de 11 bästa kommunikationsverktygen för företag (efter kategori)

kommunikationsverktyg är viktiga för arbete, men de är avgörande för distribuerade team och folk som arbetar på distans.

efter att ha arbetat hemifrån heltid under de senaste fyra åren och utan planer på att gå tillbaka till kontorslivet har jag inte bara fått ett ganska bra grepp om vad en fjärrarbetare behöver i ett kommunikationsverktyg. Men utöver det har jag också lärt känna några andra typer av verktyg som mina medarbetare i olika avdelningar brukar använda (som jag inte behöver).

till exempel, Jag arbetar med fjärr kundsupport folk och försäljningschefer på olika projekt, och även om våra viktigaste kommunikationsverktyg är oftast samma, det finns några andra intressanta sådana också.

i den här guiden tar jag dig igenom några av dessa kommunikationsverktyg efter kategori—förbehållet är att det här är verktyg som jag antingen personligen har använt eller har hört bra saker om och skulle försöka mig själv. (Spoiler alert: Jag känner till några människor-särskilt i frilans-som kan betrakta en tidsspårningsfunktion som en viktig del av sina verktyg, men vi använder inte riktigt det, så det kommer inte att finnas någon här.)

här är en översikt på hög nivå-hoppa framåt om du vill:

• Vad är ” kommunikationsverktyg?”(Kategorin kanske inte är så smal som du tror)
• tänker du på ett kommunikationsverktyg? 2 huvudsakliga användningsfall att överväga
• kommunikationskanaler (inte inklusive sociala nätverk) att tänka på när du handlar efter ett verktyg
• hur man väljer de bästa online kommunikationsverktygen för ditt team: 6 saker jag letar efter
• 11 ganska fantastiska affärskommunikationsverktyg, efter kategori

men först…

vad är kommunikationsverktyg? (Kategorin kanske inte är så smal som du tror)

på arbetsplatsen hänvisar vi vanligtvis till kommunikationsverktyg som programvara och appar som på något sätt underlättar Intern och extern överföring av information. Enkelt uttryckt: det här är verktyg som låter dig prata med andra på jobbet via olika kanaler som meddelanden, e-post, videokonferenser, SMS, telefonsamtal och mer.

generellt sett är ju mer strömlinjeformade dina affärskommunikationsverktyg, desto bättre. Om du har, som vi i teknikvärlden kallar det, en “stor stack”, spenderar du förmodligen huvuddelen av din dag att växla fram och tillbaka mellan olika fönster och flikar, kopiera och klistra in information mellan verktyg och brukar spendera mer tid än du borde… på att hantera alla dessa olika verktyg.

betydelse: om du har ett chattverktyg, en annan affärstelefonapp, en annan videokonferensprogramvara och så vidare—kanske du vill minska och använda något mer mångsidigt. Jag ska förklara varför på ett ögonblick.

Varför är det så viktigt att välja rätt kommunikationsverktyg för arbete?

verktyg för affärssamarbete har kommit långt. Om du arbetar på ett företag som har en flexibel arbetspolicy eller ger dig möjlighet att arbeta hemifrån (eller var som helst), är dina kommunikationsverktyg i huvudsak hela din online-arbetsyta.

om du är en fjärrarbetare har ett bra (eller dåligt) internt kommunikationsverktyg en direkt inverkan på ditt dagliga arbete. Och om du är en chef eller en företagsledare som har investerat i medarbetarengagemang och kundupplevelsen totalt sett är det viktigt att utrusta ditt team med högkvalitativa verktyg.

