Workspace nenabízí žádný systém založený na telefonu sám (Google Voice se blíží, ale postrádá mnoho základních funkcí telefonu…), ale integruje se s Dialpadem a může automaticky synchronizovat kontakty z Dialpadu. Všechny kontakty vytvořené nebo upravené v jednom systému budou synchronizovány s druhým.

integrace: N / A-kdo se neintegruje se společností Google, je pravděpodobně lepší otázkou

ceny: základní plány začínají na $ 5 na uživatele za měsíc

zkušební verze zdarma: Ano

CRM / zákaznická podpora

7. Salesforce

platformy: k dispozici na iOS a Android

funkce: kdo nezná Salesforce? Většina prodejních týmů, se kterými jsem pracoval, používá Salesforce-a pohodlně, musím to připojit, Dialpad se integruje s Salesforce a automaticky zaznamenává aktivity, jako jsou zprávy a hovory (a je tu také volič napájení):

integrace: více než 230 integrace včetně Gmail a Outlook-a Dialpad

ceny: Lite plán začíná na $ 56 za měsíc

zkušební verze zdarma: Jo, je tu 14-denní zkušební verze zdarma

8. HubSpot

platformy: kompatibilní s desktop a mobile

funkce: HubSpot je další známý nástroj CRM (který má ve své sadě produktů také další nástroje marketingové a zákaznické podpory) – kromě Salesforce je to pravděpodobně CRM, které vidím nejvíce mezi minulými spolupracovníky.

integrace: integruje se s hromadou populárních aplikací pro generování olova, marketing a další. Zábavný fakt: Dialpad se také integruje s HubSpot.

ceny: začíná na $ 12.50 na uživatele za měsíc

zkušební verze zdarma: Ano

9. Zendesk

platformy: kompatibilní s desktop a mobile

funkce: Pro týmy zákaznické podpory je Zendesk jméno, které slyším nejčastěji.

integrace: mají obrovský adresář aplikací. Opravdu. Je velký. Je pravděpodobné, že vše, co používáte, se integruje do Zendesk. A stejně tak Dialpad-vloží telefonní systém do obrazovky Zendesk, což vytváří docela pohodlný komunikační nástroj.

ceny: začíná na $ 12.50 na uživatele za měsíc

zkušební verze zdarma: Ano

sdílení souborů

10. Dropbox

Platformy: Web-based, s desktop a mobilní aplikace pro Android a iOS uživatelů

funkce: má “sdílení souborů” počítat jako “komunikace?”Je to docela klíčová část (podle mého názoru) komunikace, pokud dnes pracujete v kanceláři, takže zde řeknu ano. Téměř každá společnost, ve které jsem kdy pracoval, použila Dropbox, což je docela neuvěřitelné. Klobouk dolů před jejich týmem. Pokud jste o Dropboxu nějak neslyšeli, nabízí sdílení souborů a úložiště pro týmy. Je na Dropboxu něco viditelně nebo okázale lepšího než jiný software pro ukládání souborů? Ne, že bych si toho všiml, ale nikdy jsem nebyl rozhodovacím orgánem při přinášení Dropboxu na palubu společnosti.

integrace: tun, pravděpodobně

ceny: zdarma pro základní plán, aktualizace k dispozici

zkušební verze zdarma: Ano

11. Onedrive / Disk Google

platformy: webové a kompatibilní s iOS a Android

funkce: myslím, že v závislosti na tom, zda vaše společnost používá Microsoft Outlook nebo Gmail, bude vaše řešení pro sdílení souborů pravděpodobně jedním z onedrive nebo Disk Google. Znovu, Já osobně opravdu nemám preference a obvykle to stejně není na mně.

integrace: Smartsheet, Wrike, Vimeo a další.

ceny: upřímně řečeno, liší se—ale cena se nezdá být faktorem make-or-break v rozhodnutí jít s některým z těchto řešení pro sdílení souborů.

zkušební verze zdarma: Ano

kolik nástrojů pro týmovou komunikaci používáte?

při rozhodování o správných komunikačních nástrojích pro vaše podnikání musíte nejprve zvážit, které kanály budete potřebovat. Budete jen muset komunikovat se spoluhráči, nebo budete mluvit s vyhlídkami a zákazníky příliš?

přinejmenším jednotná komunikační platforma, která obsahuje obchodní telefonní systém, funkci videokonferencí a zasílání zpráv, bude dobrým výchozím bodem. To pokryje vaše základny a přinejmenším usnadní týmovou práci-a jak vaše firma roste, můžete k ní přidávat věci, jako je software kontaktního centra.

(a samozřejmě, pokud můžete snížit počet měsíčních plánů předplatného, za které platíte, udělejte to.)