Bottom line: oavsett om du driver ett litet företag eller ett väletablerat företag, har du den bästa affärskommunikationsprogramvaran (eller åtminstone den bästa affärskommunikationsprogramvaran för ditt team) kan ha ett stort inflytande på din produktivitet-och ärligt talat, gör bara arbetet till en trevligare upplevelse.

tänker du på ett kommunikationsverktyg? 2 huvudsakliga användningsfall att överväga

intern kommunikation användningsfall

när det gäller kommunikation, de flesta av oss talar förmodligen mest till våra lagkamrater på en daglig basis, vilket innebär att vi skulle behöva bra interna samarbetsverktyg.

till exempel i marknadsföring vill vi vanligtvis-nej, behöver!- en app eller programvara som låter oss ha videosamtal och göra skärmdelning. För mitt team specifikt använder vi främst snabbmeddelanden, videokonferenser och telefonsamtal för att arbeta tillsammans varje dag. (Och vi delar filer. Massor av dem.)

speciellt med människor som befinner sig i olika tidszoner är all realtidskommunikation vi kan få super värdefull. Vi använder knappsats för allt detta. Istället för att ha en videokonferensapp och ett annat chattverktyg – med Dialpad-appen kan vi göra allt detta på ett ställe:

👉Dialpad tips: efter att ha arbetat i företag som sträcker sig från några anställda till några tusen anställda, hade den största affärskommunikationsstacken jag någonsin sett förmodligen cirka fem eller sex olika interna samarbetsverktyg. Vi visste att det inte var idealiskt ur ett medarbetarkommunikationsperspektiv, men det var viktigt för samarbete mellan team eftersom marknadsföringsteamet föredrar vissa verktyg, säljteamet föredrar vissa verktyg… du vet hur det går. Att effektivisera antalet kommunikationsverktyg jag använder har gjort underverk för min förnuft.

förresten, om ditt team har många möten som mitt gör, hjälper det också att ha ett kommunikationsverktyg som kan spela in och/eller transkribera dina möten. Till exempel har Dialpad en fantastisk transkriptionsfunktion i realtid (tack vare sin Röstintelligensteknik) som loggar varje möte för oss:

inte bara gör det möjligt för alla att fokusera på uppgiften under videomöten utan att behöva ta anteckningar snabbt, det är också till stor hjälp för folk som inte kunde göra det till mötet eftersom de antingen kan granska transkriptet eller inspelningen.

externa kommunikationsanvändningsfall

om du är i en klient – eller kundinriktad roll är din kommunikationsprogramvara lika viktig!

för säljare är det bokstavligen hur du når ut till framtidsutsikter och pitchar dem—och från vad jag hör är några av de mest populära kanalerna SMS/SMS, telefonsamtal och videochattar.

arbetar du med kundservice eller support? Du behöver förmodligen kommunikationsverktyg med samtalsöverföring och samtalsdirigeringsfunktioner så att de som ringer kan dirigera sig till rätt teammedlem. (En kontaktcenterplattform, kanske…)

till exempel med Dialpad Contact Center kan du ställa in Öppettider för specifika avdelningar och välja att dirigera samtal till agenter baserat på kriterier som färdighetsbaserad routing eller till den som har varit ledig längst:

(och agenter kan använda sina mobila enheter också, om de vill, eftersom Dialpad har en mobilapp.)

roligt faktum: även om jag är i marknadsföring, sitter jag fortfarande på en hel del kundinriktade samtal (främst intervjuer för kundhistorier). Och igen är de vi-drivna realtidstranskriptionerna koppling för att hjälpa mig att granska viktiga detaljer som kommer upp på dessa samtal.

innan måste jag skriva bort rasande för att se till att jag fångade alla fantastiska saker som en kund sa. Nu kan jag ge min fulla uppmärksamhet åt konversationen och ställa mycket bättre frågor eftersom jag inte är orolig för att skriva upp anteckningarna. Det är allt i samtalssammanfattningen – som bekvämt får skickas till min inkorg efter varje samtal:

kommunikationskanaler (exklusive sociala nätverk) att tänka på när du handlar för ett verktyg

röst / telefon

röstsamtal är den mest traditionella metoden för affärskommunikation—och ändå, oavsett hur mycket vi klagar det, vi fortfarande använda den. Och det är inte förvånande, eftersom många kunder fortfarande tenderar att föredra omedelbara person-till-person-interaktioner som telefonsamtal i motsats till, Åh jag vet inte, chatbots och sociala medier.

Dialpads höga samtalskvalitet är dess telefonkort (pun fully intended) tack vare sitt nätverk av datacenter över hela världen och unika delade molnarkitektur, vilket säkerställer en konsekvent hög samtalskvalitet, oavsett var dina kontor är baserade. (Allvarligt, det är väldigt coolt. Fråga oss om det.)

👉Dialpad tips: Funderar du på att byta från din gamla telefonleverantör? Portnummer är enkelt med Dialpad—skicka bara in en portförfrågan från din online-administratörsportal, och Dialpads team tar det därifrån.

e-post

e-post är fortfarande en av de mest populära affärskommunikationskanalerna. Ingen tvekan om det.

oavsett hur rörig våra inkorgar blir, är det fortfarande en viktig kanal—Jag använder den fortfarande varje dag, och jag tvivlar starkt på att vi någonsin kommer att bli helt av med den.

jag har använt både Gmail och Outlook för arbete, och ärligt talat är det ganska mycket ditt IT-lags samtal. De är båda funktionella och gör vad de ska göra, mestadels.

en sak jag kommer att säga är att alla andra kommunikationsverktyg du använder bör integreras med din e-postleverantör, eftersom det kommer att göra ditt dagliga arbete lite enklare.

(till exempel integreras Dialpad med både Outlook och Gmail för att automatiskt infoga online-möteslänkar i dina kalenderinbjudningar.)

mer information om hur jag har hanterat överbelastning av e-post tidigare här.

Video

jag menar, vad kan jag säga om videokonferenser som inte redan har sagts? Det är viktigt för många företag, och även om videoutmattning är en riktig sak (jag har min kamera av ibland för att vara i back-to-back i sex raka timmar är utmattande), kommer det förmodligen att vara ett måste i företag under lång tid.

oavsett om du bara samarbetar med lagkamrater eller pitchar en prospekt, är videokonferenser standard (för mitt team åtminstone) när du inte är alla i samma stad. Återigen, bäst att ha dina videomöten som en del av en enhetlig plattform—Jag är också förmodligen partisk eftersom jag hatar att ha en miljard fönster öppna (det saktar verkligen Min Dator ner), men hej…

👉knappsats tips: videomöten är bra tills bilden börjar släpa och ljudet börjar skära in och ut. Att ha en bra internetanslutning är nyckeln om du planerar att ha massor av videokonferenser (det är bara lite mer resurskrävande än vanliga telefonsamtal), och om du vill uppgradera har Dialpad faktiskt ett bra partnerskap med T-Mobile för arbete från var som helst Folk-kolla in det.

snabbmeddelanden / SMS

snabbmeddelanden är förmodligen min mest använda kommunikationskanal när jag pratar med mitt team. (Vi använder både gruppchattar och 1-mot-1-trådar ganska jämnt.) Du får svar snabbare än via e-post, och det kräver mindre ansikte tid engagemang, om du vet vad jag menar.

plus det håller min inkorg mindre rörig, vilket är trevligt. Som jag nämnde tidigare kan vi bara använda Dialpad för att skicka meddelanden till varandra—Åh, och vi kan också skicka SMS-meddelanden. Du kan välja antingen en kontakt eller ett telefonnummer när du skickar ett meddelande, och det kommer automatiskt att veta att skicka ditt meddelande som ett SMS om det telefonnumret inte är kopplat till en kontakt i knappsatsen:

hur man väljer de bästa online-kommunikationsverktygen för ditt lag: 6 saker jag letar efter

allt-i—ett (eller mycket väl integrerat)

vill inte slå en död häst-ganska självförklarande.

fungerar för både intern och extern kommunikation

detta följer på samma sätt som hela “effektivisera dina kommunikationsverktyg” sak – varför har separata verktyg för intern och extern kommunikation när du inte… måste?

skalbar

jag vill inte behöva gå igenom det eller stödja varje gång jag vill göra en liten sak som att ändra mina röstmeddelandeinställningar eller ändra profilinformation för nyanställda. Jag kan inte föreställa mig hur mycket mer arbete detta skulle vara för, åh låt oss säga en kontaktcenterhandledare som måste hantera tiotals eller hundratals agenter.

med knappsatsen kan du skala upp—och ned-användare och hantera allas telefonnummer själv. Det är så enkelt, även jag kan göra det…

bra kundsupport

tror inte att jag behöver förklara detta för mycket. All programvara vi använder bör ha bra kundsupport. Historiskt, när vi blir besvikna av stöd, håller vi inte fast vid det verktyget så länge.

(Dialpad erbjuder 24/7 support-över hela världen, inte bara i USA—för Pro-och Enterprise-kunder, och 24/5 support på standardplanen, så en expert är ganska mycket alltid till hands för att hantera frågor. Och vi har också ett ganska fantastiskt hjälpcenter som täcker de flesta frågor som kunderna har.)

kostnadseffektiv

vill du undvika flera dyra prenumerationer på olika tjänster och appar? Du borde gå med en—du gissade det-enhetlig plattform. Vad som är ganska speciellt med Dialpad är att även den billigaste planen har obegränsade inkommande och utgående telefonsamtal, obegränsat SMS/MMS (inom USA och Kanada), videomöten, en automatisk skötare, anpassade röstbrevlåda hälsningar, molnlagring för dina mötesinspelningar och mycket mer.

tillgänglighet över olika enheter

vissa personer i mitt team är på iOS, andra är på Android, och de flesta av oss använder både skrivbordet och mobilappen.

vi är definitivt bortskämda av hur Dialpads appar fungerar på alla dessa enheter.

(Plus det fungerar på webbläsare också – med full funktionalitet.)

11 bästa verktyg för företagskommunikation, efter kategori

okej. Låt oss nu titta på en sammanfattning av några av de bästa kommunikationsverktygen jag (och mina lagkamrater) har använt, inklusive prissättning och funktioner.

en sann allround kommunikationsverktyg

1. Dialpad

plattformar: ganska mycket alla ’em—webbläsare, iOS, Android, PC och Mac

funktioner: Dialpad är en ledande molnbaserad affärskommunikationsplattform med ett inbyggt telefonsystem. Behöver du ringa telefonsamtal? Gör det i appen. Vad sägs om videokonferenser och små webbseminarier? Du kan också starta ett virtuellt möte där. Vill du titta närmare på en designmockup? Zooma in på en skärm Dela:

och det finns SMS, samtalsdirigering och mer—i en användarvänlig plattform.

det konsoliderar nästan alla dina kommunikationsarbetsflöden på ett ställe, och Vi är förmodligen det mest speciella med det. Du behöver verkligen inget annat för intern och extern kommunikation.

integrationer: Salesforce, Microsoft Teams, Google Workspace, Zendesk, HubSpot och mer.

prissättning: Planer börjar på bara $15 per användare per månad på standardplanen, som inkluderar obegränsat samtal inom ditt lokala Land, USA och Kanada, och mycket mer. Du kan jämföra planerna här.

GRATIS Provperiod: Japp! Du kan prova det med en 14-dagars gratis provperiod-registrera dig med ditt Google-eller Microsoft 365-konto om du vill. Det tar bara några minuter att komma igång med ett företags telefonnummer.

Åh, och …

om ditt team är kundinriktat och du behöver ett kontaktcenterverktyg som kan hantera extern kommunikation, är Dialpads Kontaktcenterplattform utformad för det!

våra egna Kontaktcenterhandledare skrev om hur de använder det för att hantera agenter (och många av våra agenter arbetar hemifrån). Du kan lära dig mer om det här och här som utgångspunkt.

👉Dialpad tips: Se hur företag i olika branscher använder Dialpad för att kommunicera med lagkamrater, kunder, framtidsutsikter och mer.

Projektledning / team samarbete

2. Asana

plattformar: kompatibel med stationära och mobila

funktioner: en personlig favorit för mig, Asana erbjuder listor, Kanban-stil styrelser, och även projektmallar för att hjälpa dig att spåra ganska mycket ALLA typer av projekt. Beviljas, jag använder det främst för att hålla reda på innehållsmarknadsföringsprojekt, men om du inte har en mycket specifik typ av superkomplicerat projekt som du behöver spåra är Asana ett bra övergripande projekt-eller uppgiftshanteringsverktyg.

integrationer: Adobe, Outlook,Salesforce och mer

prissättning: gratis för grundmodellen, uppgraderingar tillgängliga

GRATIS Provperiod: Japp

3. Trello

plattformar: finns på stationära och mobila för Mac och Windows, iOS och Android

funktioner: Trello är mycket lik Asana—det är ett projekthanteringsverktyg med samarbetsfunktioner som Kanban styrelser och möjligheten att göra listor och kort. Jag tycker att de flesta lag använder antingen Asana eller Trello… jag har använt Trello tidigare, år sedan, men estetiskt föredrar jag Asana.

integrationer: Adobe XD, Slack, Jira och mer

prissättning: gratis för individer

GRATIS Provperiod: N/A

4. ProofHub

plattformar: webb, iOS, Android

funktioner: ännu ett verktyg utformat för projektledning, ProofHub har fildelning, Kanban-kort, Gantt-diagram, dokumentlagring och aktivitetsloggning och andra funktioner. Jag har inte personligen använt den här, men den har kommit upp i samtal med andra avlägsna lag nyligen, och de verkar tycka om det bra.

integrationer: Dropbox, Microsoft Outlook, Google Drive, Google Kalender, Box och Freshbooks

prissättning: börjar på $50 eller $45 per månad för den väsentliga Planen

GRATIS Provperiod: Japp

5. Airtable

plattformar: stöder stationära och mobila enheter

funktioner: jag använde Airtable för första gången förra året, och det är ett mycket snyggt verktyg. Beviljas, det är ett kalkylblad och databashybrid—vilket innebär att jag jämför det estetiskt med Excel och Google Sheets, men hej, det är estetiskt tilltalande. Airtable har verktyg för projektspårning och hantering, och fungerar riktigt bra som en marknadsföringskampanj eller arbetsflödesspårare. Det är tekniskt mindre av ett kommunikationsverktyg och mer av en resurs för uppgiftsskapande och tilldelning, men så mycket av projektledning hänger på effektiv kommunikation att jag kommer att böja reglerna den här gången.

integrationer: Dropbox, LinkedIn, Mailchimp och mer

prissättning: har en gratis grundplan

GRATIS Provperiod: N/A

6. Google Workspace (tidigare känt som G Suite)

plattformar: Tillgänglig för webben och kompatibel med de flesta stationära datorer och mobila enheter

funktioner: kan inte glömma den här om vi pratar om samarbetsverktyg. Du kanske redan känner till den här gruppen av molnbaserade produktivitetsverktyg kollektivt som G Suite, men Google har ommärkt det som Google Workspace. Den innehåller alla Googles appar som Gmail, Hangouts/Meet, Google Kalender, Google dokument och mer.

Google Workspace erbjuder inte något telefonbaserat system själv (Google Voice kommer nära, men saknar många grundläggande telefonfunktioner…), men integrerar med knappsatsen och kan synkronisera kontakter från knappsatsen automatiskt. Alla kontakter som skapas eller redigeras i ett system synkroniseras med det andra.

integrationer: N / A—vem integrerar inte med Google är förmodligen den bättre frågan

prissättning: grundläggande planer börjar på $5 per användare och månad

GRATIS Provperiod: Japp

CRM / kundsupport

7. Salesforce

plattformar: finns på iOS och Android

funktioner: Vem känner inte till Salesforce? De flesta säljteam jag har arbetat med användning Salesforce – och bekvämt, gotta plugga detta, Dialpad integreras med Salesforce att automatiskt logga aktiviteter som meddelanden och samtal (och det finns en power dialer också):

integrationer: över 230 integrationer inklusive Gmail och Outlook—och Dialpad

prissättning: Lite planen börjar på $56 per månad

GRATIS Provperiod: Japp, det finns en 14-dagars gratis provperiod

8. HubSpot

plattformar: kompatibel med stationära och mobila

funktioner: HubSpots ett annat välkänt CRM-verktyg (som också har andra marknadsförings—och kundsupportverktyg i sin produktsvit) – annat än Salesforce är det förmodligen CRM som jag ser nämnde mest bland tidigare medarbetare.

integrationer: integreras med massor av populära appar för leadgenerering, marknadsföring och mer. Roligt faktum: Dialpad integreras också med HubSpot.

prissättning: börjar på $12.50 per användare och månad

GRATIS Provperiod: Japp

9. Zendesk

plattformar: kompatibel med stationära och mobila

funktioner: För kundsupportteam är Zendesk det namn som jag hör oftast.

integrationer: de har en enorm appkatalog. På riktigt?. Den är stor. Chansen är stor att vad du än använder kommer att integreras med Zendesk. Och det gör Dialpad—det bäddar in ett telefonsystem i din Zendesk-skärm, vilket ger ett ganska bekvämt kommunikationsverktyg.

prissättning: börjar på $12.50 per användare och månad

fri rättegång: Japp

fildelning

10. Dropbox

Plattformar: Webbaserad, med en stationär och mobil app för Android och iOS användare

funktioner: har” fildelning “räknas som” kommunikation?”Det är en ganska viktig del (enligt min mening) av kommunikation om du arbetar på ett kontor nuförtiden, så jag ska säga ja här. Nästan varje enskilt företag jag någonsin har arbetat på har använt Dropbox, vilket är ganska otroligt. Hatten av för laget. Om du på något sätt inte har hört talas om Dropbox erbjuder det fildelning och lagring för Team. Finns det något märkbart eller spektakulärt bättre med Dropbox än annan fillagringsprogramvara? Inte det jag har märkt, men jag har aldrig varit beslutsfattaren när jag tog Dropbox ombord på ett företag.

integrationer: ton, förmodligen

prissättning: gratis för grundplanen, uppgraderingar tillgängliga

GRATIS Provperiod: Japp

11. OneDrive / Google Drive

plattformar: webbaserad och kompatibel med iOS och Android

funktioner: jag menar, beroende på om ditt företag använder Microsoft Outlook eller Gmail, kommer din fildelningslösning sannolikt att vara en av antingen OneDrive eller Google Drive. Återigen har jag personligen inte en preferens och vanligtvis är det inte upp till mig ändå.

integrationer: Smartsheet, Wrike, Vimeo och mer.

prissättning: ärligt talat varierar det—men priset verkar inte vara en make-or-break-faktor i beslutet att gå med någon av dessa fildelningslösningar.

GRATIS Provperiod: Japp

hur många teamkommunikationsverktyg använder du?

när du bestämmer dig för rätt kommunikationsverktyg för ditt företag måste du först överväga vilka kanaler du behöver. Behöver du bara kommunicera med lagkamrater, eller kommer du att prata med framtidsutsikter och kunder också?

åtminstone kommer en enhetlig kommunikationsplattform som innehåller ett företagstelefonsystem, videokonferensfunktion och meddelanden att vara en bra utgångspunkt. Detta kommer att täcka dina baser och åtminstone göra lagarbete enklare—och när ditt företag växer kan du fortsätta lägga till det med saker som contact center-programvara.

(och naturligtvis, om du kan minska antalet månatliga prenumerationsplaner du betalar för, gör det.)